eXo Platform réinvente la diffusion des actualités dans l’entreprise
Publier les actualités de l’entreprise est au coeur du métier des communicants.
Traditionnellement des outils de gestion de contenu (CMS) sont utilisés pour cette activité. Ils ont l’avantage de mettre en avant la communication descendante, mais manquent de facilité et de souplesse dans leur utilisation. En particulier, ils offrent peu d’interactions au lecteur. Par ailleurs, ils nécessitent une connaissance des outils de gestion de contenu, ce qui ne facilite pas le travail des communicants.
Plus récemment, les réseaux sociaux ont permis d’ajouter un canal de communication supplémentaire à l’outillage des communicants, plus interactif et invitant à la convivialité. Cependant, cette communication dite sociale est beaucoup moins officielle et reste perçue comme telle.
Avec la nouvelle application News, eXo Platform met à disposition des communicants un outil innovant qui ajoute du liant et crée des synergies entre ces deux modèles.
L’esprit de la nouvelle fonction News chez eXo
L’application News permet aux collaborateurs de créer des annonces et actualités de manière intuitive, sans aucune formation préalable aux outils ou langages de programmation, ce qui facilite le travail des communicants.
Elle permet d’allier la qualité de l’information avec la facilité d’interaction et de consommation de cette information.
A tous les niveaux, la fonction News fluidifie la manière dont l’information circule dans l’entreprise et permet aux communicants d’utiliser des contenus plus variés, issus du terrain. En effet, grâce à un usage accessible à tous, elle incite les collaborateurs à proposer du contenu.
Rédiger un article
Depuis le fil d’actualité de l’espace, un utilisateur ayant les droits de rédacteur peut rédiger une actualité. La rédaction se fait grâce à un éditeur de text formaté (rich text editor), enrichi de fonctions simples d’insertion d’images et de vidéos. Le rédacteur peut également ajouter un titre, une courte description et des fichiers essentiels à sa communication.
Dès que le rédacteur initie son article, un brouillon est sauvé automatiquement. Le rédacteur pourra y revenir à tout moment pour compléter ou corriger son texte.
Quand l’article est posté, il apparaît dans le fil d’activité de l’espace dans lequel il a été rédigé. Il est néanmoins possible pour le rédacteur à tout moment de revenir sur son article pour y apporter des corrections ou des compléments d’information.
Publier un article
Un article rédigé et posté dans le fil d’actualité de son espace d’origine, n’est visible qu’aux membres de cet espace. Toutefois, le communicant ayant des droits privilégiés peut le mettre en avant en le publiant à la une ou dans d’autres pages et endroits prévus à cet effet dans la structure de la plateforme.
Une fois l’article publié, il est visible par tous les collaborateurs de l’entreprise ou par une audience plus restreinte ayant accès à la page en question.
A tout moment, le communicant peut dé-publier ou remplacer son actualité par une autre, avec la même facilité.
Réagir à un article
Une fois l’article posté, les lecteurs peuvent montrer leur appréciation (like) et/ou réagir en commentant.
L’article peut également être partagé avec d’autres espaces – ceci peut être utile dans le cas d’une communication qui s’adresse à plusieurs équipes par exemple. Lors du partage, un ou plusieurs espaces de destination peuvent être choisis et un texte d’accompagnement ou de “curation” peut être ajouté en amont.
Stocker les articles
Les articles sont centralisés au sein de l’application News, accessible par chaque collaborateur. Il peut y voir tous les articles auxquels il a le droit : ceux qui ont été publiés à la une ou postés dans les espaces dont il est membre.
L’utilisateur peut filtrer les actualités ou les rechercher de manière plus fine grâce aux mots clés. Ainsi, il aura tout loisir de retrouver l’information qui l’intéresse et éventuellement de la redécouvrir.
Mesurer son audience
L’application permet de suivre le taux d’audience (reach) de chaque article – le nombre de vues ainsi que le détail des partages effectués sont enregistrés et affichés pour chaque article.
Exemple d’usage – communication descendante
Prenez l’exemple récurrent d’une information transmise par des communicants (direction de la communication, direction des ressources humaines, direction informatique, etc.).
A partir de leur espace interne, un rédacteur rédige un article et le poste.
Ses collègues et son manager réagissent et apportent des correctifs à son écrit, directement ou à travers des commentaires pris en compte par le rédacteur lui même.
Le manager, et/ou le rédacteur selon ses droits, publie ensuite l’article à la une dans le carrousel d’informations. Tous les collaborateurs de l’entreprise sont informés de la diffusion d’un tel article, et ils peuvent ainsi en prendre connaissance.
Le cas échéant, ils pourront le partager dans l’espace de leur choix pour attirer l’attention de leur groupe de travail sur une actualité.
Exemple d’usage – communication ascendante
Prenons l’exemple d’une équipe projet qui prend note de l’avancement (jalon clé, fin du projet) et publie une actualité sur le sujet, dans l’espace de l’équipe projet. Estimant l’article intéressant et devant être partagé avec plus de personnes, le chef de projet partage l’article dans d’autres espaces ainsi que dans l’espace des communicants qui peuvent ensuite rendre ce contenu plus visible, en le publiant pour une audience plus large.
Ainsi, d’un point de vue initialement opérationnel partagé au sein d’une équipe, un article est ensuite diffusé à une audience plus importante. L’équipe projet s’en trouve valorisée dans son travail et la communication transversale au sein de votre organisation s’en trouve également améliorée.
Disponibilité
La première version de l’application News est d’ores et déjà disponible en tant qu’add-on. Alors, n’hésitez pas, faites-nous part de votre intérêt pour découvrir cette nouvelle manière de communiquer, simplement et rapidement.
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Fares Laroui
Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.