- Fares Laroui
- June 16, 2021
Alles, was Sie über Informationsüberflutung am Arbeitsplatz wissen müssen
Die Verwaltung großer Informationsmengen am Arbeitsplatz gehört für Unternehmen zu den obersten Prioritäten, und das aus gutem Grund. Die Vernetzung des heutigen Arbeitsplatzes in Verbindung mit der zunehmenden Fernarbeit führte dazu, dass Informationen hauptsächlich über digitale Kanäle zirkulierten. Theoretisch sind spezialisierte Lösungen wie digitale Arbeitsplatzlösungen, Dokumenten- und Wissensmanagementsysteme und andere darauf ausgelegt, die Verwaltung und Handhabung von Informationen zu vereinfachen.
Inhaltsangaben
Fehlen jedoch angemessene Richtlinien und Strategien zur Unterstützung solcher Lösungen, kann es sein, dass Mitarbeiter mit Informationen überfordert und überlastet werden. Dies trägt offensichtlich zu einem Mangel an Produktivität, einem wachsenden Gefühl der Frustration unter den Mitarbeitern und einer insgesamt schlechten Mitarbeitererfahrung und Geschäftsleistung bei. Dieses Phänomen wird allgemein als „Information Overload“, Infobesity oder Infoxation bezeichnet.
Im heutigen Blogbeitrag definieren wir die Informationsüberflutung, untersuchen ihre Ursachen, ihre Auswirkungen auf Mitarbeiter und Unternehmen und wie man effektiv damit umgeht.
1. Was ist Informationsüberflutung?
In seiner einfachsten Form bezieht sich Informationsüberflutung auf den Überschuss oder die Fülle an Informationen, die den Mitarbeitern bei der Ausführung von Aufgaben oder Entscheidungen zur Verfügung stehen. Der Begriff entstand erstmals im Buch „The Managing of Organizations“ von Bertram Gross aus dem Jahr 1964. Gross erklärte, dass es wahrscheinlich zu einer Informationsüberflutung kommt, wenn die Menge der verfügbaren Informationen die eigene Verarbeitungskapazität übersteigt und dadurch die Qualität der zu treffenden Entscheidungen sinkt.
Im Laufe der Geschichte war die Informationsüberflutung sowohl für die breite Öffentlichkeit als auch für Unternehmen ein großes Problem. Man könnte argumentieren, dass die Menschen vor dem Technologieboom der letzten Jahrzehnte nicht allzu viele Informationen zur Hand hatten (was bis zu einem gewissen Grad auch stimmt).
Vor dem Internet waren physische Informationsformen jedoch die Norm, da das Drucken zum Mainstream wurde. Die Menschen mussten große Mengen an Papieren und Büchern lesen und durchsuchen, um das zu finden, was sie suchten. Es versteht sich von selbst, dass diese Situation alles andere als ideal war, da sie sich negativ auf die Produktivität und die allgemeine Entscheidungsfindung auswirkte.
Vor dem Internet waren physische Informationsformen jedoch die Norm, da das Drucken zum Mainstream wurde. Die Menschen mussten große Mengen an Papieren und Büchern lesen und durchsuchen, um das zu finden, was sie suchten. Es versteht sich von selbst, dass diese Situation alles andere als ideal war, da sie sich negativ auf die Produktivität und die allgemeine Entscheidungsfindung auswirkte.
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2. Was verursacht Informationsüberflutung?
In einem für „The Harvard Graduate School of Education’s Learning Innovations Laboratory (LILA)“ veröffentlichten Artikel mit dem Titel „Information Overload: Causes, Symptoms, and Solution“ führt Joseph Ruff die Informationsüberflutung auf fünf Hauptfaktoren zurück:
Technologie, Menschen, Organisationen, Prozesse und Informationsattribute. All diese Faktoren überschneiden sich ständig und machen es für Unternehmen schwierig, den Informationsüberfluss richtig zu verwalten und zu begrenzen. Lassen Sie uns jeden Faktor genauer untersuchen:
Eine Überflutung mit Technologie
Die Hauptursache für die Informationsüberflutung ist die Technologie … oder zu viel davon, um genau zu sein. Denk darüber nach. Es gibt praktisch eine App für alles, was wir am Arbeitsplatz tun, von Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissens- und Projektmanagement und vielem mehr.
Diese Armada an Tools (einschließlich Messaging-Apps, Videokonferenzplattformen, Intranets, E-Mails …) kann bei schlechter Verwaltung möglicherweise zu viele Informationen generieren, die schwer zu finden und abzurufen sind.33
Mitarbeiter haben grundsätzlich zu viele Lösungen, mit denen sie Schritt halten müssen, und Datenquellen, aus denen sie ihre Informationen beziehen können. Dies erhöht natürlich die Zeit, die sie damit verbringen, zwischen Apps zu wechseln, um das Gesuchte zu finden. Laut der International Data Corporation verbringt ein typischer Mitarbeiter tatsächlich 2,5 Stunden oder etwa 30 % des Arbeitstages damit, Informationen zu finden.
