‘Espace numérique de travail’ est un terme que l’on retrouve communément dans le langage courant.
Il s’est démocratisé par son usage dans le milieu de l’enseignement où ce type d’outils est très largement utilisé pour interconnecter les étudiants, professeurs, parents et autres parties prenantes de ce milieu.
Est-ce que pour autant ce terme est uniquement réservé au monde de l’apprentissage ? Un terme aussi générique n’a-t-il pas de sens dans d’autres contextes ? Il est légitime de se poser la question et de ce que veut dire ce terme.
Espace numérique de travail (ENT) est le terme “historique” et la traduction française du mot Digital Workplace. En effet, ce terme très en vogue dernièrement est passé dans le langage courant français où il va devoir remplacer l’expression « espace numérique de travail ». Pourtant, ils veulent tous deux désigner la même chose, et la majorité des définitions d’une Digital Workplace commence par “ c’est un espace/environnement numérique de travail”.
Depuis l’apparition de ces termes il y a une dizaine d’année, les concepts sous-jacents n’ont eu de cesse d’évoluer et on peut trouver autant de définitions que d’avis.
On peut définir un Espace Numérique de Travail comme un lieu de travail dématérialisé constitué d’un ensemble d’outils numériques inter-opérés permettant à un collaborateur de retrouver :
On peut définir un Espace Numérique de Travail comme un lieu de travail dématérialisé constitué d’un ensemble d’outils numériques inter-opérés permettant à un collaborateur de retrouver :
On peut voir l’espace numérique de travail comme l’évolution des intranets ou des portails d’entreprises qui ont initié cette centralisation de ressources ou d’outils. L’espace numérique va se démarquer par son interopérabilité entre les outils numériques et sa plus grande ouverture dans la communication, le partage de l’information et la collaboration.
Si dans les dernières décennies, on pouvait faire la distinction entre les termes « Environnement Numérique de Travail » et « Espace Numérique de Travail », ils sont utilisés aujourd’hui de manière indistincte, les deux termes étant souvent utilisés comme synonymes.
En effet, l’Environnement Numérique de Travail correspondait initialement à l’ensemble des moyens numériques (ordinateurs, logiciels) mis à disposition des employés pour réaliser leurs activités alors qu’un Espace Numérique de Travail correspondait à un outil numérique qui pouvait fournir plusieurs services mais ne couvrait pas la totalité des besoins.
Cependant, avec les nouvelles formes d’Espaces Numériques de Travail ou Digital Workplace qui visent à fournir un unique environnement avec l’ensemble des outils centralisés et inter-opérés, la barrière est quasi inexistante entre les deux termes.
Au sein même des communautés IT, on retrouve l’utilisation des deux termes de manière similaire.
Si précédemment l’activité d’une entreprise était centralisée en un seul lieu, ce mode de fonctionnement est depuis longtemps dépassé. La mondialisation et le développement du numérique, tel qu’Internet, a développé les collaborations à distance et la culture du lieu de travail moderne a radicalement changé. Le travail en mobilité est de plus en plus plébiscité et la récente crise sanitaire n’a fait qu’accélérer et ancrer cette pratique de travail à distance.
On comprend donc aisément que l’activité d’une entreprise ne peut plus se résumer à un environnement physique. Afin de permettre cette mobilité, aussi bien au sein de l’entreprise qu’en dehors, il est important de fournir au collaborateur un espace numérique de travail qui sera le prolongement de son lieu physique.
La flexibilité ne se limite pas uniquement à une souplesse dans la mobilité géographique. Les mentalités autour des horaires de travail évoluent également. On voit émerger dans la nouvelle génération de collaborateurs une volonté de trouver une osmose entre vie personnelle et vie professionnelle. Disposer d’une flexibilité dans les horaires de travail afin d’avoir une meilleure organisation entre vie personnelle et vie professionnelle est un souhait de plus en plus présent.
Un espace numérique de travail procure cette flexibilité. Les collaborateurs pourront se connecter depuis n’importe où et à n’importe quelle heure.
Les entreprises cherchent actuellement à atteindre au maximum un mode d’organisation basé sur la collaboration. Un des piliers de ce mode de fonctionnement est la libération des échanges et une communication permanente et fluide entre les collaborateurs.
Les espaces numériques de travail contribuent à fournir les bonnes conditions et outils permettant l’atteinte d’un tel objectif. De part cet environnement numérique propice aux échanges, les collaborateurs vont être en mesure de pouvoir trouver de nouvelles idées ensemble, échanger des connaissances et réaliser des projets.
