La gestion des connaissances dans votre digital workplace
Au cours de la dernière décennie, la dynamique sur les lieux de travail connaît un vrai changement. D’une performance basée sur les individus, leur présence et leur productivité vers une nouvelle dynamique plus globale basée sur la collaboration, le partage et l’accès à l’information.
Une mutation qui nécessite des moyens humains mais surtout des moyens techniques permettant de mieux collaborer, et de favoriser la création, le partage et la consolidation des connaissances.
Dans ce contexte, l’apport des plates-formes ainsi et des applications métiers devient de plus en plus considérable et les offres techniques et fonctionnelles sont à étudier au plus près afin de garantir leur efficacité.
Les solutions de digital workplace ont fait leur entrée sur le marché du travail comme une alternative qui peut – dans une certaine mesure – couvrir tous ces aspects.
Dans article, nous discuterons des systèmes de gestion des connaissances et des raisons pour lesquelles il est important d’en avoir un dans votre digital workplace.
La gestion des connaissances en général fait référence au processus d’acquisition, de stockage et de partage d’informations provenant de plusieurs sources et de mise à disposition de ces informations pour les exploiter et les faire évoluer de manière simple.
Voici quelques avantages que peut offrir un système de gestion de connaissances pour votre organisation
1. Améliorer la productivité
Le nombre croissant d’outils utilisés sur le lieu de travail – comme les courriels, les applications de chat et même les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter – rend le repérage et l’extraction des informations nécessaires extrêmement difficile pour les employés. En fait, selon l’International Data Corporation, un employé typique passe 2,5 heures ou environ 30 % de la journée de travail à localiser de l’information. Cela peut éventuellement conduire à une baisse significative de la productivité et à des coûts élevés.
Un système intégré de gestion des connaissances aidera à réduire le temps passé par vos employés à chercher de l’information. Vos employés peuvent construire une base de connaissances riche qui contient tous les types de connaissances – documents, vidéos, images, etc. Chaque fois qu’un utilisateur est à la recherche d’informations, il peut utiliser la fonctionnalité de recherche pour trouver facilement ce qu’il veut.
2. Faciliter l’intégration et l’apprentissage continu des employés
L’intégration des employés est souvent une tâche délicate pour les organisations et elle le devient encore plus si vous n’avez pas les outils pour soutenir des programmes aussi exigeants. Chaque fois que le thème de l’intégration et de la formation continue est abordé, nous avons tendance à nous concentrer directement sur les systèmes de gestion de l’apprentissage, qui offrent aux employés une formation via différentes méthodes. Les systèmes de gestion de l’apprentissage font partie de la gestion des connaissances dans son ensemble. Ils permettent aux formateurs d’organiser et de gérer le matériel de formation dans un lieu centralisé.
Un système de gestion des connaissances, d’autre part, permet aux utilisateurs (employés réguliers ou instructeurs) de stocker tous les types de connaissances dans un seul endroit. Cela permet aux utilisateurs de revoir le matériel de formation, qu’il s’agisse de documents ou de tutoriels vidéo, à tout moment. Cela aide les nouveaux arrivants et les employés à accéder à l’information rapidement et en temps réel, à en apprendre davantage sur l’entreprise et à prendre des décisions plus éclairées.
3. Réduire la duplication des connaissances
L’utilisation d’outils et d’applications multiples sur le lieu de travail peut entraîner la perte de données et la duplication des connaissances. Imaginez que vous travaillez sur une tâche pendant des jours pour découvrir qu’un des membres de votre équipe a fait la même chose il y a quelques mois. Vous vous sentirez certainement frustré parce que vous auriez pu prendre le temps de travailler sur d’autres tâches ou de bâtir sur ce qui a déjà été fait.
Un système intégré de gestion des connaissances avec un moteur de recherche robuste permettra d’éviter ce problème. Une fois les données organisées dans un emplacement centralisé, vous serez en mesure de localiser facilement ce que vous recherchez à l’aide d’une simple requête de recherche.
4. Accroître le service à la clientèle et le soutien à la clientèle
Chaque fois que nous interagissons avec un conseiller client ou support, nous nous attendons toujours à obtenir des réponses instantanément. Cela exerce une pression supplémentaire sur les entreprises pour qu’elles mettent à la disposition de leur main-d’œuvre les technologies les plus récentes qui leur permettront de fournir une assistance rapide.
Grâce à un système intégré de gestion des connaissances, les conseillers client ou support peuvent accéder rapidement à une riche base de connaissances. Cette base peut comprendre des questions fréquemment posées par les clients, des renseignements sur les produits ou services et d’autres renseignements utiles. Les clients peuvent obtenir leurs réponses rapidement et les agents de soutien seront en mesure de traiter plus efficacement les demandes.
Chaque initiative de mise en œuvre d’outils collaboratifs repose sur un certain nombre de facteurs. Faciliter le partage des connaissances et l’échange d’expertise représente l’un des principaux facteurs qui poussent les organisations à adopter une solution de digital workplace.
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Fares Laroui
Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.