- Nouha Blagui
- octobre 31, 2019
Osez le télétravail ! 10 astuces pour une collaboration à distance plus efficace
La collaboration est un pilier de la culture d’eXo. Chaque jour nous essayons d’offrir un outil plus adapté aux attentes de nos utilisateurs afin de permettre une meilleure collaboration au sein de notre communauté.
Ayant nous même-plusieurs collaborateurs constamment en mouvement ou à distance, notre mission est de permettre un échange et une communication optimale au sein d’eXo mais également pour nos eXoers.
Table des matières
Voici quelques astuces (basées sur nos différentes expériences) vous permettant de créer une dynamique vertueuse au sein d’une équipe dont les membres collaborent à distance.
1. Assurez vous que vous avez une connexion internet stable
Utiliser une connexion Internet stable est une nécessité qui peut paraître banale, mais souvent négligée. Une connexion Internet peu fiable peut entraîner de nombreux retards pour vous et vos collaborateurs.
Votre connexion Internet doit être excellente car:
Vous devrez peut-être partager des fichiers volumineux
Vous pouvez organiser des vidéoconférences
Vous devez être joignable à tout moment (c.f., point 1)
Vous pouvez organiser des vidéoconférences
Vous devez être joignable à tout moment (c.f., point 1)
2. Être disponible
La clé d’une collaboration efficace est la communication. Généralement, notre besoin de communiquer se manifeste par une demande d’information, une clarification ou une simple question pour mieux comprendre la tâche qui nous incombe.
Au sein de vos locaux, il est assez facile de poser votre question à la personne concernée en vous tournant vers celle-ci dans votre open space, ou de simplement frapper à la porte de celui qui détient l’information dont vous avez besoin.
En revanche, en ce qui concerne les équipes à distance, la tâche peut devenir légèrement plus ardue. En effet la disponibilité de la personne dont vous avez besoin est plus difficile à déterminer, ce qui vous poussera généralement à tenter de solutionner votre problème seul.
Il est aujourd’hui évident qu’une équipe de télétravailleurs doit s’armer d’une application de chat afin de pouvoir échanger, mais tentez de toujours vous mettre en “disponible”. L’intérêt n’étant pas de blablater toute la journée mais de simplement être présent pour chacun des membres en cas de nécessité.
3. Formuler correctement ses messages
Le temps est une ressource de valeur. Celle-ci est extrêmement précieuse pour vous mais également pour vos collaborateurs. Le temps utilisé afin de communiquer est un temps perdu pour l’accomplissement de vos autres tâches. Une des principales raisons poussant quelqu’un à travailler à distance est d’éviter les nombreux meetings (formels ou informels) afin de pouvoir avancer sur ses tâches. Tentez donc d’éviter de gâcher cette opportunité en envoyant des messages vagues ou incomplets à vos autres collaborateurs. Cela vous permettra notamment d’éviter les va-et-vient sur votre messagerie pour clarifier votre pensée.
De plus, il faut prendre en considération le temps de réponses à certains messages (décalages horaires, ou l’indisponibilité de votre collaborateur). Assurez-vous donc de fournir une information exacte et tentez d’être clair dans vos propos. Un message avec un trop plein d’informations est meilleur qu’avec des informations manquantes. N’hésitez pas à envoyer des images, fichiers sources ou exemples afin d’étayer votre propos.
4. Communiquer lorsque c’est nécessaire
Comme mentionné auparavant, communiquer peut vous distraire assez facilement de vos activités. N’utilisez pas la discussion instantanée pour bavarder toute la journée. Aussi, ’incluez les autres membres de l’équipe seulement lorsque cela est nécessaire pour éviter de perturber ces derniers. Comme lorsque que l’on peut s’agacer d’être en copie de chaque sous-réponse d’un email de groupe.
5. Programmez des temps hors du cadre du travail
Travailler à distance peut parfois vous faire sentir seul, il est alors naturel d’avoir le besoin de s’engager dans une conversation de routine qui ne soit pas liée au travail. Mais, cela peut nuire à l’efficacité de l’équipe. Organisez donc des appels par Skype ou des Hangouts Google (à certains moments de la journée), dans lesquels vous pouvez participer à une discussion libre et décontractée. Cela permettra également aux membres de l’équipe de de tisser de meilleurs liens.
6. Utilisez des logiciels et applications pour une collaboration plus efficace
Les outils collaboratifs offrent de plus en plus d’applications prêtes à l’emploi pour rendre le travail collaboratif plus efficace. En effet, avec l’évolution des besoins et les percées technologiques, il existe de plus en plus d’outils adaptés à vos besoins. De plus, ceux-ci peuvent également offrir de nombreuses intégrations vous apportant ainsi plus d’informations contextuelles durant vos échanges.
7. Choisissez votre outil de collaboration ensemble
L’adoption par votre équipe du même outil de collaboration peut être délicat. En effet, chaque membre pouvant avoir ses propres préférences, il est important de discuter ensemble de l’outil à adopter. Essayez de ne pas imposer les outils que vous connaissez déjà, mais suggérez celui ou ceux que vous souhaitez utiliser. Examinez vos options ensemble, évaluez-les, puis sélectionnez le meilleur outil pour votre équipe.
