Comment Préparer le Lancement de Votre Réseau Social d’Entreprise Avec Succès

Le réseau social d’entreprise (RSE) est le fer de lance de la transformation du digital workplace. Avec la mutation des entreprises vers le digital workplace, on note également un changement dans la manière de collaborer.

Celui-ci permet aux utilisateurs de communiquer et de collaborer indépendamment de leur emplacement physique.

Le RSE est au coeur du digital workplace, apportant de nouvelles opportunités de collaboration en temp-réel, mais également d’échanges plus constructifs. Cet intranet 2.0 soutient votre transformation digitale.

À l’aide de puissantes fonctionnalités, il permet de maximiser l’engagement de vos collaborateurs, le partage des connaissances ainsi que la productivité.

Dans cet article, nous essayerons de vous donner quelques astuces pour préparer le déploiement de votre projet RSE avec succès.

En effet, une bonne préparation étant de mise afin de capitaliser sur celui-ci.

Planifier la stratégie de votre réseau social d’entreprise

Aligner la stratégie de votre réseau social à celui de votre entreprise

Comprendre où en est votre entreprise est crucial. Que celle-ci soit dynamique ou stable, en expansion ou en contraction, les deux stratégies doivent être alignées. Ainsi, cela vous donnera l’opportunité de montrer comment votre RSE peut vous permettre d’atteindre les objectifs de votre stratégie d’entreprise.

Afin de formuler votre stratégie, il est nécessaire de prendre en considération certains facteurs préliminaires. En effet, le type, la taille, la complexité et les objectifs de votre entreprise sont des considérations clés. D’ailleurs, les stratégies varient selon votre situation, par exemple une start-up avec une équipe réduite adoptera une approche différente d’une grande entreprise.

De même que ce qui est valable pour une administration, ne l’est pas nécessairement pour une entreprise IT. Il en est de même pour ce qui est du type d’activité (industrie, secteur public) ou de sa complexité (multinationale dispersée sur plusieurs fuseaux horaires).

Avoir une vision pour votre réseau social d’entreprise

La clé du succès de la mise en oeuvre de votre réseau social d’entreprise est de bien savoir ce que vous voulez. Avoir une vision claire vous permettra de concevoir votre projet afin de réussir à atteindre vos objectifs, mais également de prioriser vos besoins.

Cette vision permettra également à votre équipe de projet de rester concentrée sur ce qui doit être fait, tout en veillant à garantir la pertinence d’éventuelles modifications futures. De plus, de la stratégie et de la vision découlent la mission de votre entreprise.

Celle de votre RSE devra clarifier aux parties prenantes clés les raisons de son existence, mais également comment celui ci est censé les servir.

Un exemple de mission pourrait être: “Notre réseau social d’entreprise sera le lieu où nos employés pourront communiquer et collaborer, afin d’assurer l’excellence de nos services et de stimuler l’innovation”.

Il est également nécessaire de donner à votre vision de la consistance, voici quelques pistes pour vous aider à l’élaborer:

• Quelles sont les retombées attendues de la mise en place d’un réseau social d’entreprise?

• Existe-t-il des KPIs qui peuvent être pertinents?

• Quel est le cadre et le champ d’application du RSE?

• Comment la mise en place du RSE va affecter le quotidien d’un collaborateur?

Détailler votre vision le plus possible vous permettra d’avoir une meilleur idée de son but, mais également de faciliter sa réalisation.

Impliquer les intervenants clés

C’est à dire, les départements qui seront vraisemblablement responsable de la gestion de votre RSE après sa mise en place, ou alors ses utilisateurs les plus influents. Nous pouvons probablement estimer que les départements Informatique, Ressources Humaines et Communication seront amenés à le gérer.

Inclure durant le processus des utilisateurs à vocation plus opérationnelle peut être extrêmement utile, sachant que ceux-ci sont les premiers utilisateurs de la solution, mais également leur permettre un meilleur contrôle de celle-ci.

Enfin, l’implication de l’équipe de direction, leur apport et leur engagement en prêchant par l’exemple est déterminant.

Montrer l’apport de votre réseau social d’entreprise au sein de votre organisation

Identifier les domaines de création de valeur

Suite à la planification de votre stratégie,les chantiers ayant le plus fort apport de valeur devront être posés. L’équipe de projet devrait à cette étape, montrer les avantages clés à l’adoption de ce nouvel outil.

Ce processus doit permettre de mettre en évidence, l’impact de votre RSE sur les différentes fonctions de votre entreprise. De plus, il doit également permettre de mettre en lumière quelles fonctions auront le plus grand impact sur le succès de votre stratégie de déploiement.

