- Fares Laroui
- juin 4, 2019
5 fonctionnalités pour Améliorer votre Communication Interne en Entreprise
Lancés depuis une vingtaine d’années, les intranets, communément appelés Digital workplaces, ont été conçus principalement pour améliorer la communication interne en entreprise et le partage de l’information. En effet, les intranets ont l’avantage de permettre aux utilisateurs d’accéder aux nouvelles, aux annonces et aux politiques de l’entreprise dans un endroit centralisé, ce qui contribue à accroître l’engagement et la rétention des collaborateurs.
Table des matières
Cependant, les progrès technologiques, la demande croissante des utilisateurs et l’émergence de travailleurs de plus en plus exigeants, ont poussé intranet à évoluer. C’est ainsi qu’apparut les portails, essentiellement des intranets qui mettent l’accent sur les processus métier et permettent aux utilisateurs d’accéder aux applications métier.
Apparus juste après les portails, les réseaux sociaux d’entreprise ont révolutionné la communication au milieu de travail en introduisant des caractéristiques sociales permettant aux utilisateurs d’échanger et d’interagir plus facilement.
La dernière décennie a été marquée par la multiplication du nombre de Digital Workplace comprenant des outils, des plateformes et des applications pour offrir une expérience de travail complète.
Les Digital workplaces ont gagné en popularité grâce à leur flexibilité, leur richesse fonctionnelle et leur capacité à faciliter le travail. Les cas d’utilisation de ces solutions diffèrent en fonction d’un certain nombre de facteurs, tels que la taille de l’entreprise, l’industrie, les utilisateurs potentiels, etc.
Dans ce blog, nous nous concentrerons sur les aspects communicationnels des Digital Workplaces et sur quelques fonctionnalités indispensables pour mieux connecter et impliquer les utilisateurs.
1. Actualités
Au départ, les solutions intranet étaient utilisées comme étant un site Web d’une organisation que les administrateurs (généralement des spécialistes en communication ou en RH) utilisaient pour communiquer avec les employés et transmettre la culture de l’entreprise.
Un éditeur de texte basique était utilisé pour écrire et publier des articles et des actualités sur une seule page. Bien que pratique et assez directe dans la communication, cette fonctionnalité est devenue obsolète au fil du temps à cause des dynamiques changeantes dans le milieu de travail et des attentes croissantes des administrateurs et des utilisateurs.
Un outil d’actualités riche en fonctionnalités et facilement accessible est un élément indispensable dans toute solution de Digital Workplace moderne. La capacité de l’éditeur de texte d’inclure divers types de contenu, comme des images, des vidéos et des fichiers, peut aider les utilisateurs à communiquer plus efficacement. En plus, les utilisateurs doivent pouvoir interagir avec les actualités pour s’assurer qu’ils sont bien informés et plus engagés.
2. Wikis
Les wikis sont un composant important de toute solution de Digital Workplace. Cette fonctionnalité est populaire au sein des organisations qui cherchent à transmettre leur culture et leurs politiques organisationnelles, à intégrer leurs employés et à gérer leurs équipes.
Pour qu’un wiki soit efficace, il doit inclure un éditeur de texte riche, permettre d’ajouter des graphiques, des visuels et des modèles adaptés à chaque fonction métier et des fonctionnalités sociales permettant aux utilisateurs d’aimer, commenter et partager du contenu.
3. Calendrier et événements
Le calendrier est une fonctionnalité indispensable pour toute page d’accueil d’une Digital Workplace. Les utilisateurs peuvent y accéder au calendrier pour se tenir au courant des événements à venir, planifier des réunions et gérer leurs activités quotidiennes. L’intégration avec d’autres applications, telles que le chat et les espaces collaboratifs, permet aux administrateurs de communiquer facilement sur les événements et d’améliorer les taux de participation.
4. Personnalisation
Les solutions de digital workplace performantes offrent utilité, flexibilité et facilité d’utilisation. Permettre aux administrateurs de configurer et de personnaliser une solution en fonction de leurs besoins les aidera à utiliser la solution à son plein potentiel, ce qui favorise son adoption et booste l’engagement des collaborateurs.
Par exemple, un administrateur peut modifier la mise en page de la page d’accueil en mettant en évidence les nouvelles, les annonces et un calendrier en haut de la page et en rendant les applications métier facilement accessibles depuis la barre supérieure. Il peut également gérer les autorisations de visualisation et d’édition d’éléments de contenu spécifiques, et les utilisateurs peuvent gérer leurs propres flux en affichant uniquement le contenu qui les concerne.
La disposition et la configuration doivent être flexibles et facilement modifiables en fonction de l’évolution des besoins des différentes équipes.
5. Fonctionnalités sociales
Les fonctionnalités sociales facilitent le succès et l’adoption d’une digital workplace. Les solutions intranet ont été traditionnellement conçues et utilisés pour améliorer la communication descendante au sein des organisations. Bien qu’ils soient efficaces pour informer les collaborateurs et promouvoir une culture de transparence, ils le sont beaucoup moins en ce qui concerne leur participation aux discussions et le partage de leurs idées. En revanche, la nouvelle génération d’intranets aide les utilisateurs à atteindre cet objectif. Avec une solution de digital workplace moderne, les utilisateurs peuvent aimer, commenter les messages et partager leurs idées dans des espaces collaboratifs ou des discussions de groupe. La multitude de canaux par lesquels l’information peut être partagée aide à connecter les utilisateurs à travers l’organisation et à briser les silos.
