- Marwen Mema
- janvier 3, 2019
Logiciel collaboratif: Plateforme Vs Application
Lors de la mise en œuvre d’un logiciel collaboratif, il existe une distinction souvent négligée entre une «application collaborative» verticale spécialisée et une «plateforme collaborative» plutôt horizontale, polyvalente et moins spécialisée.
Une plateforme logicielle est définie comme « un environnement logiciel, comme un système d’exploitation, un environnement d’exploitation au sein duquel différents programmes applicatifs plus petits peuvent être conçus pour être exécutés ».
Table des matières
Une plateforme est donc un ensemble d’applications s’exécutant dans un même cadre numérique, l’expérience utilisateur y est généralement modulaire et extensible par conception.
Vous pouvez penser à quelque chose comme Slack, un outil de chat en équipe, comme modèle d’application collaborative versus eXo Platform, où le chat est l’une des nombreuses applications collaboratives intégrées dans ce logiciel plus étendu et relatif à l’espace de travail numérique et collaboratif.
Le choix le plus adéquat pour votre organisation est tributaire de vos objectifs en matière d’adoption de la collaboration digitale.
Vous trouverez ci-dessous quelques raisons pour lesquelles nous estimons que les plateformes représentent un meilleur investissement.
1. S’adapter aux communications institutionnelles
Les plateformes de collaboration digitale sont des solutions tout-en-un pouvant agir en tant qu’intranet ou extranet de l’entreprise.
Elles sont donc souvent équipées d’un système de gestion de contenu permettant aux responsables de la communication interne de créer et de publier des communications descendantes, ainsi que d’outils d’interaction sociale permettant de briser les silos de communication et d’améliorer l’engagement des employés.
Une application collaborative spécialisée tel qu’un système de messagerie instantanée, de gestion de documents ou de gestion de projets n’est généralement pas destiné à être un portail de communication implémenté à un niveau stratégique de l’entreprise.
Les plateformes généralistes de digital workplace sont souvent utilisées comme point d’entrée centralisé de l’organisation permettant aux employés d’accéder aux différents outils de travail.
Elle sont donc généralement mieux adaptées pour cibler des audiences plus larges avec des communications clés et ce par rapport aux applications de collaboration spécialisées.
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2. Agir en tant que socle de votre digital workplace
Aujourd’hui, l’intranet collaboratif d’une organisation est souvent mis en œuvre avec comme objectifs principaux: l’engagement des collaborateurs et l’amélioration de la gestion des connaissances dans l’organisation.
Ici, l’intranet est censé agir en tant qu’un véritable hub collaboratif unifié pour l’organisation.
De par sa conception, une solution collaborative transverse favorisant l’interopérabilité est plus à même à aider l’organisation à atteindre cet objectif qu’un intranet classique à la communication descendante. Cette solution doit être capable, respectivement, de:
- Fédérer l’accès aux applications professionnelles de manière personnalisé selon les profils employés.
- Regrouper, filtrer et contextualiser les principaux flux d’informations provenant de différentes applications métiers.
- Introduire une dimension collaborative plus large dans les outils d’entreprise qui peuvent en manquer ou en bénéficier. (Voir cet exemple d’intégration CRM.)
Cela donne aux plate-formes extensibles un avantage sur les applications de collaboration verticale quand il est question de la mise en œuvre d’un véritable hub de collaboration digitale unifiée à l’échelle de l’entreprise.
Certes, cela n’empêchera pas certains outils de collaboration spécialisés, tels que Slack (un outil de discussion mieux adapté aux petites équipes) d’essayer de jouer ce rôle en fournissant un vaste écosystème d’intégrations.
Mais la vérité demeure qu’une solution comme Slack est dans son ADN un outil de chat. Pouvoir réellement créer un digital workplace intégré à l’échelle de l’entreprise uniquement autour des discussions, tout en souhaitant résoudre tous les problèmes de gestion des connaissances associés, peut être sérieusement mis en doute.
En effet, le chat n’est qu’une pièce du puzzle de la collaboration et non sa colonne vertébrale. Tenter de forcer la rationalisation de tous les scénarios de collaboration et de gestion des connaissances possibles autour des fils de discussion constitue donc un défi en soi.
3. S’adapter à d’autres utilisations futures dans la même plate-forme
À titre d’exemple, l’extension du portail interne de la digital workplace de l’organisation pour accueillir les communautés externes.
Des besoins futurs peuvent émerger quand l’organisation juge utile d’utiliser son système d’intranet collaboratif existant pour collaborer avec des populations autres que ses collaborateurs, telles que des clients et /ou partenaires, dans des environnements dédiés et intégrés. Les avantages de ceci incluent:
- Une expérience utilisateur unifiée pour votre personnel en termes de cas de collaborations internes et externes.
- La capacité de mettre en œuvre des moyens plus faciles pour le personnel d’accéder aux informations stockées dans leur espace de travail numérique et de collaborer avec des populations externes.