8. Donnez un rôle à chaque membre
Peu importe votre outil de collaboration, ou le type d’équipe que vous êtes (création de contenu, développement, design, etc.), chaque outil nécessite un suivi. Afin d’impliquer toute l’équipe, essayez de donner à chacun une tâche constante (celle-ci aidera également les nouveaux membres à s’habituer aux outils).
Voici quelques exemples de rôles que vous pouvez assigner:
Organisation des fichiers et dossiers
Maintient des bases de données clients
Création et fermeture de tâches
Maintient des bases de données clients
Création et fermeture de tâches
9. Assurez vous que les réunions soient faites pour avancer et non pour discuter de l’avancement
L’une des premières choses qui vient à l’esprit lorsque vous travaillez à distance est «comment allons-nous organiser nos réunions?». Même si, comme mentionné précédemment, travailler à distance est un bon moyen pour éviter le trop plein de réunions, cela reste quand même nécessaire dans votre emploi du temps. Une réunion peut créer une dynamique vertueuse, mais seulement si elle est faite pour avancer et non pas pour discuter de l’avancement.
Pour chaque réunion, vous devez consolider un plan d’action, en vous assurant que les efforts de l’équipe tendent vers votre objectif final. De nombreux outils de vidéoconférence offrent un partage d’écran. Vous pouvez utiliser ceci pour permettre à un membre de l’équipe de prendre des notes et d’ensuite les partager avec les autres.
Par exemple, dans notre équipe, nous exploitons l’application wiki de la plateforme pour la prise de notes lors de nos meetings.
10. Féliciter les membres individuellement afin de garder le moral au beau fixe
Féliciter votre équipe est comme dire “Je t’aime”, après un certain temps, ca perd de sa valeur. La confiance de vos membres (c’est-à-dire leur niveau de collaboration) est plus élevée lorsqu’ils savent qu’ils sont sur le bon chemin.
Par conséquent, au lieu de complimenter toute l’équipe à la fois, assurez-vous de donner des retours individuels et d’expliquer ce que vous avez aimé de leur contribution. Renforcer le moral de vos collaborateurs ne peut que vous aider à atteindre vos objectifs.
Planifier, gérer et discuter du travail (surtout à distance) peut prendre beaucoup de temps. Puisque nous devons être le plus efficace possible, il est naturel d’optimiser les flux de travail et la communication entre les membres de l’équipe.
Avez-vous une astuce à nous partager? N’hésitez pas à le faire dans les commentaires!
FAQs
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur la collaboration, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu’est-ce que la collaboration ?
L’acte de mise en commun au sein d’un groupe d’entités (personnes, entreprises etc) :
- de ressources matérielles et immatérielles (connaissances, compétences, information …),
- d’ actions,
- des responsabilités
en vue d’atteindre un objectif partagé et de généré une résultat commun.
Quelle est la différence entre coordination, collaboration et coopération ?
Ces 3 modes d’organisations forment qu’un seul et même spectre continu de l’organisation d’un travail collectif :
- La coordination va être à la base de tout travail collectif et vise à la cohérence de l’ensemble
- La coopération va venir en deuxième niveau et cherche la cohésion de l’ensemble
- La collaboration est le troisième niveau qui s’applique à pérenniser l’ensemble
➝ Découvrez la différence entre coordination, collaboration et coopération
Pourquoi la collaboration est-elle importante ?
La collaboration a vocation à développer une environnement propice à l’épanouissement personnel et collectif et ainsi d’accroire l’implication et l’efficacité dans l’organisation.
Quels sont les différents types de collaboration ?
On retrouve 4 archétypes de collaboration :
- La collaboration d’équipe
- la collaboration communautaire
- La collaboration en réseau
- Le could collaboration
Comment améliorer la collaboration en entreprise ?
- Mettre en place un environnement décloisonnée, communicant et de confiance
- Faire de votre organisation un lieu où chacun trouve du sens à contribuer à l’effort collectif
- Déployer un espace commun collaboratif
➝ Découvrez comment améliorer la collaboration en entreprise
Comment choisir le meilleur type de collaboration ?
Chaque type de collaboration est important au sein d’un projet d’organisation d’une entreprise. Il faudra être capable de mobiliser les différentes formes de collaboration afin de pouvoir répondre aux différentes situations.
➝ Découvrez comment choisir le meilleur type de collaboration
Quels sont les avantages de la collaboration ?
Mettre en place une démarche de collaboration au sein de son organisation aura pour avantages de :
- Proposer un environnement en ajustement permanent
- Développer la communication ouverte favorisant les échanges
- Provoquer un sentiment d’implication sur l’ensemble de la réalisation
- Contribuer à établir une synergie au sens de l’entreprise
- Créer de sens pour les collaborateurs
- Favoriser l’épanouissement personnel et collectif
- Valoriser les savoirs-faire auprès de la communauté
- Participer au transfert des compétences entre membres
- Accélérer la diffusion des connaissances
- Dynamiser l’innovation et la création de nouvelles idées
- Pérenniser l’utilisation et le partage d’information
- Tags: Collaboration, Télétravail
Je suis une accro du marketing et des médias sociaux. Je travaille pour optimiser la marque d'eXo avec du contenu, des technologies de médias sociaux et du marketing digital.
J'écris principalement des cartoons mais je suis aussi une grande fan des sujets liés à la communication interne dans le milieu de travail collaboratif. J'aimerais communiquer avec vous, alors contactez-moi et rejoignez notre groupe LinkedIn 'Intranet & Digital Workplace'.
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