Un deuxième pilier de la collaboration est la mise en commun des ressources et une transparence totale. Les espaces numériques vont permettre d’encourager cette mise en commun et cette transparence, les collaborateurs auront une meilleure vision de l’avancement des projets et de l’impact de leurs contributions développant ainsi l’engagement à l’objectif commun.
Fournir une unité de lieu, peu importe la localisation des collaborateurs, va permettre une centralisation des informations et un accès simplifié à la connaissance accumulée par l’ensemble de l’organisation. Cet espace numérique va contribuer à diffuser la connaissance dans toute l’organisation et à gérer son cycle de vie afin de fournir l’information la plus pertinente.
En ouvrant les échanges, les personnes vont pouvoir exposer leurs problèmes plus facilement et rechercher des solutions auprès d’autres collaborateurs. En mettant en commun les différentes compétences, le savoir va se répandre et les collaborateurs vont pouvoir monter en compétence d’une manière simplifiée. Un environnement numérique va donner l’opportunité à l’un de valoriser ses compétences afin d’aider l’autre qui se sentira soutenu et se verra progresser.
Ce partage du savoir va permettre une transmission facilitée et va ainsi pérenniser la valeur ajoutée développée par l’entreprise au fil du temps.
On a pu voir précédemment qu’un Espace Numérique de Travail inclut un ensemble d’outils ou de services afin de réaliser les activités des collaborateurs.
Ces éléments varient d’un espace numérique à un autre afin de répondre aux besoins et aux spécificités de chaque organisation mais on retrouve généralement les composants suivants :
(chat, visioconférence)
L’usage d’un Espace Numérique de Travail dans le milieu éducatif va être différent du cadre professionnel. En particulier en France, ce qu’est un ENT et à quel usage il répond est cadré. Un ENT doit correspondre à une définition, une architecture de référence, des exigences et des recommandations définies dans la version 6.4 du schéma directeur des espaces numériques de travail (SDET).
Il est d’ailleurs intéressant de noter que les termes Espace Numérique de Travail ou Environnement Numérique de Travail (ENT) sont principalement utilisés dans ce domaine. Si vous effectuez une recherche sur les principaux moteurs de recherche actuels avec ces termes, une très grande majorité des résultats sera associée au domaine académique. Comme mentionné un peu plus tôt le domaine professionnel utilisera plus l’anglicisme de Digital Workplace.
A ce titre un ENT pour l’éducation Nationale Française est :
“un ensemble intégré de services numériques choisis et mis à disposition de tous les acteurs de la communauté éducative d’une ou plusieurs écoles ou d’un ou plusieurs établissements scolaires dans un cadre de confiance défini par un schéma directeur des ENT et par ses annexes. Il constitue un point d’entrée unifié permettant à l’utilisateur d’accéder, selon son profil et son niveau d’habilitation, à ses services et contenus numériques. Il offre un lieu d’échange et de collaboration entre ses usagers, et avec d’autres communautés en relation avec l’école ou l’établissement.”
Si ce schéma d’architecture nous donne une bonne idée de l’usage dans le cadre académique, l’ENT va permettre entre autre de fournir un environnement de :
travail pour l’ensemble du personnel des collectivités territoriales, du ministère de l’éducation, du corps enseignant
ou des intervenants dans la préparation et l’application du projet pédagogique des établissements
d’apprentissage et de communication entre les élèves et le corps enseignant
de partage et de communication entre les parents d’élèves et le corps enseignant
A ce titre une emphase particulière va être mise sur les outils de gestion de la connaissance et du suivi de la vie de l’élève durant sa scolarité.
Entre tous les secteurs, les gouvernements et les autorités publiques sont plus que jamais concernées par les Espaces Numériques de Travail. De part leur activité et un héritage historique, un bon nombre de ces organisations dispose d’une organisation hierarchique et une communication cloisonnée.
Conscients de la nécessité d’évoluer afin de répondre aux besoins de la société, les autorités cherchent à décloisonner leur organisation et à atteindre un mode de fonctionnement plus agile et collaboratif.
C’est là où les Espaces Numériques de Travail vont permettre de fournir les outils indispensables à cette transformation organisationnelle. Ces environnements numériques vont également aider à répondre aux problématiques de la mobilité et de la répartition d’un grand nombre d’employés sur un territoire étendu auquel ils sont confrontés.