- L’activation de l’intégration sélective aux applications métiers appropriées ainsi que leurs flux de signaux associés utilisés quand ces membres externes sont servis.
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4. Mise en œuvre et adoption à grande échelle
Les applications de collaboration spécialisées sont généralement plus faciles et rapides à mettre en œuvre et à adopter sur une population limitée, par exemple au sein d’équipes individuelles ou de divisions.
Cependant, elles deviennent généralement plus difficiles à adapter à un niveau supérieur : cas de plusieurs ou la totalité des départements.
Cela peut s’expliquer par leur spécialisation et leur manque de personnalisation, qui leur font défaut pour répondre aux besoins d’équipes et de profils d’utilisateurs différents au sein d’un même système.
L’avantage de flexibilité d’une plateforme va cependant dans les deux sens. Vous pouvez toujours commencer petit si vous le souhaitez grâce à sa modularité.
C’est le cas en particulier aujourd’hui où l’implémentation de la plate-forme est simple, puisqu’elle est nativement prête pour l’entreprise, le mobile ainsi que l’hébergement cloud.
En d’autres termes, vous pouvez transformer une plate-forme en une application spécialisée, mais vous ne pouvez pas transformer une application en un hub de collaboration plus large.
Par conséquent, si l’adoption à grande échelle du système collaboratif est un objectif actuel ou futur au sein de votre organisation, il est préférable d’investir dans la création et le déploiement progressifs de votre expérience de travail numérique personnalisée selon une stratégie d’adoption appropriée.
5. Flexibilité avec le modèle de déploiement et la transparence du logiciel
Répondant à la question relative au potentiel d’évolution (technique et utilisation/adoption) évoqué ci-dessus, les applications collaboratives sont presque toujours exclusivement proposées en tant qu’offre SaaS à source non libre.
Bien que cela varie d’un éditeur de logiciel à l’autre, les plateformes offrent plus souvent encore plus de modèles de déploiement, tels que l’hébergement sur site.
Cela permet aux responsables informatiques, notamment dans des contextes fortement réglementés et sensibles à la sécurité, de garder le contrôle de leurs données et de leur mise en œuvre tout en les conservant dans leur infrastructure privée.
De même, les solutions de plate-forme offrent davantage de transparence grâce à des logiciels tels que les logiciels open source et les normes d’interopérabilité ouvertes.
Cela a également des répercussions positives sur plus d’un aspect à l’instar de la confidentialité des données, le contrôle des coûts à long terme et la flexibilité politique et technique.
FAQ
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur la collaboration, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu’est-ce que la collaboration ?
L’acte de mise en commun au sein d’un groupe d’entités (personnes, entreprises etc) :
- de ressources matérielles et immatérielles (connaissances, compétences, information …),
- d’ actions,
- des responsabilités
en vue d’atteindre un objectif partagé et de généré une résultat commun.
Quelle est la différence entre coordination, collaboration et coopération ?
Ces 3 modes d’organisations forment qu’un seul et même spectre continu de l’organisation d’un travail collectif :
- La coordination va être à la base de tout travail collectif et vise à la cohérence de l’ensemble
- La coopération va venir en deuxième niveau et cherche la cohésion de l’ensemble
- La collaboration est le troisième niveau qui s’applique à pérenniser l’ensemble
➝ Découvrez la différence entre coordination, collaboration et coopération
Pourquoi la collaboration est-elle importante ?
La collaboration a vocation à développer une environnement propice à l’épanouissement personnel et collectif et ainsi d’accroire l’implication et l’efficacité dans l’organisation.
Quels sont les différents types de collaboration ?
On retrouve 4 archétypes de collaboration :
- La collaboration d’équipe
- la collaboration communautaire
- La collaboration en réseau
- Le could collaboration
Comment améliorer la collaboration en entreprise ?
- Mettre en place un environnement décloisonnée, communicant et de confiance
- Faire de votre organisation un lieu où chacun trouve du sens à contribuer à l’effort collectif
- Déployer un espace commun collaboratif
➝ Découvrez comment améliorer la collaboration en entreprise
Comment choisir le meilleur type de collaboration ?
Chaque type de collaboration est important au sein d’un projet d’organisation d’une entreprise. Il faudra être capable de mobiliser les différentes formes de collaboration afin de pouvoir répondre aux différentes situations.
➝ Découvrez comment choisir le meilleur type de collaboration
Quels sont les avantages de la collaboration ?
Mettre en place une démarche de collaboration au sein de son organisation aura pour avantages de :
- Proposer un environnement en ajustement permanent
- Développer la communication ouverte favorisant les échanges
- Provoquer un sentiment d’implication sur l’ensemble de la réalisation
- Contribuer à établir une synergie au sens de l’entreprise
- Créer de sens pour les collaborateurs
- Favoriser l’épanouissement personnel et collectif
- Valoriser les savoirs-faire auprès de la communauté
- Participer au transfert des compétences entre membres
- Accélérer la diffusion des connaissances
- Dynamiser l’innovation et la création de nouvelles idées
- Pérenniser l’utilisation et le partage d’information
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