- Anne-Sophie Duport
- décembre 19, 2024
Comment moderniser son intranet en un outil social et collaboratif ?
Longtemps considéré comme rigide et peu attractif, l’intranet est aujourd’hui au cœur de la mutation des organisations et redéfinit la collaboration ainsi que l’engagement des collaborateurs.
Un intranet moderne n’est plus un choix, mais une nécessité stratégique pour les organisations qui veulent rester agiles, attractives et performantes.
Table des matières
Dans cet article, nous expliquerons ce qu’est concrètement un intranet moderne, comment s’y prendre pour réussir votre mutation et quels sont les bénéfices pour votre organisation.
1. Qu'est-ce qu'un intranet traditionnel ?
Un intranet est un réseau informatique privé, accessible uniquement aux collaborateurs d’une organisation. C’est un outil de communication interne qui ressemble à un site internet statique. Il se limite à centraliser les informations internes d’une organisation, à diffuser des messages de manière descendante et à héberger des documents administratifs. Le rôle du collaborateur est le plus souvent passif : il peut uniquement consulter de l’information sans possibilité d’interagir. Un intranet traditionnel reflète souvent une culture d’entreprise pyramidale, où l’information est uniquement descendante.
Un intranet classique utilise des technologies obsolètes, offre une interface peu ergonomique et propose une expérience utilisateur complexe. Les mises à jour sont rares et centralisées, nécessitant l’intervention du service informatique pour tout changement, ce qui ralentit considérablement la circulation de l’information.
De plus, un intranet classique est rarement accessible en dehors de l’organisation et les collaborateurs sur le terrain ou en télétravail ne peuvent pas y accéder sur un smartphone ou une tablette.
2. Un intranet moderne, c’est quoi ?
Un intranet moderne offre une expérience personnalisée, interactive et centrée sur l’utilisateur.
2.1. Un intranet social et interactif
Un intranet moderne est avant tout un intranet social, qui casse complètement les codes classiques de la communication descendante. Il s’inspire directement des réseaux sociaux grand public pour proposer un environnement de travail numérique collaboratif et interactif. Les collaborateurs sont pleinement acteurs sur la plateforme et sortent du rôle passif qu’ils jouent dans un intranet traditionnel. Ils échangent en temps réel, créent du contenu, partagent des informations, commentent, ajoutent des likes…
Cette dimension sociale se traduit concrètement par :
- des pages profils détaillées qui permettent de mieux connaître ses collègues
- des fils d’activités (global ou par thématique) dans lesquels les collaborateurs peuvent publier des informations
- des groupes de travail par thématique ou intérêt commun
- des espaces de discussion par projet ou par service
- ou encore des communautés.
L’intranet social permet ainsi de recréer du lien entre les collaborateurs dans un contexte de plus en plus digitalisé.
2.2. Un intranet mobile, accessible où que vous soyez et responsive
Un intranet moderne se doit d’être accessible depuis n’importe quel appareil, à tout moment et quel que soit l’endroit où se trouve le collaborateur pour répondre aux besoins des différentes équipes : télétravail, travail hybride, sur le terrain. Terminées les contraintes de connexion uniquement depuis un poste fixe, place à une expérience utilisateur fluide, simple et intuitive quel que soit l’outil utilisé : que ce soit depuis un smartphone sur le terrain, une tablette en télétravail ou un ordinateur portable lors d’un déplacement, les collaborateurs peuvent accéder instantanément aux informations et outils dont ils ont besoin. Une application mobile peut être téléchargeable sur l’App Store ou sur Google Play Store afin d’accéder plus facilement à l’intranet.
Une plateforme responsive est également un prérequis. L’interface doit s’adapter automatiquement à la taille et à l’orientation de l’écran, pour garantir une lisibilité et une ergonomie optimales. Les fonctionnalités clés doivent être disponibles quel que soit l’appareil utilisé : création et consultation de documents ou de notes, partage d’informations et interactions, gestion de projets…
2.3. Un intranet qui permet une communication décentralisée
Un intranet moderne permet de mettre en place une communication décentralisée et favorise la circulation d’informations de manière horizontale. Des espaces de travail dédiés permettent à chaque collaborateur de lancer une discussion, partager une idée, un projet ou une actualité, sans attendre la validation du manager. Ces espaces, pensés comme des plateformes ouvertes et inclusives, permettent de créer des communautés thématiques transversales qui vont au-delà des services et des directions.