La collaboration inter-agences va pouvoir être plus efficace grâce aux ENT. Des espaces communs insisteront le partage d’information et la collaboration.
Certains auront déjà pris le train de la transformation depuis des années, avec les portails ou les intranets, et ils vont vouloir rentabiliser ces premiers investissements. Mettre ces environnements numériques au goût du jour pour avoir un véritable ENT moderne ne sera pas forcement la priorité. La question du coût vs bénéfice ne sera que plus présente.
Cependant impacté plus que quiconque par la crise du COVID, les autorités, à tous niveaux, devant gérer l’état d’urgence et en toutes conditions, se sont rendu compte de la nécessité de ces solutions.
Le besoin premier est généralement la communication. Souvent cloisonnée, l’ENT va faciliter l’accès à l’information entre les différents services. En plus de la communication institutionnelle très souvent top down, l’environnement numérique de travail donnera une plus grande liberté d’échange et de partage à tous les niveaux, particulièrement pour les agents du service public sur le terrain. C’est là où les fonctionnalités d’articles et de publication entre autres vont permettre cette diffusion de l’information.
Le deuxième va être le décloisonnement de l’organisation afin de favoriser la collaboration. S’appuyant fortement sur les notions d’espaces de collaboration afin que les équipes puissent travailler entre elles, coordonner, trouver de nouvelle idées ou bien prendre des décisions sera important.
Le domaine de la Justice est probablement l’un des plus bureaucratiques où le papier fait encore loi.
Pourtant il est inévitable que ce domaine saute le pas du numérique. Les Espaces Numériques de Travail ont également leur rôle à jouer ici aussi.
Pour des raisons juridiques, la moindre information dans les procédures juridiques est documentée. Le plus grand défi est donc la gestion documentaire et l’accès facile à tout moment pour les différentes parties prenantes. Les Espaces Numériques permettent un stockage et un accès facilité à l’ensemble des parties prenantes de la procédure juridique. La résistance au changement est néanmoins importante dans ce milieu très procédurier qui hérite d’usage historique. Il est important de permettre le même travail qu’avec le papier, basé sur l’édition en ligne, mais également de faciliter l’accès aux sources de droits auxquels les juges et autres parties prenantes du milieu ont besoin de se référer constamment.
Bien évidemment le besoin de garantir l’exactitude, l’authenticité et l’in-falsification des documents est primordiale.
En Europe, la Commission Européenne pour l’Efficacité de la Justice (CEPEJ) pousse dans ce sens. La difficulté réside dans l’harmonisation des usages entre les différents pays membres. L’état des lieux n’est pas le même pour tous les pays et certains sont plus avancés que d’autres.
La Suisse par exemple souhaite aller jusqu’à la gestion numérique totale de la procédure judiciaire : dépôt de pièces, convocations, décisions, consultations des dossiers avec droits accès personnalisés, travail en temps réel, le tout à travers un accès unique.
Le domaine financier est également concerné par l’utilisation d’Espaces Numériques de Travail pour gagner en performance et il doit faire face pour cela à plusieurs challenges :
Dans le cas particulier du secteur bancaire, l’accent est de plus en plus mis sur la relation autour du client. Les ENT vont permettre, en plus des avantages propres à l’entreprise, de créer plus facilement des liens avec le client au travers d’espaces et de services propre à eux. Et cela peu importe l’endroit ou l’heure.