Ein Pega-Bericht, der 5 Millionen Stunden Live-Desktop-Aktivitäten untersuchte, kam ebenfalls zu erstaunlichen Ergebnissen: Ein durchschnittlicher Mitarbeiter wechselt mehr als tausend Mal am Tag zwischen 35 Anwendungen.
Zu viele geteilte Informationen … zu wenig Zeit, sie zu verarbeiten
Per Definition liegt eine Informationsüberlastung vor, wenn die Menge der zu verarbeitenden Informationen unsere Fähigkeit übersteigt, dies in einem vordefinierten Zeitraum zu tun. Und es gibt drei wichtige Punkte, auf die wir uns hier konzentrieren sollten: Die Menge der Informationen, unsere Fähigkeit, damit umzugehen, und die Zeit, die wir für die Verarbeitung erhalten. Alle drei Elemente lassen sich auf die Strategie einer bestimmten Organisation zurückführen, können aber auch auf der individuellen Ebene liegen.
Erstens wird der Austausch aller Arten von Informationen am Arbeitsplatz dank der Vielzahl von Technologien, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, vereinfacht.
Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter übermäßig viele Inhalte über das Intranet, E-Mail und sogar Social-Media-Plattformen des Unternehmens teilen, was zu einem Überfluss an relevanten, irrelevanten und duplizierten Informationen führt.
Aber wie viel ist zu viel?
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Dies führt uns zum zweiten Punkt. Die Fähigkeit eines Menschen, Informationen zu verarbeiten. Und die Antwort auf diese Frage hängt wirklich von mehreren Faktoren ab, die von persönlichen Eigenschaften über den Bildungs- und Fachstand bis hin zu Motivation und Arbeitszufriedenheit reichen. Wenn den Mitarbeitern jedoch nicht genügend Zeit zur Verfügung steht, werden sie unabhängig von ihrer Kapazität höchstwahrscheinlich mit einer Informationsüberflutung zu kämpfen haben.
Mangel an strategischer Vision
Neben Menschen und Technologie spielen Organisationen eine wichtige Rolle, um eine Informationsüberflutung zu verhindern und zu begrenzen. Letztlich ist die Verwaltung von Informationen ein strategischer Prozess, der in der gesamten Organisation beginnt und die gesamte strategische Vision und Kultur widerspiegeln sollte.
Bei dem Versuch, sich an die schnellen technologischen Veränderungen und die steigenden Erwartungen ihrer Mitarbeiter anzupassen, kann es jedoch sein, dass sich einige Unternehmen zu sehr engagieren und anfangen, stark in Softwarelösungen zu investieren, während sie Richtlinien und Best Practices völlig außer Acht lassen. Dadurch entstehen letztendlich mehr Probleme als Lösungen.
Die Verwaltung von Informationen am Arbeitsplatz ist keineswegs ein „Einheitslösungsprozess“, der für alle passt. Jede Organisation hat ihre eigenen Visionen, Werte und Mitarbeiter, die eine Kombination maßgeschneiderter Strategien erfordern, um alle zwischen ihren Teams und Abteilungen zirkulierenden Informationen effektiv zu koordinieren. Zum Beispiel eine einzigartige interne Kommunikationsstrategie, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden und engagiert zu halten; eine maßgeschneiderte Dokumentenmanagementstrategie, die den Grundstein für die Erstellung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten legt; und so weiter. In einer Forschungsarbeit stellen Sie eine Frage und sammeln dann relevante Daten von anderen Forschern, um deren unterschiedliche Standpunkte zu analysieren.
Qualität und Quantität der am Arbeitsplatz ausgetauschten Informationen
Um effektiv herauszufinden, was die Informationsüberflutung verursacht, müssten wir die Arten von Informationen am Arbeitsplatz anhand ihrer Qualität, Komplexität und Neuheit klassifizieren.
Im Allgemeinen können Informationen, mit denen Mitarbeiter täglich zu tun haben, unabhängig von ihrem Format einfach in zwei Haupttypen eingeteilt werden: relevant und irrelevant.
Relevante Informationen beziehen sich, wie der Name schon sagt, auf Daten, nach denen Mitarbeiter aktiv suchen, um ihre Arbeit effektiv auszuführen. Auf der anderen Seite sind irrelevante Informationen das genaue Gegenteil. Es bezieht sich auf Daten, denen Mitarbeiter ausgesetzt sind, anstatt sie aktiv zu suchen. Vor diesem Hintergrund können wir ableiten, dass die Informationsüberflutung sowohl mit der Menge als auch mit der Qualität der Informationen zusammenhängt. Zu viele relevante Informationen sind verwirrend und zeitaufwändig. Der Kontakt mit irrelevanten Informationen lenkt ab und ist unproduktiv.
Die Art von Prozessen und Abläufen
Es versteht sich von selbst, dass die Menge der zwischen Einzelpersonen oder Teams auszutauschenden Informationen direkt mit der Komplexität und Interdependenz der jeweiligen Prozesse und Aufgaben zusammenhängt.
