Comment faciliter l’onboarding grâce à la digital workplace ?

Si vous cherchez un moyen simple et efficace de faciliter la phase d’onboarding pour vos nouveaux collaborateurs, la digital workplace est la solution idéale.

L’intégration de nouveaux collaborateurs est une étape clé dans la performance d’une entreprise. Pour simplifier et améliorer ce processus, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la digital workplace. En effet, elle vous permet de créer une expérience fluide et engageante dès l’arrivée de votre nouvelle recrue.

De la création d’un environnement numérique personnalisé à la mise en place d’outils de communication efficaces, en passant par la formation et la collaboration, découvrez comment la digital workplace peut transformer votre processus d’intégration.

Créer un environnement numérique chaleureux et personnalisé

La première impression est cruciale lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux collaborateurs. La digital workplace offre une opportunité unique de créer un environnement de travail numérique chaleureux, convivial, intuitif et personnalisé dès le premier jour, notamment grâce au chat, aux espaces de discussion et aux actualités. Vos nouvelles recrues peuvent interagir avec leurs collègues, poser des questions et se familiariser rapidement avec l’équipe.

N’oubliez pas d’encourager les membres de l’équipe existante à se présenter et à souhaiter la bienvenue aux nouveaux arrivants.

Collaborer efficacement et de manière transparente

La communication est la clé d’une intégration réussie. Avec une digital workplace, vous pouvez offrir aux nouveaux collaborateurs des outils de communication efficaces tels que le chat, la visioconférence et des espaces de discussion.

Incitez vos nouveaux collaborateurs à poser des questions, à échanger avec leurs collègues et à participer aux discussions. Cette communication transparente leur permet de se sentir rapidement intégrés à l’équipe et cela favorise la collaboration.

Centraliser toutes les informations

Une digital workplace permet aussi de centraliser toutes les informations nécessaires à l’onboarding. Finis les dossiers papier et les innombrables emails de bienvenue !

Vos nouvelles recrues accèdent à des guides d’onboarding interactifs, à des vidéos de formation, ainsi qu’à toutes les ressources dont elles ont besoin pour se mettre rapidement dans le bain et ce, de manière intuitive.

Cette approche facilite non seulement la compréhension des processus internes, mais permet également de progresser à son rythme.

Favoriser la collaboration et l’échange de connaissances

L’un des intérêts majeurs de la digital workplace est sa capacité à favoriser la collaboration et l’échange de connaissances.

Grâce aux espaces de travail, vos nouveaux collaborateurs peuvent rapidement se connecter aux bons interlocuteurs, poser des questions et bénéficier de conseils précieux.

Le fil d’activités et le partage de documents permettent également de collaborer sur des projets dès le début, favorisant ainsi la cohésion d’équipe et le partage de bonnes pratiques.

Se former de manière autonome et personnalisée

La formation est une étape essentielle dans le processus d’intégration. La digital workplace vous permet de proposer des formations en ligne personnalisées et adaptées aux besoins de chaque nouveau collaborateur.

Utilisez des modules interactifs, des vidéos de formation et des quiz pour rendre l’apprentissage plus engageant.

Réalisez aussi un suivi régulier pour évaluer les progrès et offrir un soutien supplémentaire si nécessaire.

La formation en ligne permet aux nouvelles recrues d’apprendre à leur propre rythme, tout en ayant accès à toutes les ressources nécessaires pour réussir les missions qui leur sont confiées.

Simplifier l’administratif

La digital workplace permet aussi de simplifier les formalités administratives. Vos nouveaux collaborateurs peuvent compléter facilement les documents nécessaires directement sur la plateforme.

Cette efficacité administrative libère du temps précieux pour se concentrer sur l’acquisition des compétences clés et favorise une intégration plus rapide dans l’entreprise.

Suivi et feedback réguliers

Une fois les nouvelles recrues intégrées, maintenez un suivi régulier pour évaluer leur progression et recueillir leurs feedbacks.

La digital workplace vous facilite la tâche grâce à ses outils de suivi des objectifs et de feedback en temps réel. Organisez des réunions individuelles régulières pour discuter des performances, des défis et des opportunités de développement.

Encouragez également les nouveaux collaborateurs à partager leurs idées et leurs suggestions pour améliorer les processus internes, soit en les proposant directement dans le fil d’activités de la digital workplace, soit via un rapport d’étonnement rédigé dans l’outil. Le suivi et le feedback réguliers favorisent l’épanouissement des nouveaux collaborateurs et renforcent leur engagement envers l’entreprise.

Gamifier votre processus d’intégration

Pour aller encore plus loin dans votre processus d’onboarding, utilisez la gamification et créez un programme d’engagement.

Comment ça marche ? Sur la digital workplace eXo Platform, créez un nouveau programme d’engagement autour de l’intégration des nouveaux collaborateurs qui leur permette de se former aux outils et de s’imprégner de la culture d’entreprise.

Le programme sera composé de missions successives, à la fois automatiques comme compléter son profil, ajouter une photo, créer sa première activité, recevoir un kudos (récompense) de ses collègues… et déclaratives comme rédiger un rapport d’étonnement. Votre nouvelle recrue cumule ainsi des points à chaque action réalisée.

La gamification est un outil puissant pour faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs. En créant un environnement ludique, interactif et stimulant, la gamification renforce la collaboration, la motivation ainsi que l’engagement et permet à vos nouvelles recrues de s’investir pleinement dans leur nouveau rôle.

Conclusion

Une digital workplace offre une occasion unique de repenser et de réinventer le processus d’onboarding et c’est un atout précieux pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs.

En créant un environnement de travail numérique convivial, en centralisant les informations et ressources, en favorisant la collaboration et une communication transparente et en assurant un suivi régulier, vous offrez à vos nouvelles recrues toutes les clés pour une expérience d’intégration positive et engageante !

Adopter une digital workplace, c’est renforcer sa culture d’entreprise et créer une base solide garantissant le succès à long terme de vos collaborateurs.

Une digital workplace souveraine,
indépendante et pleinement fonctionnelle

Tags: Digital workplace, Engagement collaborateur, onboarding

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Anne-Sophie Duport

Je suis responsable communication France chez eXo Platform. Je suis tombée dans la communication un peu par hasard mais ce domaine rassemble tout ce qui m’anime : la créativité, l’énergie, les rencontres, le travail collaboratif, le partage et les échanges de bonnes pratiques. J’ai besoin de donner du sens à ce que je fais et de placer l’humain au centre de toutes mes actions. Je suis également passionnée par les nouvelles technologies.