Le feedback instantané est au cœur du modèle de communication décentralisée. Un collaborateur peut commenter en temps réel une publication, proposer des suggestions, liker ou partager un contenu. Les mécanismes de remontée d’information sont simplifiés et décloisonnés : chacun peut interagir directement avec d’autres équipes, voire avec la direction, sans passer par les canaux hiérarchiques traditionnels. Ces interactions enrichissent la culture d’entreprise et favorisent l’innovation.
La technologie portail était particulièrement utilisée pour la création d’extranets et de portails de consommateurs, car elle permet des interactions avec les applications métier. Chacun d’entre nous a déjà utilisé la banque en ligne pour regarder ses comptes ou faire un virement. C’est un exemple de technologie portail.
2.4. Un intranet collaboratif
Un intranet moderne peut devenir collaboratif et proposer des fonctionnalités qui favorisent le travail d’équipe. Il peut intégrer des espaces permettant aux collaborateurs de travailler ensemble de manière fluide et agile.
Par exemple, il peut inclure des fonctionnalités de :
- Co-édition de documents : plusieurs collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un même fichier, avec des systèmes de suivi des modifications, de versioning et de commentaires.
- Gestion de projets : des interfaces de type Kanban, liste ou plan permettent de suivre l’avancement des tâches, de partager des tableaux de bord en temps réel, d’attribuer des responsabilités et de visualiser simplement la progression globale d’un projet.
2.5. Un intranet qui offre une expérience unifiée et personnalisée
L’intranet traditionnel proposait déjà un accès centralisé à certaines applications métiers, mais il se limitait souvent à une simple liste d’outils, sans réelle cohérence ni personnalisation. L’intranet moderne redéfinit complètement cette expérience en plaçant l’utilisateur au cœur de la plateforme.
L’expérience unifiée repose sur une interface unique et intuitive qui rassemble tous les outils, ressources et informations nécessaires à l’utilisateur, au même endroit. Cette centralisation s’appuie sur une interopérabilité avancée : l’intranet moderne est conçu comme une plateforme ouverte, capable de se connecter facilement aux outils bureautiques et métiers existants. Cela simplifie les processus, réduit les duplications de données et améliore la circulation des informations au sein de l’organisation.
Une fonctionnalité clé de cette expérience est l’authentification unique (SSO), qui permet à chaque collaborateur d’accéder instantanément à l’ensemble des applications métiers, avec des droits d’accès configurés de manière dynamique. De plus, l’intranet moderne offre une personnalisation avancée : chaque utilisateur dispose d’un espace dédié où il peut sélectionner ses outils favoris, paramétrer ses préférences et configurer ses notifications pour répondre à ses besoins spécifiques.
Cette personnalisation peut s’étendre également aux contenus et fonctionnalités accessibles : l’intranet peut adapter automatiquement les informations affichées en fonction du poste, du service et des interactions de l’utilisateur. Par exemple, un commercial accède en priorité à ses tableaux de bord de gestion client ou à son CRM, tandis qu’un responsable RH voit des outils liés à la gestion des collaborateurs. Cette contextualisation garantit une expérience fluide et optimisée, tout en renforçant l’efficacité et la satisfaction des collaborateurs.
3. Comment passer d'un intranet traditionnel à un intranet moderne ?
Basculer d’un intranet traditionnel à un intranet moderne nécessite une transformation structurelle et culturelle qui va bien au-delà d’un simple changement technologique. Cette transition démarre par une remise en question profonde de la conception de la communication interne et implique une approche stratégique en plusieurs étapes.
3.1. Évaluez vos besoins et vos limites actuelles
Il faut tout d’abord repenser l’intranet non plus comme un simple outil de communication descendante, mais comme une plateforme collaborative et dynamique. Cela commence par une analyse approfondie des besoins de vos collaborateurs et des freins existants. Cette phase d’évaluation est cruciale pour comprendre les enjeux et attentes de votre organisation.
Commencez par analyser l’utilisation de l’intranet existant en collectant des données quantitatives comme le taux de connexion, le temps passé sur la plateforme, les pages les plus consultées puis des données qualitatives. Quels sont les principaux points de blocage ? Où les collaborateurs perdent-ils du temps ? Quelles informations sont difficiles à trouver ?
Pour cela, réalisez des enquêtes de satisfaction, organisez des ateliers collaboratifs, des entretiens individuels ou de groupes. L’objectif est de donner la parole aux utilisateurs, de comprendre leurs pratiques et leurs attentes. Ces remontées terrain seront essentielles pour définir les bases de votre nouvel intranet.