La communication reste une priorité absolue pour les entreprises. Les intranets ont évolué au fil des années pour s’adapter aux besoins croissants des entreprises et répondre aux attentes des jeunes actifs. Beaucoup de choses ont été dites sur le sujet, des meilleurs outils et caractéristiques aux meilleures pratiques pour créer des stratégies de contenu engageantes.
Si vous souhaitez vous familiariser avec ce sujet, nous vous invitons à visiter notre blog et à vous inscrire à notre newsletter.
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FAQ
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur la communication interne en entreprise, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu’est-ce que la communication interne ?
Quels sont les objectifs de la communication interne ?
La communication interne joue un rôle déterminant dans l’entreprise. En effet, une communication interne efficace permet d’avoir des collaborateurs plus impliqués et plus motivés. Ils sont alors plus productifs, ce qui rend l’organisation plus performante.
- Donner le même niveau d’informations à l’ensemble des collaborateurs pour instaurer un climat de confiance
- Booster le moral des collaborateurs de l’entreprise
- Fédérer les équipes
- Favoriser les échanges avec le top management
- Stimuler le partage d’expériences et l’intelligence collective
- Améliorer l’image de l’entreprise à l’extérieur
Quels sont les différents types de communication interne ?
Il existe principalement 3 types de communication interne :
- La communication descendante
- La communication ascendante
- La communication transversale
Quels sont les outils de communication interne ?
Les outils de communication interne ne manquent pas. Il en existe de nombreux aujourd’hui : écrit, oral, papier ou numérique. Le digital a révolutionné la communication interne. Il offre de nouveaux usages, comme la digital workplace, facilite le partage d’informations, la collaboration et permet à chacun de suivre l’actualité de l’entreprise en temps réel.
- Les outils traditionnels
- Les outils digitaux
Quels sont les avantages de la communication interne ?
La communication interne lorsqu’elle est mise en place de manière efficace dans l’entreprise, est source de bénéfices considérables aussi bien humainement qu’économiquement. En voici les principaux :
- Une culture d’entreprise forte
- Des collaborateurs motivés et engagés
- Une bonne qualité de vie au travail
- Des collaborateurs fidélisés
- Une marque employeur forte
- Une meilleure productivité et une meilleure performance de l’entreprise
➝ Retrouvez les avantages de la communication interne dans une entreprise.
Qu'est-ce qu'une stratégie de communication interne ?
Une stratégie de communication interne correspond à la mise en place d’un plan d’actions afin d’atteindre les objectifs de communication interne fixés. Ce plan va permettre de définir les objectifs de votre entreprise, ses cibles, les canaux et outils de communication interne dont vous disposez, ainsi que la démarche à mettre en œuvre.
➝ Trouvez la définition complète d’une stratégie de communication interne.
Qui doit piloter la communication interne ?
Plusieurs personnes peuvent participer à l’élaboration de la stratégie de communication interne. Si une personne ou une équipe est dédiée à la communication interne dans votre entreprise, piloter la stratégie sera bien évidemment son rôle. Si ce n’est pas le cas, le rôle peut revenir à un responsable des ressources humaines.
➝ Découvrez en détails qui doit piloter la communication interne.
Comment mesurer l’efficacité de votre communication interne ?
Il existe de nombreux moyens pour mesurer l’efficacité de votre communication interne.
Voici quelques idées pour vous inspirer :
- Les sondages
- La participation de vos collaborateurs aux actions de communication interne que vous proposez.
- L’engagement de vos collaborateurs
- Le taux de turnover
- La satisfaction des clients
- Les résultats commerciaux
➝ Découvrez comment mesurer l’efficacité de votre communication interne.
Quelles sont les différences entre la communication interne et externe ?
La communication interne ainsi que la communication externe sont toutes deux essentielles pour instaurer une bonne dynamique entre les différents environnements de l’entreprise (interne et externe). Même si elles partagent plusieurs points en commun, elles présentent également de nombreuses différences.
➝ Découvrez les principales différences entre la communication interne et externe.
Qu’est-ce que la communication externe ?
La communication externe quant à elle permet à l’entreprise de construire son identité ,de solidifier son image de marque et de se démarquer auprès des concurrents. Elle suit généralement une approche formelle (en créant une bonne image de marque de l’entreprise grâce aux newsletters, rapports, communiqués de presse, présentations ou encore site web) mais peut parfois être informelle (d’une façon que les entreprises ne peuvent pas réglementer directement).
➝ Découvrez comment définir la communication externe d’une entreprise.
Pourquoi est-il nécessaire d'aligner la communication interne et externe ?
Afin de créer une culture solide et assurer une bonne harmonie au sein d’une entreprise, il est nécessaire que la communication interne et externe soient alignées et cohérentes.
- Un alignement stratégique
- Une meilleure image de marque
- Une plus grande efficacité
- Un engagement collaborateur élevé
- Une relation de confiance
➝ Découvrez comment réussir et harmoniser la communication interne et externe en même temps.
Comment améliorer la communication interne dans une entreprise ?
Voici quelques conseils et astuces pour vous permettre de progresser et d’améliorer votre stratégie de communication interne :
- Encouragez le dialogue
- Faites preuve de transparence
- Ecoutez vos collaborateurs
- Créez des rituels
- Utilisez des outils de gamification
➝ Découvrez comment améliorer la communication interne dans une entreprise.
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