Collaboratif: tendance ou réalité ?

Renouveler son intranet, c’est réinvestir pour un média interne, parfois stratégique en communication interne, sinon un accès simplifié à des documents ou des outils informatiques.

Dans les deux cas, les usages ont évolués depuis le premier jour de votre intranet actuel. Soit la stratégie de communication est plus innovante et le support qu’est l’intranet a un train de retard.

Ou bien les outils informatiques sont maintenant accessibles depuis le navigateur par des favoris choisis par vos utilisateurs. Pire, l’intranet n’a jamais vraiment été utilisé par vos clients internes.

Là, le collaboratif semble être depuis quelques années la réponse clé. Petit à petit, il fait son nid dans les projets informatiques et notamment la référence actuelle : la Digital Workplace. Mais quel en est réellement l’impact ? Est-ce une solution viable ou simplement une nouvelle fois une proposition sans effet ?

Une mode, non certainement pas

Tout le monde en parle. La blogosphère spécialisée n’a que ce mot en tête : Digital Workplace. Vos réseaux professionnels en font probablement état. Certains de vos concurrents en font peut-être l’élément clé d’une expérience collaborateur innovante et moderne.

Est-ce pour autant un sujet passager qui laissera place à de nouvelles idées ? Pas nécessairement en fait. Se doter d’une Digital Workplace est l’aboutissement d’un cheminement partagé autant par les éditeurs de solution que par les clients de ces outils.

L’intranet 1.0 que nous connaissons tous avec ses blocs d’information, ses accès aux documents institutionnels voire ses accès aux outils est en fin de vie.

Peu d’utilisateurs y vont chaque jour exceptés ceux qui sont en charge de le maintenir, d’y mettre des informations. Nous pouvons alors imaginer la frustration des personnes en charge de ce média interne.

Certaines d’entre elles ont souhaité apporté de la valeur à leur intranet en ajoutant des aspects collaboratifs (espaces de travail, GED, RSE). Nous retrouvons ici l’idée de l’intranet 2.0.

Malheureusement, cela n’a pas suffi à répondre aux enjeux actuels de la communication interne et interpersonnelle en entreprise. Trop limitatifs et souvent cantonnés à un simple partage de documents, il n’a pas trouvé l’écho espéré.

Une tendance de fond

Au contraire, lorsque nous discutons avec les utilisateurs finaux dans nos stratégies de co-construction d’eXo Platform, certains nous indiquent avoir pris les devants de la communication interpersonnelle en entreprise.

Ils utilisent des canaux non “officiels” de type Slack, Trello, voire WhatsApp (phénomène de shadow IT) pour communiquer plus efficacement, pour partager simplement des infos, des fichiers.

A défaut d’avoir l’outil adapté, vos utilisateurs ont choisi les leurs avec les risques que cela comporte. Aucune maîtrise des informations diffusées, peu ou pas de modération, et des éléments de sécurité non pris en compte.

Il s’agit donc bien d’une tendance de fond qui s’est immiscée maintenant depuis quelques années. Pour exemple, prenez l’affluence des salons Intranet, RSE, Digital Workplace : en 3 ans, nous sommes passés de 2881 visiteurs en 2017 à 3434 visiteurs en 2019 (soit + 19%).

La Digital Workplace a cette particularité de répondre à un ensemble de problématiques autour desquelles les directions communication, informatique voire RH ont gravité durant quelques années.

Prenez l’exemple des portails RH qui se sont succédés ces dernières années. Ils se sont ajoutés aux intranets communication quitte parfois à se marcher les uns sur les autres.

Encore difficile à mettre en oeuvre

Nos actions sur le terrain nous le rappellent chaque jour : la maturité des uns et des autres est différente selon l’effet escompté par chacun des métiers concernés.

Si vous prenez le biais informatique, une Digital Workplace va être intéressante puisque vous rationalisez l’accès des utilisateurs à leurs outils avec un seul point d’entrée que devient cette plateforme.

De la même manière, une direction informatique souhaitera y insérer des outils collaboratifs de manière à réduire le phénomène de shadow IT décrit plus haut. Il en résultera une meilleure maîtrise des outils et un écosystème informatique sécurisé.

Pour autant, là où l’intranet est souvent alimenté par les communicants, la Digital Workplace invite d’autres acteurs internes à agir, voire interagir.

Cela change profondément la manière de communiquer et peut susciter des craintes vis-à-vis de la modération, de la maîtrise des informations publiées.

Qui peut devenir réalité

Au-delà des craintes identifiées, c’est d’abord un engouement de chacune des parties prenantes que nous constatons sur le terrain. Les premiers échanges sont très enjoués, l’envie est réelle.

Les spécialistes de la communication y voient là un moyen innovant de communiquer et surtout, ils vont pouvoir renouveler leur vieil intranet peu utilisé.

Puis, reste à réaliser, à faire le premier pas vers la collaboration sur une Digital Workplace aboutie. Les informations et les messages peuvent être publiés, diffusés par toute personne de votre organisation.

C’est le principe de la communication collaborative : vous permettez une communication ascendante et transversale là où les informations étaient avant transmises de manière descendante seulement.

C’est un changement pour les utilisateurs certes mais surtout pour la direction de la communication. Le discours est alors plus nuancé. Pourtant, les utilisateurs le font déjà par des canaux autres alors laissez-leur, offrez-leur cette possibilité

Mieux, nous vous invitons à leur apporter votre expertise en animant par exemple un comité de contributeurs. En renouvelant votre intranet, vous renouvelez votre métier.

Bien sûr, ceci n’est pas aussi simple que d’écrire un article web sur le sujet. Passer d’un intranet consommateur peu utilisé à un média acteur et interactif n’est pas une mince affaire.

eXo a cet avantage de proposer une méthodologie itérative appuyée par une solution logicielle adaptée. Sa plateforme éponyme vous aidera en effet dans cette transition.

Dans un premier temps, nous pouvons par exemple conserver l’aspect portail intranet que vous avez aujourd’hui en proposant une dimension sociale et collaborative aboutie et adaptée à un contexte professionnel.

Puis, les premiers ambassadeurs, contributeurs ou porteurs d’initiative devront être accompagnés pour soutenir la dimension collaborative et construire un retour sur investissement.

Enfin, notre offre de gamification de l’engagement vous aidera à transformer votre plateforme en véritable Digital Workplace engageante et donc… utilisée par vos clients internes.

Après cette lecture, vous avez certainement des questions, n’hésitez pas à nous solliciter si vous souhaitez en savoir plus sur nos expériences de transition vers une Digital Workplace.

Découvrez comment eXo Platform peut vous aider à transformer votre entreprise!

Samuel Renault

Spécialiste du développement des ressources humaines, je suis intéressé par les interactions humaines dans les entreprises. Fort de près de 10 ans d’expériences dans différents secteurs, en France et au Canada, j’apprécie pouvoir échanger sur cette thématique ainsi que sur la place de la fonction RH dans la stratégie d’entreprise.