Réussir votre projet d’Intranet : 4 pièges communs à éviter

Q: Qu'est-ce qu'un intranet ?

Un intranet est une sorte de site web interne d’une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs et employés. Dans sa forme la plus simple, ce site web présente les actualités et les informations de l’entreprise. ➝ Trouvez la définition simple et complète d’un intranet.

Q: Qu’est-ce qu’un intranet moderne ou encore, l’intranet 2.0 ?

Nous pourrions définir l’intranet 2.0 comme un intranet qui est “plus qu’un simple site web”. C’est un intranet qui propose au collaborateur une expérience repensée et de la valeur au-delà d’une simple collection de pages web informatives. ➝ Trouvez la définition d’un intranet moderne ou encore, intranet 2.0.

Avant de vous lancer dans un projet d’intranet, vous vous êtes sans doute documenté sur le sujet. Vous avez maintenant une bonne idée des grandes étapes d’un projet intranet à succès et vous vous attendez à un certain nombre de difficultés.

Mais si bon nombre de projets intranets n’arrivent pas au succès escompté (pour ne pas dire échouent de manière quelquefois retentissante), ce n’est pas toujours pour des raisons auxquelles les porteurs du projet s’attendent.

Dans cet article, nous vous proposons d’évoquer les pièges ignorés ou sous-estimés par la plupart des porteurs de projets d’intranet en entreprise.

1. Quand les besoins des utilisateurs sont mal exprimés

L’expression des besoins utilisateurs est le facteur le plus important de réussite ou d’échec d’un projet intranet. En effet, les bénéfices d’un intranet d’entreprise n’apparaissent pleinement que via une adoption et une utilisation active du logiciel. Sans adoption par vos employés, l’intranet deviendra “encore un outil” que le département informatique a introduit et que personne n’utilise au quotidien.

La manière la plus sûre de rater votre projet intranet consiste à prendre les besoins de votre propre équipe, donc des besoins forcément subjectifs, et de les utiliser comme paradigme pour votre intranet d’entreprise, à l’attention de tous les employés.

Même lorsque l’équipe du projet est consciente de la nécessité de faire exprimer les besoins des utilisateurs finaux, le résultat est souvent loin de la réalité. Panel peu représentatif choisi comme base de l’étude, manque de temps, évolution des besoins au cours du projet, course aux fonctionnalités sont autant de freins à une expression des besoins à la fois complète et réussie.

2. Quand les fonctionnalités prennent le pas sur l’intégration

Conséquence directe d’une expression des besoins utilisateurs tronquée, beaucoup de projets intranet se focalisent sur les fonctionnalités plutôt que sur l’expérience utilisateur, prise dans son ensemble. Par manque de budget et/ou de temps, l’intranet est d’abord perçu comme un outil à part, plutôt que comme le socle de toute la communication de l’entreprise et de tout son dispositif collaboratif et métier.

Or, sans un minimum d’intégrations aux principaux outils métier de l’entreprise, l’intranet aura du mal à attirer et à engager les employés. Si la moitié de l’effectif de votre entreprise (d’assurance, par exemple) passe la moitié de son temps de travail dans un outil de calcul actuariel, vous vous devez de prévoir l’intégration de cet outil à votre intranet d’entreprise.

3. Quand le lancement est trop rapide et ambitieux

Cela peut sembler paradoxal, mais un projet peut également échouer parce que l’outil est introduit trop vite auprès de tout le personnel de l’entreprise. Une mise en production généralisée trop rapide ne permet pas de former les utilisateurs, de migrer les contenus clés ou d’améliorer l’utilisabilité de l’outil grâce à la prise en compte des commentaires et retours de certains utilisateurs clés.

Il est d’autant plus dangereux de déployer votre outil rapidement, que la première impression négative est difficile à effacer – les utilisateurs reviennent rarement donner une deuxième chance à l’outil.

4. Quand la conduite de changement tombe aux oubliettes

Le facteur humain est trop souvent sous-estimé dans un projet d’intranet d’entreprise.

La plupart des porteurs de projets pensent qu’en faisant des efforts au niveau de l’interface et en formant correctement leurs utilisateurs, l’intranet sera un succès. Et la plupart des fournisseurs de logiciels (et d’ailleurs de prestataires de services) au mieux – garantissent l’adoption grâce à une formation, au pire – ignorent le sujet.