3.2. Choisissez la technologie la plus adéquate et le bon partenaire
Vous devez ensuite revoir complètement votre infrastructure technologique. De nombreuses questions se posent alors comme :
- Souhaitez-vous opter pour une solution open-source pour éviter la dépendance à un système propriétaire ?
- Est-ce que la souveraineté des données est un critère essentiel pour vous ?
- Comment garantir un haut niveau de sécurité de la plateforme ?
- L’intranet sera-t-il hébergé sur vos propres serveurs ou dans le cloud ?
- Quel est le niveau d’appétence de vos utilisateurs avec les outils numériques ?
- Quelles fonctionnalités sont indispensables dans votre futur intranet ?…
La solution choisie conditionne la réussite de votre projet. Un intranet moderne doit répondre à plusieurs critères impératifs : agilité, évolutivité, sécurité et interopérabilité. Assurez-vous que la solution sélectionnée est compatible avec vos systèmes existants, qu’elle dispose d’APIs ouvertes et qu’elle propose des mises à jour régulières.
De plus, privilégiez un partenaire expert des solutions intranet et disposant de références solides dans la transformation digitale des organisations. Evaluez sa capacité à comprendre vos enjeux spécifiques, sa maîtrise des dernières technologies, sa capacité à intégrer vos outils existants et son agilité.
Il est important de noter que l’accompagnement au changement, essentiel pour garantir l’adoption par vos utilisateurs, n’est pas nécessairement assuré par le prestataire qui fournit la solution. Si ce n’est pas le cas, faites appel à un partenaire dédié, spécialisé dans la conduite du changement. Vous maximiserez ainsi les chances de succès de votre projet.
3.3. Impliquez vos collaborateurs dans le projet
Il est indispensable d’impliquer vos utilisateurs dès le début du projet, en créant des groupes de travail transversaux qui représentent différents services et niveaux hiérarchiques.
La transformation nécessite également un accompagnement au changement. Identifiez des “ambassadeurs” représentatifs de vos différents services et profils d’utilisateurs. Associez ces collaborateurs clés à chaque étape : conception, test, déploiement. Leur implication permet de garantir une adhésion plus large et une adoption plus rapide de la solution. Ainsi, les utilisateurs sont pleinement acteurs du changement.
3.4. Définissez la gouvernance
La gouvernance est un point clé de votre projet d’intranet. C’est le moment de définir de nouveaux processus de publication, de diffusion, de modération et de mise à jour des contenus, en adoptant une logique plus horizontale et participative. L’objectif est de passer à une communication décentralisée avec plus de transparence et d’échanges spontanés et de créer un écosystème numérique qui booste l’engagement, facilite la collaboration et améliore l’expérience collaborateur, tout en répondant aux enjeux de productivité et de communication interne.
La technologie portail était particulièrement utilisée pour la création d’extranets et de portails de consommateurs, car elle permet des interactions avec les applications métier. Chacun d’entre nous a déjà utilisé la banque en ligne pour regarder ses comptes ou faire un virement. C’est un exemple de technologie portail.
3.5. Planifiez la migration
La migration des contenus est un chantier complexe. Quels documents, notes et informations doivent être conservés ? Lesquels doivent être mis à jour ou archivés ? Établissez une cartographie précise des contenus et un plan de migration par étapes.
Construisez ensuite un calendrier détaillé afin de réduire au maximum l’impact du changement sur les collaborateurs. Prévoyez des périodes de transition, des tests grandeur nature et des mécanismes de backup. La migration ne doit pas paralyser l’activité de l’organisation, mais s’intégrer de manière fluide dans son fonctionnement.
3.6. Formez et accompagnez vos utilisateurs
La formation est essentielle dans votre projet. Concevez un dispositif d’accompagnement multicanal : sessions présentielles, webinaires, tutoriels vidéo, guides pas à pas, FAQ… La pédagogie doit être adaptée aux différents profils (utilisateurs débutants ou experts) et aux rôles de chacun sur l’intranet (animateurs, ambassadeurs, diffuseurs, administrateurs…).
Au-delà des aspects techniques, ces formations doivent insuffler une nouvelle culture collaborative. C’est le moment de montrer comment le nouvel intranet va faciliter le quotidien, favoriser le partage et l’innovation.
La migration vers un intranet moderne est une transformation culturelle profonde. Patience, méthode et implication collective seront vos meilleurs alliés pour réussir ce changement.
