Les 12 astuces clés pour un onboarding efficace

Pour créer un parcours d’intégration efficace, plusieurs étapes clés doivent être respectées et cela commence avant même l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise !

C’est quoi l’onboarding ?

Préparation en amont de son arrivée

1. Avant le jour J, informez les équipes internes de son arrivée et glissez quelques éléments concernant ses missions pour que ce soit plus concret pour ses futurs collègues.

2. Créez un lien avec votre nouvelle recrue avant son arrivée. Vous pouvez par exemple lui envoyer quelques informations administratives par email, lui donner les coordonnées de ses futurs collègues pour qu’ils puissent commencer à échanger et lui transmettre les détails de sa première journée ou encore mieux de son parcours d’intégration. Vous éviterez ainsi la mauvaise surprise du nouveau collaborateur qui ne se présente pas le premier jour car il a trouvé une autre mission !

3. Préparez son poste de travail et fournissez-lui les outils et ressources nécessaires comme un cahier, un stylo, des équipements de sécurité selon ses missions, un ordinateur avec son code d’accès et son adresse email, son badge d’accès aux locaux de l’entreprise, etc…

Votre nouvelle recrue doit se sentir attendue et il est important qu’elle soit opérationnelle tout de suite. N’oubliez pas également de laisser quelques goodies (gourde, t-shirt, bonbons…) à son poste de travail. Ça lui permettra de développer au plus vite le sentiment d’appartenance.

Jour J

4. Le jour J, accueillez personnellement et chaleureusement le nouvel embauché et faites avec lui le tour de l’entreprise pour lui présenter ses collègues.

5. Indiquez-lui où se trouve l’espace dédié aux nouveaux collaborateurs sur votre digital workplace si vous en avez une. A défaut, remettez-lui un livret d’accueil. L’objectif est qu’il puisse facilement retrouver toutes les informations pratiques et administratives : le règlement intérieur, l’histoire de l’entreprise, ses valeurs, son organigramme, les outils de communication, les différentes procédures internes, etc…

6. Affectez-lui un parrain ou un mentor pour l’accompagner dans ses premières semaines au sein de l’organisation, répondre à ses questions même les plus banales comme « comment fonctionne la machine à café » et lui apporter soutien et conseils.

L’objectif de ce mentorat ? Accélérer la compréhension du fonctionnement de l’entreprise par le nouveau collaborateur et favoriser le sentiment d’appartenance. Le mentor doit être volontaire pour que le lien se crée facilement dès le départ. Il recueillera les premières impressions du nouveau venu, ce qui permettra d’adapter rapidement le processus d’on-boarding et d’éviter les non-dits et incompréhensions.

7. Proposez un parcours d’intégration. L’idéal est d’avoir préparé pour votre nouveau collaborateur un agenda de ses premiers jours avec des tâches simples et précises pour qu’il se sente impliqué et utile dès le début. Vous pouvez par exemple ajouter les réunions d’équipe, lui programmer des rencontres personnalisées avec les différents services et interlocuteurs principaux ainsi que des temps d’échanges avec son manager pour définir ses objectifs et ce que l’on attend de lui.

A noter : 53% des collaborateurs affirment ne pas avoir reçu de définition claire des projets et objectifs à réaliser le premier jour de leur arrivée. Cette étape est donc à ne pas négliger.

8. Invitez votre nouvelle recrue à se présenter auprès de ses nouveaux collègues. Si vous disposez d’un intranet ou d’une digital workplace, elle pourra compléter sa fiche professionnelle, mettre une photo et publier un message sur lequel chacun pourra interagir.

9. Organisez un déjeuner d’équipe pour éviter le stress du premier repas et favoriser son intégration sociale. Les moments conviviaux et rituels d’entreprise sont très importants pour s’imprégner de la culture d’entreprise.

Dans les semaines suivant son arrivée

10. Assurez-vous que le collaborateur suive les formations adaptées à son poste et à l’entreprise afin de renforcer ses compétences et sa compréhension de la culture d’entreprise. Cette étape est plus importante qu’elle ne pourrait le laisser penser puisque 78% des collaborateurs affirment qu’ils ont ressenti un défaut de formation ou d’accompagnement à plusieurs reprises lors de leur prise de poste.

11. Effectuez régulièrement des points d’étape avec le nouveau collaborateur pour évaluer son intégration, recueillir ses impressions et ajuster les actions en cas de besoin. Demandez-lui aussi de vous remettre un rapport d’étonnement. Cela vous permettra d’avoir un regard neuf sur l’entreprise, de vous rendre compte de ce qu’il est nécessaire d’améliorer et de récolter de nouvelles idées tout en valorisant l’avis de votre nouvelle recrue !

12. Organisez des moments « vis ma vie » pour permettre au nouveau collaborateur de connaître ses collègues, de découvrir et comprendre les différents métiers qui existent au sein de l’entreprise et de développer ainsi l’intelligence collective.

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Nos conseils pratiques pour réussir l'onboarding

Mettre en place un processus d’intégration efficace permet à votre nouvelle recrue de prendre ses marques sur son poste, de mieux appréhender les objectifs et attentes, et de faciliter son intégration au sein de l’entreprise. L’organisation en profite aussi car un collaborateur satisfait et heureux est plus motivé, plus efficace, plus performant et plus fidèle. Tout le monde est donc gagnant dans cette histoire 😉

Pour un programme d’onboarding encore plus efficace et personnalisé, voici quelques conseils pratiques complémentaires :

Soignez l’accompagnement du nouveau collaborateur avant son arrivée effective dans l’organisation pour éviter qu’il ne se présente pas le jour J ! Selon une étude de Robert Walters datant d’avril 2019 , 35% des candidats ne se présenteraient pas le premier jour en l’absence totale de communication de la part de l’entreprise.
Adaptez le processus d’intégration aux besoins spécifiques du collaborateur et aux particularités de l’entreprise.
Impliquez les managers et les équipes dans le processus d’onboarding pour favoriser la cohésion et l’engagement.
Privilégiez une approche humaine en prenant en compte les émotions et les attentes du salarié et soyez attentif à l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Le bien-être d’un nouveau collaborateur est essentiel pour le fidéliser, faciliter sa projection à long terme dans l’organisation et favoriser sa productivité.
Utilisez des outils digitaux comme une digital workplace pour faciliter la gestion du parcours d’intégration, la communication interne et la collaboration.
Travaillez votre marque employeur pour que vos futurs talents aient une bonne image de votre entreprise.
Mesurez l’efficacité de votre programme d’onboarding via un système de feedbacks ainsi que via des indicateurs clés tels que le taux de rétention et la satisfaction des collaborateurs.

Réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur est essentiel pour garantir sa satisfaction, son engagement et sa performance au sein de l’entreprise.

En mettant en place un processus d’intégration structuré et personnalisé, vous favorisez la fidélisation des talents, renforcez la culture d’entreprise et contribuez à la réussite globale de votre organisation.

Et n’oubliez pas d’adopter une solution de digital workplace pour faciliter encore davantage votre processus d’onboarding !

Infographie

Tags: Engagement collaborateur, onboarding, Astuces et bonnes pratiques

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Anne-Sophie Duport

Je suis responsable communication France chez eXo Platform. Je suis tombée dans la communication un peu par hasard mais ce domaine rassemble tout ce qui m’anime : la créativité, l’énergie, les rencontres, le travail collaboratif, le partage et les échanges de bonnes pratiques. J’ai besoin de donner du sens à ce que je fais et de placer l’humain au centre de toutes mes actions. Je suis également passionnée par les nouvelles technologies.