5 fonctionnalités pour Améliorer votre Communication Interne en Entreprise

Lancés depuis une vingtaine d’années, les intranets, communément appelés Digital workplaces, ont été conçus principalement pour améliorer la communication interne en entreprise et le partage de l’information. En effet, les intranets ont l’avantage de permettre aux utilisateurs d’accéder aux nouvelles, aux annonces et aux politiques de l’entreprise dans un endroit centralisé, ce qui contribue à accroître l’engagement et la rétention des collaborateurs.

Cependant, les progrès technologiques, la demande croissante des utilisateurs et l’émergence de travailleurs de plus en plus exigeants, ont poussé intranet à évoluer. C’est ainsi qu’apparut les portails, essentiellement des intranets qui mettent l’accent sur les processus métier et permettent aux utilisateurs d’accéder aux applications métier.

Apparus juste après les portails, les réseaux sociaux d’entreprise ont révolutionné la communication au milieu de travail en introduisant des caractéristiques sociales permettant aux utilisateurs d’échanger et d’interagir plus facilement.

La dernière décennie a été marquée par la multiplication du nombre de Digital Workplace comprenant des outils, des plateformes et des applications pour offrir une expérience de travail complète.

Les Digital workplaces ont gagné en popularité grâce à leur flexibilité, leur richesse fonctionnelle et leur capacité à faciliter le travail. Les cas d’utilisation de ces solutions diffèrent en fonction d’un certain nombre de facteurs, tels que la taille de l’entreprise, l’industrie, les utilisateurs potentiels, etc.

Dans ce blog, nous nous concentrerons sur les aspects communicationnels des Digital Workplaces et sur quelques fonctionnalités indispensables pour mieux connecter et impliquer les utilisateurs.

Actualités

Au départ, les solutions intranet étaient utilisées comme étant un site Web d’une organisation que les administrateurs (généralement des spécialistes en communication ou en RH) utilisaient pour communiquer avec les employés et transmettre la culture de l’entreprise.

Un éditeur de texte basique était utilisé pour écrire et publier des articles et des actualités sur une seule page. Bien que pratique et assez directe dans la communication, cette fonctionnalité est devenue obsolète au fil du temps à cause des dynamiques changeantes dans le milieu de travail et des attentes croissantes des administrateurs et des utilisateurs.

Un outil d’actualités riche en fonctionnalités et facilement accessible est un élément indispensable dans toute solution de Digital Workplace moderne. La capacité de l’éditeur de texte d’inclure divers types de contenu, comme des images, des vidéos et des fichiers, peut aider les utilisateurs à communiquer plus efficacement. En plus, les utilisateurs doivent pouvoir interagir avec les actualités pour s’assurer qu’ils sont bien informés et plus engagés.

Wikis

Les wikis sont un composant important de toute solution de Digital Workplace. Cette fonctionnalité est populaire au sein des organisations qui cherchent à transmettre leur culture et leurs politiques organisationnelles, à intégrer leurs employés et à gérer leurs équipes.

Pour qu’un wiki soit efficace, il doit inclure un éditeur de texte riche, permettre d’ajouter des graphiques, des visuels et des modèles adaptés à chaque fonction métier et des fonctionnalités sociales permettant aux utilisateurs d’aimer, commenter et partager du contenu.
 

Calendrier et événements

Le calendrier est une fonctionnalité indispensable pour toute page d’accueil d’une Digital Workplace. Les utilisateurs peuvent y accéder au calendrier pour se tenir au courant des événements à venir, planifier des réunions et gérer leurs activités quotidiennes. L’intégration avec d’autres applications, telles que le chat et les espaces collaboratifs, permet aux administrateurs de communiquer facilement sur les événements et d’améliorer les taux de participation.

Personnalisation

Les solutions de digital workplace performantes offrent utilité, flexibilité et facilité d’utilisation. Permettre aux administrateurs de configurer et de personnaliser une solution en fonction de leurs besoins les aidera à utiliser la solution à son plein potentiel, ce qui favorise son adoption et booste l’engagement des collaborateurs.

Par exemple, un administrateur peut modifier la mise en page de la page d’accueil en mettant en évidence les nouvelles, les annonces et un calendrier en haut de la page et en rendant les applications métier facilement accessibles depuis la barre supérieure. Il peut également gérer les autorisations de visualisation et d’édition d’éléments de contenu spécifiques, et les utilisateurs peuvent gérer leurs propres flux en affichant uniquement le contenu qui les concerne.

La disposition et la configuration doivent être flexibles et facilement modifiables en fonction de l’évolution des besoins des différentes équipes.

Fonctionnalités sociales

Les fonctionnalités sociales facilitent le succès et l’adoption d’une digital workplace. Les solutions intranet ont été traditionnellement conçues et utilisés pour améliorer la communication descendante au sein des organisations. Bien qu’ils soient efficaces pour informer les collaborateurs et promouvoir une culture de transparence, ils le sont beaucoup moins en ce qui concerne leur participation aux discussions et le partage de leurs idées. En revanche, la nouvelle génération d’intranets aide les utilisateurs à atteindre cet objectif. Avec une solution de digital workplace moderne, les utilisateurs peuvent aimer, commenter les messages et partager leurs idées dans des espaces collaboratifs ou des discussions de groupe. La multitude de canaux par lesquels l’information peut être partagée aide à connecter les utilisateurs à travers l’organisation et à briser les silos.

La communication reste une priorité absolue pour les entreprises. Les intranets ont évolué au fil des années pour s’adapter aux besoins croissants des entreprises et répondre aux attentes des jeunes actifs. Beaucoup de choses ont été dites sur le sujet, des meilleurs outils et caractéristiques aux meilleures pratiques pour créer des stratégies de contenu engageantes.

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Fares Laroui

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.