4. Quels sont les bénéfices d’un intranet moderne ?
Un intranet moderne est un levier stratégique qui impacte directement la performance, l’engagement et la capacité d’innovation d’une organisation. Loin d’être un simple outil de communication, il devient un véritable écosystème numérique qui repense les modes de travail et de collaboration.
Les bénéfices d’un intranet sont multiples et concernent à la fois : l’engagement collaborateur, la productivité, la communication, la culture d’entreprise, la réduction des coûts… Décryptons quelques avantages concrets.
4.1. Améliorer l’engagement collaborateur
Un intranet moderne transforme la relation des collaborateurs avec leur environnement de travail numérique et permet de valoriser chaque contribution individuelle. Doté de fonctionnalités interactives et sociales (like, commentaires, partages), il permet à chaque collaborateur de s’exprimer, de partager ses idées, de célébrer ses réussites et de sentir qu’il est un maillon essentiel dans la vie de l’entreprise. L’intranet moderne stimule la participation, crée une véritable communauté et renforce ainsi le sentiment d’appartenance.
Certains outils, comme les kudos, les badges ou les programmes de contributions motivent les collaborateurs à s’impliquer davantage dans la vie de l’organisation. La reconnaissance est immédiate et possible entre pairs.
4.2. Gagner en productivité
Disposer d’une solution unique qui centralise tous vos outils et informations représente un gain de productivité considérable. Plus besoin de naviguer entre 5 à 10 applications différentes, de dupliquer les contenus ou de perdre du temps à chercher un document. Un intranet moderne est l’interface unique sur laquelle tout est accessible en quelques clics.
Selon une étude de McKinsey, les collaborateurs passent 1,8 heure par jour (soit environ 20% de leur temps) à rechercher et rassembler des informations. Dans un intranet moderne, la centralisation des contenus et les fonctionnalités de recherche intelligente permettent à vos utilisateurs d’accéder rapidement aux ressources nécessaires pour leur travail.
4.3. Renforcer la culture d’entreprise
Un intranet moderne reflète les valeurs et la culture de l’entreprise. En diffusant des messages alignés avec la vision de l’organisation et en mettant en avant des initiatives internes, il fédère les collaborateurs autour d’une mission commune. Chaque collaborateur, quel que soit son lieu de travail, peut instantanément se connecter à la vie de l’entreprise.
Les fonctionnalités sociales, comme le partage d’actualités ou la mise en avant de collaborateurs, créent du lien là où les organisations traditionnelles perdent en cohésion. Un projet réussi, un témoignage client, une innovation interne peuvent désormais être célébrés et partagés en temps réel.
4.4. Optimiser les coûts
La rationalisation des outils numériques permet de réaliser de réelles économies. Fini la multiplication des abonnements à des logiciels cloisonnés et peu communicants. En effet, un intranet moderne centralise plusieurs outils : gestion de la communication interne, gestion de projets, collaboration sur des documents, gestion des connaissances de l’organisation, chat, visioconférence… ce qui permet de réduire significativement les coûts et de simplifier l’écosystème digital en proposant une plateforme unique et évolutive.
Au-delà des économies directes sur les licences, c’est aussi un gain en efficacité opérationnelle. Moins de formations à multiplier, une maintenance simplifiée, des mises à jour centralisées : l’investissement initial dans un intranet moderne est rapidement rentabilisé.
4.5. Faciliter la communication et la collaboration quel que soit son mode de travail
L’intranet moderne est l’outil indispensable de toute organisation flexible. Accessible depuis n’importe quel appareil et à tout moment, il garantit la continuité du travail des équipes, qu’elles soient sur site, en télétravail, en déplacement ou sur le terrain.
Les fonctionnalités telles que le partage et la co-édition de documents, la communication par chat ou visio, ou encore la gestion de projets, réduit la complexité liée à l’éloignement géographique. Un collaborateur à Paris peut travailler aussi facilement avec un collègue de Bordeaux ou de New York que s’ils étaient dans la même pièce.
4.6. Développer l’innovation
Un intranet moderne est un catalyseur d’innovation en créant un environnement où les idées peuvent circuler librement. Les espaces collaboratifs, les fils de discussion et les outils de partage de connaissances permettent de confronter les idées et de faire émerger des solutions innovantes.
La transparence et l’accessibilité des projets encouragent également une culture d’innovation ouverte. Les collaborateurs peuvent commenter et enrichir les initiatives en cours. L’intranet devient alors une véritable plateforme d’intelligence collective, où l’innovation n’est plus seulement réservée à quelques experts mais une responsabilité partagée.
