- Fares Laroui
- octobre 22, 2019
Quels sont les avantages d’une politique BYOD pour votre digital workplace
La nouvelle génération de technophiles a révélé une relation une relation très forte et très étroite de ces jeunes avec leurs appareils qui les accompagnent au quotidien. Une relation de complémentarité voire de dépendance vis à vis d’un smartphone, un ordinateur ou une tablette.
Table des matières
Dans un contexte professionnel, une telle tendance est forcément à étudier mais surtout à intégrer afin de s’adapter à la mutation continue que connaît l’environnement de travail ainsi que l’expérience collaborateur. Parmi ces tendances figure la politique BYOD (ou encore PAP (prenez vos appareils personnels) en français).
La politique BYOD est une pratique que les organisations commencent à adopter davantage et qui encourage les employés à apporter et à utiliser leurs propres appareils au travail.
Cette tendance a gagné en popularité ces dernières années suite à l’utilisation répandue des appareils mobiles, la familiarisation des employés avec les dernières technologies ainsi que leur volonté de travailler à distance.
La définition de BYOD change constamment au fur et à mesure que les organisations s’adaptent aux nouvelles dynamiques du travail. Essayez simplement d’écrire ‘Apportez votre propre…’ sur Google et une longue liste de suggestions apparaîtra (bien sûr, ‘apportez votre propre nourriture ou vin’ ne comptent pas… nous en parlerons dans un autre article si vous le souhaitez).
Il existe d’autres suggestions liées à notre sujet notamment BYOT (Apportez votre propre technologie), BYOA (Apportez votre propre application) et BYOS (Apportez votre propre software). Ce que ces politiques ont toutes en commun, c’est que les organisations sont prêtes à faire preuve de plus de souplesse et de permettre à leurs employés de travailler avec leurs propres outils qu’ils soient hardware ou software.
Dans un environnement de travail moderne, tout employé s’attend à utiliser son propre ordinateur portable, appareil mobile ou tablette pour effectuer ses tâches quotidiennes. Les applications de Chat sont utilisées de plus en plus par divers départements pour communiquer et collaborer au quotidien.
La nature flexible de ces politiques les rend sujettes à du scepticisme et à des interrogations quant à leur fiabilité, efficacité ou même leur légitimité.
Dans cet article, nous essayerons d’énumérer les avantages d’une politique BYOD ainsi que la valeur ajoutée à votre organisation
1. Des coûts réduits
Il est évident que le coût d’achat du hardware et du software représente une grande partie du budget d’une entreprise. Selon Gartner, les dépenses mondiales en informatique devraient augmenter de 3.2% passant de 3.7 billions de dollars en 2018 à 3.8 billions de dollars en 2019.
Une croissance soutenue compte tenu des nouvelles méthodes et conditions de travail, mais dont l’impact est loin d’être négligeable sur les organisations.
Apporter ses propres appareils permettrait au collaborateur de mieux s’intégrer et à l’organisation de maîtriser ses budgets de formation et d’équipements. Selon un rapport de Cisco, les économies de coûts peuvent atteindre 350$ par année par employé avec les systèmes réactifs réduisant les dépenses jusqu’à 1 300$ par année par employé. Cela peut avoir un effet positif, en particulier pour les PME disposant de budgets limités.
2. Des employés plus engagés
La nouvelle génération d’employés (les millénaires et la génération Z) s’attendent à des horaires de travail flexibles et à la possibilité de travailler à partir de différents endroits. Ce nouveau mode de travail nécessite des outils performants et similaires à ceux que les employés utilisent dans leur vie de tous les jours.
L’incapacité de fournir de tels outils ou le fait d’imposer de nouveaux outils peut avoir un impact négatif sur l’engagement et le bien-être de l’employé.
Une politique BYOD aide à renforcer l’engagement de vos employés tout en leur permettant de maintenir un équilibre sain entre travail et vie personnelle vu qu’ils auront la possibilité de travailler avec des outils et des solutions qui leur sont familiers.
En fait, selon une étude menée par les services de recherche d’IDG, 78% des employés croient qu’avoir recours à un seul appareil les aidera à équilibrer travail et vie personnelle.