Si la formation et une bonne ergonomie sont bien évidemment utiles, elles ne suffisent pas. En tant que porteur du projet, gardez en tête que, tout d’abord, la gestion du changement et le pilotage de l’adoption contribueront à 80% au succès ou à l’échec de votre projet. Ensuite, l’accompagnement du changement ne peut être entièrement délégué, quelle que soit la qualité des consultants qui interviendront.

J’espère que vous avez trouvé cet article utile. Nous nous pencherons sur les manières d’éviter les pièges évoqués dans nos futures publications.

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FAQs

Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur l’intranet, avec toutes les réponses en un seul endroit.

Qu'est-ce qu'un intranet ?

Un intranet est une sorte de site web interne d’une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs et employés. Dans sa forme la plus simple, ce site web présente les actualités et les informations de l’entreprise.

➝ Trouvez la définition simple et complète d’un intranet.

Quelle est la différence entre Internet, intranet et extranet ?

Le premier terme inventé et utilisé historiquement était l’internet. Étymologiquement, le mot internet est composé de “inter” et de “net”.

➝ Découvrez en détails les différences entre intranet, internet et extranet.

Qu’est-ce qu’un intranet moderne ou encore, l’intranet 2.0 ?

Nous pourrions définir l’intranet 2.0 comme un intranet qui est “plus qu’un simple site web”. C’est un intranet qui propose au collaborateur une expérience repensée et de la valeur au-delà d’une simple collection de pages web informatives.

➝ Trouvez la définition d’un intranet moderne ou encore, intranet 2.0.

Quels sont les différents types d’intranet ?

Il y a plusieurs manières de classer les intranets par type.

Technologie sous-jacente: CMS intranet / portail intranet / intranet sur suite office
Ensemble fonctionnel: Intranet traditionnel / intranet moderne
Ensemble fonctionnel: Intranet collaboratif / intranet de type site web
Centralisation: Intranet centralisé / intranet décentralisé
Mode d’hébergement: Intranet SaaS / intranet on premise ou cloud privé

➝ Découvrez les 5 différents types pour classer les intranets.

Quelles sont les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne?

L’intranet moderne est avant tout une plateforme capable d’accueillir de nombreuses fonctionnalités, notamment des applicatifs métiers de l’entreprise. Il est dès lors impossible de dresser une liste exhaustive de fonctionnalités.
Voici les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne :

Gestion de contenu / communication traditionnelle
Communication interne envers les employés
Réseau social
Outils collaboratifs
Gestion des connaissances
Recherche
Personalisation
Mobilité
Integration
Expérience collaborateur
L’analyse de données
Les fonctionnalités du futur – Intelligence artificielle, gamification….

➝ Découvrez 12 fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'Intranet ?

Les avantages et les bénéfices qu’un intranet d’entreprise réussi amène sont nombreux. On peut citer surtout :

➝ Découvrez les avantages et les bénéfices d’un intranet d’entreprise.

Comment réussir son projet d'intranet?

Voici 7 conseils et astuces pour réussir son projet d’intranet:

➝ Découvrez 7 idées et stratégies pour réussir son projet d’intranet.

Quel est l'avenir de l'intranet ?

L’intranet est avec nous depuis plus de 20 ans. Depuis, il a su évoluer en devenant une véritable digital workplace et en apportant de la valeur aux entreprises et à leurs collaborateurs. En tant que plateforme, l’intranet a montré sa capacité à accueillir de l’innovation, en intégrant toujours de nouvelles fonctionnalités – le réseau social, la collaboration, l’intelligence artificielle….

➝ Voici un aperçu sur l’avenir de l’intranet.

Tags: Digital workplace, Avenir du travail, Collaboration, intranet

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Veronika Mazour

Je suis la directrice générale d'eXo Platform (une solution de digital workplace open source), une entreprise que j'ai co-fondée pendant mes études et dans laquelle je suis revenue après plusieurs années passées dans le secteur bancaire et dans le conseil. Je blogue sur les nouvelles méthodes de travail, sur l'open-source et la souveraineté. Parfois, je blogue également sur mes propres centres d'intérêt, comme que le développement personnel, l'équilibre vie pro/perso, le développement durable et l'égalité hommes/femmes.

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