5. Conclusion :
Un intranet moderne n’est pas un simple outil technologique. C’est un véritable levier de transformation organisationnelle, qui réinvente la façon dont les entreprises collaborent, communiquent et innovent. Dans un monde professionnel en perpétuelle évolution, l’intranet est un accélérateur de performance et d’engagement.
La réussite de cette transformation dépend de l’implication de l’ensemble des collaborateurs mais avant tout de celle des dirigeants et de leur capacité à impulser une nouvelle dynamique collaborative.
indépendante et pleinement fonctionnelle
FAQs
Qu'est-ce qu'un intranet ?
Un intranet est une sorte de site web interne d’une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs et employés. Dans sa forme la plus simple, ce site web présente les actualités et les informations de l’entreprise.
Quelle est la différence entre Internet, intranet et extranet ?
Le premier terme inventé et utilisé historiquement était l’internet. Étymologiquement, le mot internet est composé de “inter” et de “net”.
➝ Découvrez en détails les différences entre intranet, internet et extranet.
Qu’est-ce qu’un intranet moderne ou encore, l’intranet 2.0 ?
Nous pourrions définir l’intranet 2.0 comme un intranet qui est “plus qu’un simple site web”. C’est un intranet qui propose au collaborateur une expérience repensée et de la valeur au-delà d’une simple collection de pages web informatives.
➝ Trouvez la définition d’un intranet moderne ou encore, intranet 2.0.
Quels sont les différents types d’intranet ?
Il y a plusieurs manières de classer les intranets par type.
- Technologie sous-jacente: CMS intranet / portail intranet / intranet sur suite office
- Ensemble fonctionnel: Intranet traditionnel / intranet moderne
- Ensemble fonctionnel: Intranet collaboratif / intranet de type site web
- Centralisation: Intranet centralisé / intranet décentralisé
- Mode d’hébergement: Intranet SaaS / intranet on premise ou cloud privé
➝ Découvrez les 5 différents types pour classer les intranets.
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne?
L’intranet moderne est avant tout une plateforme capable d’accueillir de nombreuses fonctionnalités, notamment des applicatifs métiers de l’entreprise. Il est dès lors impossible de dresser une liste exhaustive de fonctionnalités.
Voici les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne :
- Gestion de contenu / communication traditionnelle
- Communication interne envers les employés
- Réseau social
- Outils collaboratifs
- Gestion des connaissances
- Recherche
- Personalisation
- Mobilité
- Integration
- Expérience collaborateur
- L’analyse de données
- Les fonctionnalités du futur – Intelligence artificielle, gamification….
➝ Découvrez 12 fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'Intranet ?
- Une communication interne fluide
- Des collaborateurs engagés
- Une culture d’entreprise forte
- Une hausse de productivité
- Le partage des connaissances
- Des collaborations plus efficaces
- Le travail à distance facilité
- Des communautés internes vibrantes
Comment réussir son projet d'intranet?
Voici 7 conseils et astuces pour réussir son projet d’intranet:
- Partir des “employee personas”
- Définir les parcours d’usage
- Choisir la technologie
- Partir de la page blanche
- Agilité
- Accompagnement des utilisateurs
- Gouvernance
➝ Découvrez 7 idées et stratégies pour réussir son projet d’intranet.
Quel est l'avenir de l'intranet ?
L’intranet est avec nous depuis plus de 20 ans. Depuis, il a su évoluer en devenant une véritable digital workplace et en apportant de la valeur aux entreprises et à leurs collaborateurs. En tant que plateforme, l’intranet a montré sa capacité à accueillir de l’innovation, en intégrant toujours de nouvelles fonctionnalités – le réseau social, la collaboration, l’intelligence artificielle….
Quels sont les avantages d'un intranet moderne pour entreprise ?
L’intranet 2.0, appelé aussi intranet moderne ou digital workplace révolutionne la manière dont les entreprises abordent la gestion de l’information et la collaboration interne.
Les avantages d’un intranet moderne pour entreprise sont :
- La Collaboration, fondement de l’interaction
- L’expérience Utilisateur : un atout pour séduire
- Le social qui brise les silos
- Le CMS, garant de durabilité
- Capitaliser le savoir avec les bases de connaissances dynamiques
- Mobilité, l’avenir du travail
- Personnaliser, c’est s’identifier
- La gamification, moteur d’engagement
- La Reconnaissance, véritable levier de motivation
- Innover pour perdurer
➝ Découvrez les avantages d’un intranet moderne pour les entreprises.
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