Pour cela, il est nécessaire d’effectuer quelques recherches sur l’usage de votre intranet 2.0.

Des domaines typiques de création de valeur peuvent être:

• Communication “top-down” via blog ou actualité, ainsi que leur juxtaposition avec les nouvelles interactions sociales de votre RSE, promouvant votre nouvelle culture de communication interne

• Partage et gestion des connaissances pour chaque domaine d’activité

• Identification des compétences (ou experts) au sein de votre organisation, à l’aide d’un outil de recherche ou d’un répertoire de profils

• Espaces dédiées pour chaque département, afin de mieux collaborer, et de permettre l’échange d’expériences au service des clients.

• Espace dédié à toutes les informations RH, incluant les opportunités internes, les formations etc…

• Espace dédié aux équipes de projets pour interagir

Différencier communautés et sites

L’identification et la gestion adéquate de vos communautés et sites sera un des facteurs déterminant l’impact qu’aura votre RSE:

• Une communauté (espace ou groupe dédié) est généralement départemental ou lié à un projet. Ses membres l’utilisent dans le but de collaborer, partager des ressources, de partager des mises à jour ou questionner ses collaborateurs

• Un site quant à lui est plus basé sur du contenu. Il est donc plus probable d’y trouver des champs distincts pour les actualités, documents ou autre éléments

Une manière de gérer ceux-ci avec succès est d’assigner à chaque site ou communauté un responsable (ou community manager).

Être mobile

Durant le processus de réflexion autour de votre RSE, il faut également prendre en considération la mobilité.

Il est fort probable que vos collaborateurs aient envie d’avoir accès à ce dernier, depuis leurs tablettes ou smartphones. De plus la mobilité de votre plateforme est un vecteur d’adoption et d’engagement.

Planifier le lancement de votre réseau social d’entreprise

Créer un “momentum”

Votre créativité permettra de créer un engouement autour de votre nouvel outil. Vous pouvez par exemple créer de petites vidéos, afin d’annoncer le lancement de votre RSE. Ainsi, cela favorisera l’adoption et l’engagement de ce dernier.

Un lancement progressif (si nécessaire)

Dans un précédent article, nous vous faisions part d’adopter un lancement par phases afin d’éviter l’échec du déploiement de votre intranet.

En effet, chaque entreprise étant différente, il est donc préférable de rendre accessible votre RSE de manière progressive.

Que ce soit pour le besoin d’un projet pilote afin de remporter l’adhésion de l’exécutif, ou de récolter des retours d’expérience d’un petit groupes d’utilisateurs afin d’ajuster la solution, prenez le temps d’assurer la mise en place et l’optimisation de votre RSE.

Faites de votre lancement une journée mémorable

Afin d’assurer un maximum d’engagement autour de votre RSE, tentez de faire de votre lancement une journée mémorable. Tentez de rendre l’expérience interactive et fun afin d’optimiser vos chances d’adoption de l’outil.

Par exemple, un bon moyen serait d’organiser des activités autour de votre RSE, jouant sur l’esprit de concurrence de vos collaborateurs en leur proposant des prix à gagner tel que: un questionnaire interactif sur son utilisation à travers votre RSE, ou encore un concours photo ou les participants devraient uploader celles-ci à travers votre outil, et le vainqueur choisi à l’aide d’un scrutin sur ce dernier.

N’hésitez pas à être créatif et n’oubliez pas les deux éléments clés pour un lancement réussi: l’interactivité et la mise en lumière votre réseau social d’entreprise.

Cela dit, votre déploiement ne s’arrête pas là, en effet c’est un processus continu qui doit être maintenu dans le temps. En effet, d’autres phases doivent être prises en considération afin d’assurer l’impact de votre RSE.

Encourager vos early adopters et champions, qui seront les premiers partisans de l’utilisation de votre outil, est déterminant dans son adoption par vos collaborateurs.

Prévoyez d’alimenter de zones clés de votre RSE à l’aide de vos “community manager” qui tenteront de mettre en exergue l’utilisation de votre outil, en partageant notamment les meilleures pratiques afin d’encourager son adoption.
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Nouha Blagui

Je suis une accro du marketing et des médias sociaux. Je travaille pour optimiser la marque d'eXo avec du contenu, des technologies de médias sociaux et du marketing digital. J'écris principalement des cartoons mais je suis aussi une grande fan des sujets liés à la communication interne dans le milieu de travail collaboratif. J'aimerais communiquer avec vous, alors contactez-moi et rejoignez notre groupe LinkedIn 'Intranet & Digital Workplace'.