La ville de Rumilly et Rumilly Terre de Savoie misent sur la digital workplace pour fluidifier leur communication interne et faciliter le travail transverse
Le challenge
Fluidifier la communication interne, faciliter le travail transverse, centraliser et partager des documents via un outil unique et intégré.
La ville de Rumilly et Rumilly Terre de Savoie souhaitent mettre en place un projet d’espace numérique de travail collaboratif, autrement dit une digital workplace.
Le projet concerne un peu plus de 400 utilisateurs : 350 agents des différentes collectivités (mairie, communauté de communes, CCAS), 85 élus (élus, président, vice-président, adjoints) ainsi que des prestataires, intervenants extérieurs et organismes associés. Ce projet doit relever plusieurs défis :
Dynamiser et fluidifier la communication et les échanges internes.
Faciliter le travail transverse que ce soit sur des projets, des thèmes particuliers ou des activités administratives internes liées au fonctionnement quotidien des organisations.
Centraliser, partager des documents administratifs et métiers et avoir la possibilité de les créer de manière collaborative en intégrant des processus de révision et d'archivage
Pourquoi eXo ?
Une digital workplace sécurisée, complète avec une ergonomie optimale et un accompagnement de proximité tout au long du projet
Le choix de Rumilly et de sa communauté de communes s’est rapidement porté sur eXo Platform car la solution cochait toutes les cases :
Son aspect sécuritaire : eXo est la plateforme offrant le plus de garanties
Sa couverture fonctionnelle très large
Son ergonomie optimale, centrée sur le collaborateur
Son accompagnement de proximité tout au long du projet
Ses références notamment dans le secteur public
L’implémentation
L’objectif est d’avoir dès le départ une représentation des cas d’usages clés pour valider l’ambition du projet. Un panel d’espaces représentatifs sont préparés pour chaque collectivité (ville et communauté de communes) :
Communication institutionnelle par collectivité
Communication des directions métiers auprès de l’ensemble des agents
Communautés d’intérêts
Des espaces pour les différentes équipes : vie de l’équipe, suivi de ses actions, communication du responsable...
Des espaces dédiés aux instances, aux commissions, aux élus...
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