Gestion des changements : 3 piliers pour réussir votre transformation digitale

La gestion des changements est un terme utilisé pour décrire toutes les sciences et approches relatives à la direction et la prise en charge d’équipes et d’organisations dans le cadre de changements organisationnels et procéduriers significatifs. Cette discipline est particulièrement pertinente par rapport aux changements concernant la transformation digitale auxquels la plupart des entreprises sont actuellement confrontées.

Quand nos clients modifient le mode de fonctionnement, de collaboration et de partage des connaissances de leurs entreprises, nous les aidons à identifier et à gérer les problèmes liés à la gestion des changements résultant de cette transformation digitale.

En tant que PDG d’eXo, je suis naturellement de près les défis liés à la gestion des changements de nos projets. Dans huit cas sur dix, je suis surpris du peu de connaissances des clients au sujet de ces défis quand ils se posent. Non seulement la plupart des entreprises ne sont pas équipées pour prendre en charge leur gestion des changements en interne, mais elles se lancent souvent dans le projet sans réfléchir à la question de la gestion des changements.

Pour démarrer ce processus de réflexion, nous utilisons le cadre de gestion des changements à trois piliers décrit ci-dessous. Il permet non seulement de structurer ce processus, mais couvre aussi tous les domaines de la gestion des changements et de l’adoption d’un projet de transformation digitale, dont certaines parties pourraient sinon être ignorées.

Nous appelons ce cadre de gestion des changements à trois piliers le PCG. P pour Produit, C pour Communication et G pour gestion communautaire.

P – Produit.

Le Produit fait référence à toute partie de notre projet de transformation digitale liée à la technologie. Que vous vouliez procéder à la digitalisation par l’introduction de nouveaux logiciels, d’ajouts internes à votre installation existante ou d’un nouveau processus numérique, vous devez réduire la friction numérique pour vos utilisateurs.

Interface utilisateur, difficulté d’utilisation, courbe des connaissances, modèle de couleurs, ce qu’il faut afficher ou masquer… Ce sont des éléments à prendre en considération afin d’améliorer l’expérience de votre utilisateur cible. Plus l’expérience est agréable, plus il est facile de modifier les modèles de comportement de vos utilisateurs.

La plupart des clients mettent l’accent sur la partie Produit, consacrant beaucoup de temps et d’énergie à perfectionner l’expérience numérique de l’utilisateur final, ajouter des fonctionnalités, personnaliser des développements et intégrations. Selon notre expérience, ce n’est pas la meilleure manière de garantir la gestion efficace des changements et le succès d’un projet. Plus la confrontation entre l’utilisateur final et la technologie est reportée, plus le risque est grand d’aller trop loin dans la mauvaise direction. De même, davantage de développements et de fonctionnalités entraînent une courbe des connaissances plus complexe pour l’utilisateur final. Une approche plus flexible visant à introduire un pilote le plus tôt possible et de l’améliorer en fonction du feed-back de l’utilisateur est souvent la meilleure manière d’obtenir des résultats.

Un autre risque consiste à interrompre votre réflexion durant la partie Produit. En effet, quelle que soit la technologie, elle n’effectue jamais les modifications elle-même – ce qui nous amène à la deuxième partie de notre cadre PCG.

C – Communication.

La communication concernant votre projet est un pilier important pour toute stratégie de gestion des changements. Premièrement, la communication peut permettre d’expliquer les raisons de votre initiative ainsi que les avantages possibles pour l’utilisateur – qu’est-ce que j’y gagne ? Si tous vos utilisateurs identifient les avantages du nouveau processus pour ces tâches quotidiennes, vous avez déjà au moins fait la moitié du travail.

La communication permet également de positionner votre projet au sein de votre vision et culture d’entreprise. Pourquoi voulez-vous essayer de numériser ? Quelle est la vision de l’entreprise et comment peut-elle bénéficier de cette transformation numérique ? Un lien étroit entre votre culture d’entreprise et tout projet ambitieux est la clé pour impliquer votre public d’utilisateurs cibles.

Enfin, la communication sert à susciter des attentes et de l’élan pour votre projet. L’objectif consiste ici à susciter l’attention de vos utilisateurs et les inciter à essayer. Il convient cependant de veiller à faire des promesses réalisables pour éviter de créer un fossé entre les promesses et la réalité.

Bien entendu, la communication seule ne suffit pas, mais c’est une condition pour toute initiative de transformation digitale . Que se passe-t-il lorsque vous avez convaincu vos utilisateurs d’essayer ?

G – Gestion communautaire

Le terme gestion communautaire est souvent utilisé en lien avec les réseaux sociaux des entreprises et l’adoption de nouveaux comportements au travail. Dans le contexte de la transformation digitale, nous l’utilisons plus largement pour regrouper toutes les initiatives visant à promouvoir certains comportements jour après jour.

En effet, lorsque votre processus numérique fonctionne de manière optimale et que vous avez largement communiqué à propos de ses avantages, vous devez encore impliquer vos utilisateurs et les aider à adopter progressivement le changement. Fournir un soutien technique, un service d’assistance, encourager les comportements appropriés par la ludification, identifier les utilisateurs qui rencontrent des problèmes et les aider – tout cela fait partie des éléments à prendre en compte dans ce processus de réflexion.

Une fois que vous avez identifié tous les domaines de fiction possible couverts par le PCG et la façon de les gérer, vous disposez d’un plan solide pour réussir votre gestion des changements ainsi que votre projet de transformation digitale. Chaque aspect de votre plan doit être accompagné d’un calendrier, d’ICP et d’une définition claire des rôles et responsabilités.

Pour cet article, j’ai collaboré avec notre expert en gestion des changements, Morgan Argondicco. J’espère que vous l’avez trouvé intéressant. Nous sommes toujours à la recherche de nouvelles idées et réactions ! Laissez-nous un commentaire…

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Veronika Mazour

Je suis la directrice générale d'eXo Platform (une solution de digital workplace open source), une entreprise que j'ai co-fondée pendant mes études et dans laquelle je suis revenue après plusieurs années passées dans le secteur bancaire et dans le conseil. Je blogue sur les nouvelles méthodes de travail, sur l'open-source et la souveraineté. Parfois, je blogue également sur mes propres centres d'intérêt, comme que le développement personnel, l'équilibre vie pro/perso, le développement durable et l'égalité hommes/femmes.