Ein einfaches, attraktives, effizientes und zuverlässiges kollaboratives intranet für eine dynamische und spontane kommunikation
Die Universität Caen Normandie ist eine öffentliche wissenschaftliche, kulturelle und berufliche Institution, die in 3 Departements der Region Normandie angesiedelt ist: Calvados, Manche und Orne. Sie setzt sich aus Lehr- und Forschungspersonal, Studenten und BIATSS-Personal (Bibliothekare, Ingenieure, Verwaltungs-, Technik-, Dienstleistungs- und Gesundheitspersonal) zusammen.
Es vereinigt Ausbildungs- und Forschungseinheiten, Institute und Lehreinrichtungen. Sie ist Teil der Universitätengemeinschaft der Normandie, mit Hauptsitz in Caen. Mit mehr als 31.000 Studenten ist sie die führende Universität der Normandie.
Die Herausforderung
Die Universität Caen-Normandie verfügt über ein klassisches, statisches und veraltetes Intranet mit zahlreichen Seiten, das ihr Organigramm widerspiegelt. Die Mitwirkenden sind verstreut, die Informationen werden kaum genutzt und die Kommunikation ist im Wesentlichen eine Top-Dow-Kommuniktation und kalt (unpersönlich). Das Intranet entspricht nicht mehr den Bedürfnissen der Teams und kann nicht mit anderen Tools des Informationssystems integriert werden. Darüber hinaus muss es dringend ersetzt werden, da die Plattform nicht mehr aktualisiert und gewartet werden kann, und somit undsicher wird.
UniCaen hat sich zum Ziel gesetzt, ein benutzerfreundliches, nützliches und attraktives kollaboratives Intranet einzurichten, das den folgenden Anforderungen gerecht wird:
Kohäsion
Nähe: Annäherung aller Akteure durch eine reibungslose, dynamische, optimierte und spontane Kommunikation.
Modernisierung der Institution: Bereitstellung eines modernen Informations- und Kommunikationsinstruments zur Verankerung eines tiefgreifenden und notwendigen Wandels bei UniCaen.
Darüber hinaus sollen die Informationen völlig neu überdacht und in erster Linie nach den Angeboten der Abteilungen geordnet werden. UniCaen will auch die Kommunikation neu beleben, indem es auf bestehenden Netzwerken aufbaut und Interessengemeinschaften entwickelt.
Das neue Intranet richtet sich an das gesamte BIATSS-Personal, d. h. an das Verwaltungs-, Lehr- und Forschungspersonal sowie an die Untermieter, d. h. Personen, die in den Räumen von UniCaen arbeiten, ohne einen Vertrag mit der Einrichtung zu haben. Dies entspricht etwa 3.000 Personen. Mittelfristig beabsichtigt die Universität, das Intranet für das Forschungspersonal anderer Partneruniversitäten zu öffnen.
Das Ziel des neuen Intranets ist es, eine Gemeinschaft zu schaffen, d.h. ein Gefühl der Zugehörigkeit zu UniCaen unter den verschiedenen Mitarbeiterprofilen zu entwickeln und gleichzeitig ihre tägliche Arbeit durch eine einfache, intuitive, zuverlässige und zentrale Software zu erleichtern.
— Linda Ortholan, UniCaen Kommunikationsdirektorin
Warum eXo?
Die Universität Caen Normandie hat sich aus mehreren Gründen für eXo Platform entschieden:
Die Fähigkeit, seinen Nutzern eine moderne Kommunikation anzubieten.
Die Qualität der Unterstützung seitens eXo Platform: Die UniCaen hat wenig Erfahrung im Projektmanagement und braucht Unterstützung, um ihre Ziele zu erreichen, insbesondere bei der Einrichtung von Interessengemeinschaften.
Benutzerfreundlichkeit und Intuitivität.
Skalierbarkeit und Verfügbarkeit in der Cloud.
Projektziele
Von Anfang an wurde eine multidisziplinäre, für die Organisation repräsentative Arbeitsgruppe eingesetzt, um das Ziel zu definieren. Alle Abteilungen sind vertreten: Kommunikation, die das Projekt vorantreibt, Personal, Finanzen, Internationales, Innovation, Lehre, Informationssysteme, Weiterbildung usw.
Seit Januar sind etwa zehn Arbeitsgruppen damit beschäftigt, ihren Aufgabenbereich zu definieren und ihren Bedarf an kollaborativen Räumen im neuen Intranet zu strukturieren. Einige Gruppen haben beschlossen, das Bestehende zu übernehmen, andere nur einen Teil davon, und wieder andere haben ganz von vorne angefangen. Es ist ein fortlaufender Prozess der Ko-Konstruktion, um eine lebendige Plattform zu schaffen.
Die Anzahl der obligatorischen Räume ist sehr begrenzt, so dass die Nutzer je nach ihren Interessen wählen können, welchen sie beitreten möchten. Auf diese Weise ist das Tool nutzerzentriert.
Derzeit werden Räume geschaffen, und es finden regelmäßig Schulungen statt, um die Fähigkeiten der Administratoren und der Gastgebergemeinschaft zu verbessern.
Das Projektteam arbeitet auch an der kohärenten Integration von eXo Platform in das Ökosystem der verfügbaren Tools. UniCaen verfügt bereits über Chat- und Dokumentenaustauschlösungen. Es ist daher notwendig, die Grenzen der einzelnen Lösungen zu definieren.
Finden Sie alle unsere Dokumente und Referenztools in unserem Ressourcencenter.
