Comment augmenter la productivité des employés ?

Aujourd’hui notre société s’est transformée en société du savoir, et cela va s’en dire que la productivité des travailleurs du savoir est devenue un des objectifs cruciaux des entreprises. Peter Drucker, qui s’est longuement penché sur le sujet, a décrit le défi de la productivité comme devant être la priorité de ce siècle pour les équipes de direction.

En bref, le défi de la productivité des travailleurs du savoir pourrait faire ou défaire la nouvelle économie.

Mais qui détient ce défi dans une entreprise ? La plupart des dirigeants Ressources Humaines vous diront que la productivité est la migraine des équipes de direction. Néanmoins, en prenant en compte l’impact général du rôle des Ressources Humaines sur la gestion du capital humain, les entreprises où les Ressources Humaines alignent leurs efforts sur ceux de la direction pour propulser la performance des employés s’en sortent bien mieux que leurs homologues.
Alors, comment améliorer la productivité des travailleurs du savoir ?

Fournir les ressources pour améliorer la performance

Le premier principe pour obtenir une productivité optimale est de prodiguer aux employés les ressources basiques nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches. Ces ressources peuvent comprendre des ordinateurs rapides mais aussi avoir la bonne information au bon moment ! Les Ressources Humaines n’ont pas le contrôle sur les budgets des différents départements et ne peuvent donc pas influencer tous les choix. En revanche, le département des Ressources Humaines peut influencer la ressource la plus importante : l’information.

Selon une étude menée par McKinsey, les travailleurs du savoir passaient en moyenne 20% de leur temps de travail à chercher des informations internes. Par conséquent une gestion des connaissances efficace est indispensable à l’obtention des gains de productivité. Peu d’entreprises poussent la gestion du savoir plus loin que la simple création d’un dépôt de documents.
La plupart de ces dernières n’ont pas de propriétaire officiel de la gestion des connaissances et les Ressources Humaines sont idéalement placées pour en devenir les propriétaires.

Même sans avoir à aller aussi loin qu’une gestion des connaissances adéquate, plus de transparence et un bon flux de communication peuvent stimuler la productivité. Les contraintes de l’information qui concernent des questions simples, telles que les politiques de compensation ou les performances de l’entreprise, accroissent l’anxiété et encouragent les rumeurs, empêchant les employés de se concentrer sur leur travail. Les Ressources Humaines peuvent effacer ces barrières à la circulation de l’information entre les différents départements en transformant les politiques internes et en investissant dans des outils de communication, telle que la collaboration sociale.
La formation des employés est une autre ressource gérée par les RH et qui peut être transformée afin de mieux convenir à la nouvelle génération de travailleurs. Alors que la formation traditionnelle repose sur des sessions animées par des formateurs externes, une entreprise moderne doit évoluer dans le sens d’un apprentissage régulier et continu, où les individus peuvent apprendre les uns des autres et où l’entreprise peut résoudre des problèmes grâce à la synergie des contributions individuelles. Pour atteindre cela, et au-delà de la gestion des connaissances qui aide la formation et la performance individuelle, les RH peuvent envisager d’investir des outils collaboratifs.

La gestion de performance : De l’approche coercitive à l’autogestion

La plupart des systèmes de gestion de performance sont encore basés sur une approche verticale où la direction définit les objectifs et les priorités, et contrôlent leur exécution. Les examens périodiques du rendement sont mis en place afin d’aider la direction à évaluer leurs employés à la lumière de cet ensemble d’objectifs. Les programmes de bonus sont généralement consacrés au suivi des références du marché, sans qu’il y ait de lien direct entre la performance individuelle, ou l’absence de cette dernière, et les incitatifs pécuniaires.

Il a, néanmoins, été démontré que les travailleurs du savoir ont de meilleurs résultats quand ils ont une petite marge de manœuvre quant à la prise de décisions.
Généralement gratifiés, ils aspirent à d’autres récompenses que seulement leur salaire. Ils ont besoin d’un lien clair entre leurs objectifs individuels et l’objectif global de l’entreprise.
Ils préfèrent être tenus responsables des résultats qu’ils obtiennent plutôt que de l’accomplissement d’une série de tâches, imposée par la direction.
Aussi, les employés les plus performants attendent un retour régulier et une reconnaissance de leurs réussites.

