Den Zugang zu rechtlichen Dokumenten und Gewährleistung zu zentralisieren, bei gleichzeitiger Gewährleistung einer exzellenten Qualität und Zuverlässigkeit.
Der Feuerwehr- und Rettungsdienst des Departements Lot (SDIS 46) organisiert die Aktivitäten aller Feuerwehrzentralen des Departements. Sie ist für die Prävention, den Schutz und die Bekämpfung von Bränden zuständig. Gemeinsam mit anderen Behörden und Fachleuten trägt sie zum Schutz und zur Bekämpfung von Unfällen, Unglücksfällen und Katastrophen, sowie zur Bewertung und Vorbeugung technologischer oder natürlicher Risiken und zur Notfallrettung bei.

Als öffentliche Verwaltungseinrichtung verfügt das SDIS 46 über 30 Feuerwehr- und Rettungszentralen, die jeweils einen Einsatzbereich abdecken.

Die Herausforderung

SDIS 46 hatte keine speziellen internen Kommunikationsmittel. Der E-Mail-Verkehr war die einzige Möglichkeit, alle Mitarbeiter zu erreichen, und erforderte eine langwierige manuelle Aktualisierung der Verteilerlisten. Darüber hinaus verfügte SDIS 46 über eine große Datenbank mit Rechtsdokumenten, von denen viele nur in Papierform existierten und auf einige Personen verteilt waren, die nicht immer eindeutig identifiziert werden konnten.

Angesichts dieser Herausforderungen wollte SDIS 46 ein Intranet einrichten, um:

  • Die interne Kommunikation zu modernisieren. SDIS 46 möchte eine Plattform bereitstellen, mit dem interne Informationen mit allen Mitarbeitern geteilt werden können. Je nach Status und Bedarf sollten sie in der Lage sein, schnell auf Unternehmensinformationen zuzugreifen, dazu beizutragen, ihr Wissen zu teilen und Hilfe zu erhalten.

  • Den Zugang zu rechtlichen Dokumenten und Gewährleistung zu zentralisieren, bei gleichzeitiger Gewährleistung einer exzellenten Qualität und Zuverlässigkeit. Die Mitarbeiter sollen jederzeit und von unterwegs aus auf aktuelle Dokumente zugreifen können, unterstützt durch eine leistungsfähige Suchmaschine.



In einer zweiten Phase wollte SDIS 46 seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, miteinander zu interagieren, um die Effizienz zu steigern und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken, und außerdem ein kollaboratives Projektmanagement ermöglichen.

Warum eXo?

Mehrere Kriterien waren ausschlaggebend für die Wahl der eXo Platform durch SDIS 46:

  • Die Lösung ist „all-inclusive“ und erschwinglich, d.h. sie wird in der Vollversion geliefert und der lokale Support ist inbegriffen.

  • Die Lösung ist einfach zu benutzen, einzurichten und auszurollen.

  • Die Qualität des angebotenen Supports.

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  • Schließlich war SDIS 46 auf der Suche nach einer On-Premise-Lösung, die derzeit nur wenige Anbieter auf dem Markt bieten.



Die Workshops sind gut vorbereitet und zielgerichtet, und die Sitzungsberichte sind effizient auf den Punkt gebracht. Der Berater der eXo Plattform, der mit uns zusammenarbeitet, beherrscht alle Facetten der Lösung, und verhindert, dass wir vom Kurs abkommen. Wir nutzen seine Organisations- und Projektmanagementmethoden sogar intern, da sie sehr effektiv sind. Mit eXo profitieren wir von einer 5-Sterne-Unterstützung für unser Projekt!
— Oberst Patrick Magry, Stellvertretender Abteilungsleiter, SDIS 46

Projektziele

Das Projekt, das von einem Team von etwa zehn Personen geleitet wurde, wurde in nur 5 Monaten umgesetzt. Während dieses Zeitraums wurden mehrere Workshops abgehalten, um Informationen zu strukturieren, die interne Kommunikation vorzubereiten und die rechtlichen Dokumente zu organisieren. Darüber hinaus wurden Workshops für die verschiedenen Anwendungsfälle mit spezifischer Unterstützung organisiert, so dass die verschiedenen Räume in der Plattform aufgebaut werden konnten.

Über die Anwendung „Prozess“ wurden bereits für mehrere Räume Prozesse in das Intranet integriert, wie z. B. das Stellen einer Frage zur Dokumentenbasis, das Anfragen von Unterstützung bei der Nutzung der Plattform, das Erstellen eines Raumes oder das Validieren eines Dokuments.

Ende Februar wurde das Intranet für alle 1.000 Mitarbeiter geöffnet, von denen die überwiegende Mehrheit freiwillige Feuerwehrleute sind. Das SDIS 46 hat nur 126 fest angestellte Mitarbeiter. Hervorzuheben ist die sehr hohe Beteiligung des Personals seit der Einführung des Intranets. Die Verbindungsrate hat 10 % erreicht, mit etwa 140 Verbindungen pro Tag, was sehr hoch ist, zumal etwa 900 Bedienstete keinen Zugang zu einem Computer haben und daher das Intranet von ihrem Mobiltelefon aus besuchen.

Die fast tägliche Verbreitung von Informationen über die Plattform trägt ebenfalls zum Engagement der Mitarbeiter bei.
Finden Sie alle unsere Dokumente und Referenztools in unserem Ressourcencenter.


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