3. Plus de contrôle
L’absence de politiques flexibles ainsi que d’une stratégie et d’une vision claires en informatique peut entraîner des pratiques indésirables au travail. Si les employés ne voient pas une valeur réelle dans les systèmes et le outils qu’ils ont en place, ils n’hésiteront pas à utiliser les leurs, mais l’insu du département informatique. Ce phénomène est appelé ‘Shadow IT’. Le Shadow IT peut avoir des effets désastreux sur les entreprises tels que l’incapacité du service informatique à contrôler le software utilisé, les problèmes de conformité et les coûts associés à la perte de données
Une politique BYOD peut être adoptée pour réduire les effets du Shadow IT. Selon une étude menée par Microsoft, 67% des employés utilisent leurs propres appareils au travail, quelle que soit la politique officielle de l’entreprise. L’étude a également révélé que les employés (surtout les millénaires) ont tendance à utiliser leurs appareils même au sein d’entreprises ayant des politiques informatiques strictes.
Cela signifie qu’il serait plus judicieux pour les entreprises d’être à l’écoute de leurs employés et de faire preuve de souplesse dans leur approche. De cette manière, elles pourront contrôler correctement le Hardware et le Software utilisés et seront en mesure de planifier correctement leurs stratégies informatiques à long terme.
4. Une productivité accrue
Offrir à vos employés la possibilité d’utiliser leurs propres appareils et de travailler de n’importe quel endroit ne peut qu’augmenter leur productivité. Selon une étude de BT Global Services, 42% des employés qui utilisent leurs appareils personnels déclarent que leur productivité s’est améliorée.
Une autre étude réalisée par BMC Software indique que les employés dont l’entreprise adopte une politique BYOD sont plus productifs avec 2 heures supplémentaires de travail par jour et 20 e-mails supplémentaires.
5. Moins de formation
Dès l’introduction d’un nouvel outil technologique, tout service informatique se trouve confronté à un même défi. Une partie des employés est un peu âgée pour apprendre la technologie et une autre partie dispose probablement d’une meilleure technologie. Les deux parties ont besoin d’une formation intensive pour apprendre à utiliser la technologie et comptent souvent sur le département informatique pour répondre à leurs questions. Dans ce cas, une politique BYOD peut minimiser la formation car les employés connaissent leurs propres appareils et permettre aux équipes informatiques de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Apportez votre propre appareil, technologie, software ou même application sont des politiques qui ne cessent d’être adoptées par les entreprises d’une année à une autre. Bien qu’elles apportent d’innombrables avantages à votre entreprise, elles peuvent poser certains problèmes surtout en termes de sécurité et de conformité.
Une politique BYOD bien pensée et implémentée qui tient compte de la nature de votre entreprise, des dispositifs que vous autorisez et des applications disponibles devrait atténuer ces risques et vous aider à engager et à retenir vos employés.
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FAQs
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur le digital workplace, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu'est-ce qu'une Digital Workplace ?
Une digital workplace est un espace de travail numérique, ou chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à tout moment et sur n’importe quel support afin de partager des informations et des documents et de collaborer d’une manière fluide et efficace à distance.
Quels sont les avantages d'une Digital Workplace ?
La digital workplace présente de nombreux avantages, c’est pourquoi elle devient aujourd’hui quasi incontournable. En voici les principaux bénéfices:
- Créer et renforcer votre culture d’entreprise
- Briser les silo
- Promouvoir le partage et renforcer la cohésion d’équipe
- Engager et valoriser
- Améliorer le processus d’intégration
- Améliorer la productivité et les performances
- Plus d’agilité en facilitant le télétravail
- Réduire les coûts informatiques et opérationnels
- Transformer les employés en ambassadeurs de la marque
Comment mesurer l'efficacité de votre digital workplace ?
La collaboration en milieu de travail est définie comme l’ensemble des processus permettant à une équipe de travailler ensemble de manière plus efficace et efficiente pour atteindre un objectif commun. Voici les indicateurs les plus importants à prendre en compte lors de l’évaluation de votre digital workplace.
- Métriques d’usage
- Métriques d’engagement
- Métriques d’efficacité
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Quel est le rôle d'un Digital Workplace Manager ?
Un digital workplace manager est responsable d’accompagner un projet de digital workplace dans ses différentes étapes. Les principales responsabilités sont les suivantes :
- Identifier les besoins et les domaines à améliorer
- Choisir le bon cas d’usage de digital workplace (intranet collaboratif, réseau social d’entreprise, système de gestion des connaissances, etc…) en tenant compte de la configuration informatique existante et de la stratégie commerciale globale.
- Diriger la mise en œuvre de cette digital workplace
- Élaborer des politiques, des lignes directrices et un plan de gestion de contenu.
- Déterminer et suivre les indicateurs de succès (indicateurs d’usage, d’engagement et d’efficacité).
- Offrir des séances de formation aux principaux utilisateurs et collaborateurs.
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