Dans la plupart des entreprises, certains directeurs s’adaptent naturellement à la nouvelle philosophie de la gestion des performances. Mais seules les RH peuvent inspirer et piloter ce changement à grande échelle.
Introduire des petits changements dans les processus pour définir des objectifs et permettre l’évaluation des performances peut avoir un grand impact, permettant la légitimation de l’autogestion et mettant les autres dans la bonne direction.

Dans ce contexte, les outils collaboratifs viennent aider les Ressources Humaines à accomplir ce changement, en surveillant les pratiques de la direction au sujet de la reconnaissance et des retours.

Environnement de travail : Flexibilité et confiance

Les travailleurs du savoir fonctionnent rarement sur le principe de la journée classique de 8 heures. Ils travaillent depuis chez eux et prennent de leur propre temps afin de réaliser leurs objectifs. Pour les meilleurs éléments, la frontière entre vie professionnelle et vie privée est diaphane. Ils aiment ce qu’ils font et ne chronomètrent pas leur temps. Paradoxalement, ces éléments sont aussi les plus productifs. En effet, ils passent moins de temps et font mieux que leurs collègues.

Ce nouveau type d’employés, en particulier les plus jeunes, est très protecteur à l’égard de sa liberté. Il accorde beaucoup d’importance à l’équilibre vie privée et vie professionnelle, et veut avoir du temps pour sa croissance personnelle et sa propre expérience.
Tout comme les travailleurs du savoir réalisent des performances médiocres sous une micro-gestion, leurs performances est aussi lésée quand ils travaillent dans un environnement rigide. Effectivement, quand un employé est jugé sur ses résultats plutôt que sur le temps passé à travailler, l’entreprise doit faire confiance à la capacité de ses employés à gérer leur temps comme ils le jugent approprié.

Les Ressources Humaines peuvent avoir un impact stratégique en attirant des employés hautement performants, en les retenant et en stimulant leur productivité grâce à une politique d’entreprise qui offre plus de flexibilité.

Souvent, les Ressources Humaines peuvent adoucir les politiques d’entreprise à propos de l’utilisation d’Internet et des réseaux sociaux au travail. Cela permettrait aux employés d’utiliser une grande variété de ressources extérieures, mais aussi de prendre des pauses virtuelles et résoudre certains problèmes personnels qui surviennent quand ils sont au travail. Aussi, introduire des horaires de travail flexibles participe à la création d’une culture de résultats plutôt que de présence. De plus en plus d’entreprises expérimentent le travail à distance, permettant aux employés de travailler à distance quand ils le veulent. D’autres entreprises ont augmenté le nombre de jours de vacances payées ou ont assuré que prendre des congés ne pénalisait en rien l’avancement de carrière.

Les avantages des pratiques citées ci-dessus sont les économies budgétaires. En effet, rester au bureau coûte cher (prise en charge du dîner et des frais de taxis).
Les avantages de temps et de flexibilité sont totalement compensés, voire sur-compensés, par les gains de productivité des employés. De plus, ces avantages attirent les meilleurs profils.
Investir dans des outils collaboratifs modernes pour promouvoir la mobilité et la flexibilité aide à garantir un travail de qualité, à partir de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.

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Veronika Mazour

Je suis la directrice générale d'eXo Platform (une solution de digital workplace open source), une entreprise que j'ai co-fondée pendant mes études et dans laquelle je suis revenue après plusieurs années passées dans le secteur bancaire et dans le conseil. Je blogue sur les nouvelles méthodes de travail, sur l'open-source et la souveraineté. Parfois, je blogue également sur mes propres centres d'intérêt, comme que le développement personnel, l'équilibre vie pro/perso, le développement durable et l'égalité hommes/femmes.