Le Ministère des Affaires Etrangères et du Développement International (MAEDI) est l’administration française chargée de mettre en œuvre la politique extérieure de la France et d’assurer les relations avec les États étrangers. Il est responsable de la diplomatie et coordonne plus de 250 ambassades et consulats.
Le challenge
La base de connaissance de l’information diplomatique
Le Portail Diplomatie compte 14 000 collaborateurs répartis dans les différents consulats et ambassades de France à travers le monde. Il permet de fusionner dans un outil unique les multiples échanges entre les acteurs de la politique étrangère française et de hiérarchiser l’information diplomatique.
En déployant la solution de collaboration d’eXo, nos objectifs principaux, sont le partage de la connaissance et le décloisonnement de l’information.
Nicolas Milcent, Directeur de Programme, Ministère des Affaires Etrangères
Après une première version mettant l’accent sur la correspondance diplomatique, le ministère souhaitait moderniser son portail avec des outils collaboratifs permettant une meilleure transversalité des échanges, facilitant le travail en équipe, améliorant le partage des connaissances et l’efficacité collective.
Pourquoi eXo ?
Une solution à la fois intégrée et adaptable
La première version de Diplomatie était basée à la fois sur un portail et un outil de GED, ce qui posait des limites en termes d’architecture.
eXo Platform nous permet d’être dans la continuité mais il a en plus l’avantage d’être intégré. Tout ce que nous faisions avec deux produits est désormais possible dans un seul.
Nicolas Milcent – Directeur de Programme.
Pour cette seconde version, la plateforme eXo Platform a été choisie pour ses capacités d’intégration et pour son large éventail de fonctionnalités. eXo est une solution open source et française, ce qui est un gage de proximité pour l’équipe projet.
L’impact
De nouveaux usages pour mettre en valeur l’action diplomatique
Avec ce nouvel outil, le ministère souhaite insuffler de nouveaux usages au sein de ses collaborateurs. Sur l’axe communication tout d’abord, il fournit un cadre de travail performant pour la préparation des rencontres diplomatiques et permet de diffuser les comptes-rendus aux bons interlocuteurs et en toute sécurité . Mais c’est sur le partage de connaissance, que le ministère souhaite faire bouger les lignes. Un espace d’échange inter-ambassades sur le développement économique d’une région donnée ou encore, un espace commun pour les attachés culturels sont des cas d’usage inédits dans l’organisation diplomatique traditionnelle.
Bien que le projet soit interministériel depuis sa première version, la DSI envisage d’ouvrir le portail à d’autres ministères, voire à la société civile (journalistes, dirigeants, etc.). A terme ce sont plus de 50 000 personnes qui pourront interagir au travers du Portail Diplomatie.
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