Guide pratique sur l’utilisation de l’add-on OnlyOffice
‘Communiquer, collaborer, outiller et valoriser’ représentent les principaux piliers d’eXo Platform. Les fonctionnalités telles que les espaces, la gestion des documents ou encore la gestion des tâches constituent le point d’appui de notre solution de digital workplace.
Au fil des années, nos équipes ont travaillé sur diverses fonctionnalités et projets pour développer ces quatre piliers et fournir à nos clients une solution holistique capable de répondre à leurs besoins et attentes. Le porte-monnaie eXo, la gamification et les kudos représentent des exemples de projets qui viennent renforcer l’un nos piliers qu’est ‘la valorisation’
Concernant les parties collaboration et outillage, nous avons ressenti un besoin croissant de coédition de documents à partir de la plateforme. Par conséquent, nous avons décidé d’introduire une solutionde co-édition à notre dernière version en partenariat avec OnlyOffice.
Dans cet article, nous présenterons l’intégration ‘OnlyOffice’ ainsi que ses avantages.
OnlyOffice: Définition
OnlyOffice est une suite bureautique open-source développée par Ascensio System SIA et qui comprend des éditeurs de document en ligne pour les textes, les feuilles de calcul et les présentations qui sont parfaitement compatibles avec les formats de Microsoft Office. En s’associant avec OnlyOffice, eXo Platform complète ses intégrations par une alternative open source qui améliore l’expérience utilisateur et leur apporte une valeur ajoutée significative.
L’integration d’OnlyOffice dans eXo Platform offre un certain nombre d’avantages:
- Collaborer sur des documents en temps réel
- Suivre les changements et comparer les différentes versions
- Faciliter l’accès à l’information
- Réduire les doublons d’informations et maintenir les équipes sur la même voie
- Un déploiement sur site pour plus de contrôle
Comment utiliser l’add-on OnlyOffice:
Voyons maintenant étape par étape comment faire pour modifier les documents avec OnlyOffice.
Cette fonctionnalité est directement accessible depuis le flux d’activité via le bouton ‘Modifier en ligne’ en bas du document.
Vous avez la possibilité de voir ce bouton dans la barre d’actions lorsque vous ouvrez un document
Une fois que vous cliquez sur ‘modifier en ligne’, l’éditeur OnlyOffice sera chargé dans un nouvel onglet. Vous pouvez ensuite modifier le document à l’aide de fonctionnalités similaires à celles de Word, Excel et PowerPoint.
De plus OnlyOffice dispose d’un menu ‘collaboration’ dans lequel vous pouvez ajouter des commentaires, suivre, accepter et rejeter des modifications et choisir un mode d’affichage (édition, mode final et mode original).
Il existe dans le menu ‘Collaboration’ deux modes de co-édition: rapide et strict.
- Le mode ‘rapide’ est le mode par défaut qui permet d’afficher les changements effectués par les autres utilisateurs en temps réel
- Le mode ‘strict’ est sélectionné si vous souhaitez cacher les modifications apportées par les autres utilisateurs jusqu’à ce que vous décidez de les faire apparaître et ce en cliquant sur ‘enregistrer’
Une fois les modifications terminées, vous pouvez les versionner en cliquant sur ‘Enregistrer’ et en ajoutant un bref résumé des actions faites dans la barre supérieure. Vous avez aussi la possibilité d’enregistrer les modifications en fermant tout simplement l’onglet.
Un commentaire sera automatiquement généré sur la publication en question avec une brève description et accompagné d’une notification.
Une liste des différentes versions sera immédiatement générée contenant les noms des utilisateurs ayant effectué les modifications ainsi que la date et l’heure et un bref résumé des changements s’ils l’ont indiqué. Vous pouvez afficher, restaurer ou supprimer les versions sélectionnées.Vous pouvez également comparer les différentes versions en cliquant sur ‘comparer les versions sélectionnées’. De cette façon, les modifications seront mises en évidence et vous serez toujours en mesure de suivre les dernières modifications.
Permettre aux équipes de communiquer, collaborer et partager les connaissances est notre principal objectif chez eXo. Avec chaque nouvelle version, nous essayons d’offrir à nos clients une solution de digital workplace complète adaptée à leurs besoins.
L’add-on OnlyOffice représente le dernier ajout à notre solution. Il est déjà disponible en version d’essai gratuite dans notre version communautaire.
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Fares Laroui
Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.