Comment une solution de digital workplace peut aider la finance?
Nous vivons aujourd’hui dans un monde d’incertitude économique, d’instabilité et d’évolution technologique rapide.
Les financiers sont plus indispensables que jamais pour les entreprises de nos jours. Quelle que soit la taille de l’organisation, la contribution de l’équipe financière est beaucoup trop souvent méconnue par les autres départements dans la réalisation de leurs objectifs.
Généralement, la fonction financière est perçue comme les ” personnes ” qui les retiennent ou qui ne veulent pas participer à la prise de décisions importantes.
De plus, ce silo fait en sorte que les services financiers omettent d’autres départements dans certains processus opérationnels importants, y compris la budgétisation et l’établissement de rapports.
Malheureusement, cette situation entraîne une profonde déconnexion, qui peut avoir de graves conséquences pour l’organisation (dépenses excessives, mauvaise allocation des ressources, fonds non utilisés,…).
Briser les silos
Les équipes financières aimeraient généralement combler ce gap. Cependant, ils ont souvent du mal à trouver suffisamment de temps pour leurs propres activités.
Année après année, le volume et la complexité des données des entreprises augmentent de manière exponentielle.
Elles passent encore un temps considérable à traiter manuellement les transactions et sont coincées dans des tableurs.
En outre, des processus importants tels que la budgétisation et la prévision, l’analyse et le reporting ou la consolidation financière et la clôture restent isolés dans des silos inefficaces, séparés les uns des autres, et nécessitent beaucoup d’efforts.
Ces situations peuvent sembler critiques, mais une collaboration accrue entre l’équipe financière et leurs collègues permettrait de résoudre le problème.
Idéalement, le service financier devrait collaborer avec les autres départements pour atteindre et formuler des objectifs.
En faisant comprendre à vos équipes financières leur impact stratégique au sein de leur structure, elles peuvent rester en contact et travailler plus efficacement.
Identifier et combler les gaps
De nos jours, la “collaboration” est devenue une sorte de buzzword dans le monde de l’entreprise.
Ce qui est important, c’est de repérer des éléments d’action concrets afin de favoriser la collaboration.
Avec la bonne plate-forme, vous pouvez aider à réduire ou à éliminer certaines lacunes. Disposer d’une telle plate-forme vous permettra à la fois d’alléger la pression sur les équipes financières et d’améliorer la rapidité et la fluidité de vos processus financiers.
En effet, si vos équipes font face à des contenus difficilement accessibles, une plate-forme intégrée permettra à vos collaborateurs d’accéder facilement aux informations dont ils ont besoin.
Par exemple, certaines activités comme l’audit ou la préparation des déclarations fiscales exigent une quantité considérable de collecte et de suivi de données. Faciliter l’accès à ces éléments est essentiel pour la productivité des équipes financières.
La seconde difficulté à laquelle l’équipe financière peut être confrontée est de savoir le stockage de ces données.
De nombreuses entreprises font face à un certain nombre de silos de ces données, ce qui rend difficile la collaboration et les échanges entre employés au sein de l’organisation.
Une plateforme de digital workplace offrant un système de gestion documentaire, centralisant le stockage de ces données tout en assurant un moyen sécurisé d’échange et de collaboration, est une réponse à cette problématique.
Un autre obstacle auquel les entreprises sont confrontées est l’absence d’un système intégré.
Les équipes comptables et financières, par exemple, utilisent souvent plusieurs applications métier.
L’intégration et la fédération de toutes ces applications en un seul lieu peut aider votre personnel à gagner du temps – en accédant à toute application, document ou information et en collaborant sans quitter la plate-forme de digital workplace.
Dans les moyennes et grandes entreprises, les employés ont besoin d’outils leur permettant d’identifier rapidement leurs collègues possédant l’expertise nécessaire pour les aider dans certains domaines et comprendre l’expérience de la société sur certains sujets.
Par exemple le travail que celle-ci a déjà effectué pour certains clients grâce à une base de connaissances. Le fait d’avoir cette information facilement accessible par le biais de votre digital workplace améliore la productivité des employés, ce qui permet aux gens de partager rapidement leur expertise et de localiser les connaissances internes.
En se renforçant grâce à la mise en œuvre de solutions technologiques, l’équipe financière peut renforcer sa pertinence, créer plus de valeur et devenir un élément plus fondamental de l’organisation.
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Walid Hamrouni
Je suis un spécialiste en marketing produit et un passionné de la technologie. Mon rôle chez eXo est de soutenir les activités marketing et opérationnelles de notre outil de travail collaboratif. Je blogue principalement sur la transformation digitale, la collaboration, la technologie open-source et l'utilisation de la plateforme collaborative eXo.