Astuces pour mieux gérer et traiter vos emails dans votre entreprise !

Vous vous souvenez de l’email pendant les années 1990 ? Au début, c’était cet outil sympa que vous consultiez une à deux fois par semaine … Mais l’email a grandi, et aujourd’hui, c’est LE canal de communication, où s’accumulent toutes vos tâches et les informations nécessaires à votre survie professionnelle !

Respirez, voici quelques astuces et meilleures pratiques pour garder le contrôle sur vos emails, et réduire le temps de traitement et de gestion des emails au sein de votre entreprise.

Il serait formidable que les emails que vos employés reçoivent quotidiennement soient directement corrélés à la productivité de votre entreprise, ou en valeur ajoutée pour vos clients. Toutefois, le contraire est aussi valable.
Entre les emails commerciaux et les fils de discussions interminables avec une dizaine de “Cc”, le traitement des emails est réellement devenu une tâche à part entière.
McKinsey estime que nous passons 28% de notre journée à gérer les emails, ce qui équivaut au ⅓ d’une journée de travail, sans valeur ajoutée.

Comment faire ?

Utiliser d’autres canaux de communication

Arrêter d’envoyer des emails à tout le monde

Quand on envoie des emails à tout le monde, c’est généralement pour deux raisons:

• Communication interne
• Pour poser des questions relatives au travail

La communication interne, avec tout ce qu’elle comporte, ainsi que les questions relatives au travail ont leur place sur un Intranet plutôt que dans les boîtes de réception des employés. Sur un Intranet social, les réponses sont accessibles à tout le monde et consultables à tout moment.

Supprimer les emails groupés

Les emails groupés, dans lesquels plusieurs personnes sont mises en copie, sont de vrais tueurs de productivité ! Ces emails, qui sont généralement des emails relatifs au travail, doivent être lus (et non pas archivés comme s’ils n’avaient jamais existés).

Il est toujours pénible et prenant d’essayer de retrouver une information précise dans les emails, surtout quand les réponses ont seulement été adressées à l’auteur de l’email en question.

La solution à ce problème de communication est de remplacer les emails groupés par un message posté sur un volet d’actualités ou un forum concerné par le projet visé. De cette façon, toutes les personnes concernées et compétentes sont mises au fait de la discussion, le contexte est clair, et l’échange est disponible dans son intégralité.

Améliorer votre communication via email et montrez l’exemple !

Envoyez des emails tels que vous aimeriez en recevoir

Pensez à ce que vous aimeriez voir dans les emails envoyés par votre équipe comme suit :

• indiquez le sujet sur la ligne du libellé;
• résumez le contexte;
• énoncez clairement le but (si vous avez besoin qu’une personne fasse quelque chose ou qu’elle ne fasse rien, dites le)
• soyez bref !

Evitez les rappels

Si vous voulez répondre à un email mais que vous n’avez pas le temps de le faire instantanément, faites seulement savoir que vous avez bien reçu l’email en question et que vous y répondrez plus tard.
Faire savoir que vous l’avez reçu et préciser que vous allez y répondre présente un double avantage :

• éviter les rappels
• optimiser votre image professionnelle.

Améliorer votre productivité pour améliorer la productivité de votre équipe

Déconnectez vous !

En tant que dirigeant, vous êtes toujours sollicités. Cependant, les interruptions constantes vous empêchent de vous concentrer sur autre chose que vos communications. Une étude intéressante, faite par Gloria Mark, une chercheuse à l’Université de Californie, indique qu’il nous faut 23 minutes pour nous remettre à être productif après une interruption de seulement 3 minutes !
Les meilleurs résultats sont atteints en gérant ses emails plusieurs fois dans la journée plutôt que de ne faire que ça toute la journée. Quand vous décidez de faire autre chose, désactivez vos notifications. Quand vous lisez vos emails, adonnez vous uniquement à cette tâche.

Ne commencez pas votre journée avec les emails

Il est très tentant de lire ses emails le matin, mais en réalité, cette habitude gâche toute votre matinée ! C’est une fausse bonne idée. En revanche, si vous commencez votre journée par la révision des actions que vous avez programmées pour la journée, vous pourrez par la suite plonger dans vos emails avec le sentiment d’avoir accompli quelque chose avant le déjeuner.
Cette méthode nécessite du courage, surtout si vous pensez aux urgences ! Mais sachez que les urgences n’arrivent pas tous les jours, et que vos collaborateurs ne mourront pas s’ils ne reçoivent pas la réponse dont ils ont besoin dans l’heure.
Ainsi, en plus d’avoir amélioré la gestion de votre temps, les membres de vos équipes seront plus autonomes, ils communiqueront mieux et sauront quand vous solliciter pour obtenir la réponse souhaitée, en temps voulu.

Gardez le contrôle sur vos emails

Utilisez les filtres et autres outils de gestion des mails

Aujourd’hui, il existe beaucoup d’outils (gratuits) qui peuvent vous aider dans la gestion de vos emails :

• Les filtres automatiques ; ils vous aident à saisir et à archiver vos emails avant qu’ils n’encombrent votre boite de réception
• Unroll.me; une application très pratique qui, parmi d’autres choses, vous aide à gérer vos abonnements

Une fois seulement !

Pour gérer votre boîte de réception, voici la règle d’or : traitez chaque email en une seule fois ! Inutile de reporter cette action, faites l’effort de prendre les mesures nécessaires pour chaque message reçu.
La plupart de ces astuces sont inspirées de la méthode “Getting Things Done”.

• Vous pouvez supprimer ou archiver certains emails selon leurs objets,
• Si vous pouvez répondre à un email, brièvement, sans que cela ne vous prenne du temps (moins de 2 minutes), faites le !
• Marquez les emails pour lesquels vous voulez assurer le suivi
• Utilisez les étoiles ou les “tags” pour marquer vos actions quotidiennes

En suivant ces règles simples, vous gagnerez du temps !

Astuces pour gérer les emails agaçants

• Envoyer des réponses courtes à de longs emails incitera votre équipe à en faire de même
• Si le fait que vous soyez en copie n’est pas clair, demandez pourquoi. Cela pourrait arrêter les mises en copie automatiques.
• Si vous ne comprenez pas pourquoi l’expéditeur a besoin de vous, ignorez l’email. Si vous devez vraiment faire quelque-chose, il vous écrira de nouveau

Boite de Réception : Zéro !

Ce dernier conseil est assez évident, mais plus facile à dire qu’à faire. Nous espérons que les astuces précédentes vous aideront à obtenir le “Inbox zéro” ; ce qui veut dire qu’à la fin de chaque journée, le nombre d’emails non lus doit être nul.

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Veronika Mazour

Je suis la directrice générale d'eXo Platform (une solution de digital workplace open source), une entreprise que j'ai co-fondée pendant mes études et dans laquelle je suis revenue après plusieurs années passées dans le secteur bancaire et dans le conseil. Je blogue sur les nouvelles méthodes de travail, sur l'open-source et la souveraineté. Parfois, je blogue également sur mes propres centres d'intérêt, comme que le développement personnel, l'équilibre vie pro/perso, le développement durable et l'égalité hommes/femmes.