Les outils de votre Espace Numérique de Travail varient en fonction de l’usage et du domaine de votre organisation . De manière globale on retrouvera :
Outils | Détails |
---|---|
Articles | Donner la possibilité aux utilisateurs de rédiger des contenus riches, de les adresser au travers de différents canaux au sein de l’ENT afin de toucher différentes audiences. |
Forum | Permettre l’organisation de discussions thématiques et hiérarchisées. |
Messagerie | Envoi de messages asynchrones internes à l’ENT (Inmail) ou externes (e-mail). |
Chat | Envoi de messages instantanés à un ou plusieurs utilisateurs (chat room privée ou chat d’espace) |
Visioconférence | Outil de visioconférence permettant les réunions à distance et l’enregistrement des sessions. |
Sondage | Outil permettant d’interroger les utilisateurs et de récolter les avis de manière simple et structurée. |
Fil d’activité | Page de centralisation des activités permettant une vue globale des actions du moment sur tout ou une partie de l’ENT |
Tâche | Gestion et coordination d’actions permettant le partage efficace et le suivi du travail en groupe. |
Agenda | Gestion des réunions et rendez-vous entre plusieurs utilisateurs de l’ENT |
Wiki | Outil de capitalisation de connaissances sous forme de contenu riche (texte, image, vidéo, lien, ...) organisé en arborescence |
Calendrier | Gestion des évènements de l’organisation et suivi des invitations et de participants |
Outil d’idéation | Outil de partage et de mise en commun d’idées en vue d’une démarche de développement : mindmap, tableau blanc, post-it numérique, boite à idées, ... |
Espace collaboratif | Espace de partage et de travail permettant de regrouper des groupes d’utilisateurs autour d’un sujet ou un projet donné. On pourra y retrouver tout ou partie des différents outils. |
Gestion documentaire | Espace de stockage documentaire permettant le stockage, l’organisation et la gestion du cycle de vie des documents |
Visionneuse de fichier | Outil permettant la lecture de différents types de fichiers (bureautique, image, vidéo, ...) |
Éditeur en ligne | Outil de création et de modification de documents de type bureautique (word, excel, power point) |
Outils métiers | Outils spécifiques à une activité de l’entreprise (comptabilité, production, approvisionnement, ...) |
Gestion des processus | Outil d’automatisation et de gestion de processus interne ou externe de type Business process management (BPM) |
Gamification | Outil d’attribution de points et de badges en fonction des actions afin d’inciter les pratiques collaboratives par le jeu |
Programme de récompenses | Outil de rétribution permettant la transformation des récompenses de gamification en récompenses physiques . |
Tableau de bord | Outil de centralisation d’informations personnelles ou collectives provenant des différents outils |
Centre d’application | Portail d’accès rapide à l’ensemble des outils de l’ENT ou des outils métiers externes à l’ENT |
Notification | Outil d’avertissement des activités au sein de l’ENT |
Moteur de recherche | Outil de recherche permettant de trouver des ressources sur l’ensemble de l’ENT |
Annuaire des utilisateurs | Outil listant l’ensemble des utilisateurs de l’ENT |
Annuaire des espaces | Outil listant les espaces collaboratifs de l’ENT |
Outil de statistique | Outil de suivi de l’activité et de l’usage de l’ENT permettant une évaluation de l’appropriation |
Gestion des paramètres | Outil de gestion des préférences utilisateurs |
CMS | Outil de personnalisation des pages de l’ENT en vue de l’adapter au besoin de l’entreprise. |
Que l’on parle d’Espace Numérique de Travail ou d’Environnement Numérique de Travail dans un contexte où un autre, au final les avantages vont être significativement les mêmes. Déployer un ENT au sein d’une organisation publique ou privée aura pour avantages de :
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur l’espace numérique de travail, avec toutes les réponses en un seul endroit.
On peut définir un Espace Numérique de Travail comme un lieu de travail dématérialisé constitué d’un ensemble d’outils numérique inter-opérés permettant à un employé de retrouver :
On peut voir l’espace numérique de travail comme l’évolution des intranets ou des portails d’entreprise qui on initié cette centralisation de ressources ou d’outils. L’espace numérique va se démarquer par son interopérabilité entre les outils numérique et sa plus grande ouverture dans la communication, le partage de l’information et la collaboration.
➝ Trouvez la définition complète d’un un Espace Numérique de Travail (ENT)
Un intranet est une sorte de site web interne d’une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs et employés. Dans sa forme la plus simple, ce site web présente les actualités et les informations de l’entreprise.
Ces éléments vont varier d’un espace numérique à un autre afin de répondre aux besoins et spécificités de chaque organisations mais on retrouvera généralement au travers d’un accès unique les composants suivants :
➝ Découvrez les services proposées par un Espace Numérique de Travail (ENT)
Les outils de votre Espace Numérique de Travail varient en fonction de l’usage et du domaine de votre organisation . De manière globale on retrouvera :
➝ Découvrez la liste complète des outils d’un Espace Numérique de Travail
Que l’on parle d’Espace Numérique de Travail ou d’Environnement Numérique de Travail dans un contexte où un autre, au final les avantages vont être significativement les mêmes. Déployer un ENT au sein d’une organisation publique ou privée aura pour avantages de :
➝ Découvrez les avantages d’un Espace Numérique de Travail (ENT) ?