Einige Teams sind stark auf Zusammenarbeit und den ständigen Wissensaustausch angewiesen, während andere einen eher routinemäßigen Ansatz verfolgen und nicht zu viele Informationen benötigen, um ordnungsgemäß zu funktionieren.
Beispielsweise umfasst der Softwareentwicklungsprozess verschiedene Teams, die kontinuierlich zusammenarbeiten (und mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen), vom Produktmanagement über Design und Entwicklung bis hin zu Qualitätssicherung und Stakeholdern usw. In Ermangelung der richtigen Methoden, in diesem Fall Scrum oder Kanban , wird es für alle Beteiligten schwierig sein, ihre Bemühungen zu koordinieren, was letztendlich zu Verwirrung, einer Informationsüberflutung und ineffizienten Prozessen führen wird.
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3. Welche Auswirkungen hat die Informationsüberflutung?
Die Informationsüberflutung wirkt sich auf Unternehmen auf verschiedenen Ebenen aus (Einzelperson, Team und Organisation). Die Auswirkungen können von mangelnder Produktivität und Teamzusammenhalt bis hin zur geistigen (und sogar körperlichen) Gesundheit der Mitarbeiter reichen. Lassen Sie uns jede dieser Konsequenzen genauer untersuchen:
Burnout bei Mitarbeitern
Es liegt auf der Hand, dass der ständige Überfluss an Informationen am Arbeitsplatz negative Auswirkungen auf die geistige und körperliche Gesundheit der Mitarbeiter haben kann.
Die Bereitstellung erschwinglicher Online-Therapieoptionen ist für Unternehmen eine Möglichkeit, in das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu investieren. Dienste wie Telefon- oder Videotherapie ermöglichen Mitarbeitern den bequemen Zugang zu lizenzierten Fachkräften, ohne dass teure Präsenzgebühren anfallen. Die Priorisierung der psychischen Gesundheit durch das Angebot erschwinglicher Online-Therapie zeigt das Engagement, Menschen auch bei vollen Terminkalendern und hoher Arbeitsbelastung zu unterstützen. Der ROI von Dienstleistungen wie erschwinglicher Online-Therapie führt zu glücklicheren, gesünderen und fokussierteren Mitarbeitern.
Der Umgang mit zu vielen Tools und Informationsquellen führt zu Verwirrung, erhöht das Gefühl der Unsicherheit und einen Zustand der Unruhe. Dies wiederum führt zu Ängsten, hohem Stress und geistiger Erschöpfung.
Tatsächlich gaben laut einer Gallup-Studie „Employee Burnout: Causes and Cures“ 76 % der Befragten an, dass sie zumindest manchmal am Arbeitsplatz unter Burnout leiden. Diese erschütternde Statistik hängt mit mehreren Faktoren zusammen, die sich vor allem auf die Unklarheit am Arbeitsplatz und die unüberschaubare Arbeitsbelastung und Informationsflut am Arbeitsplatz beziehen.
Rückzug der Mitarbeiter
Es überrascht nicht, dass Mitarbeiter, die sich bei der Arbeit überfordert fühlen, eher unmotiviert und unmotiviert sind.
Mitarbeiter irrelevanten Inhalten im Intranet des Unternehmens auszusetzen, sie mit Benachrichtigungen aus mehreren Anwendungen zu bombardieren und sie durch endlose E-Mail-Threads scrollen zu lassen, um an Informationen zu gelangen, ist ein Rezept für eine Katastrophe.
Anstatt sie an Bord zu haben, würden Sie das genaue Gegenteil erreichen. Sie würden sich entweder unter Druck gesetzt fühlen, anderswo nach Informationen suchen oder sogar ganz abschalten. In allen Fällen ist mit einem Rückgang des Engagements zu rechnen, was letztendlich zu höheren Fluktuationsraten führt.
Mangelnde Produktivität
Haben Sie sich jemals gefragt, wie viele E-Mails ein durchschnittlicher Mitarbeiter täglich bearbeiten muss? Um es einfach auszudrücken: Die Zahl ist ziemlich überwältigend, wenn nicht sogar beängstigend. Tatsächlich müssen Mitarbeiter laut DMR Business Statistics jeden Tag 121 E-Mails bearbeiten. Die meisten davon haben nicht einmal mit der Arbeit zu tun.
Diese erschreckende Anzahl an E-Mails kann Mitarbeiter ablenken, ihre Konzentration einschränken und zu einem wachsenden Gefühl von Stress und Frustration beitragen. Das McKinsey Global Institute hat herausgefunden, dass Mitarbeiter durchschnittlich 13 Stunden pro Woche damit verbringen, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Dies bedeutet, dass 28 % der Arbeitszeit und 650 Stunden pro Jahr für unproduktive Aufgaben aufgewendet werden. Darüber hinaus ist es erwiesen, dass E-Mails ablenkend wirken und Mitarbeiter durchschnittlich bis zu 23 Minuten brauchen, um sich wieder auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Und E-Mails sind nicht der einzige Produktivitätskiller am Arbeitsplatz. Wie wir bereits erwähnt haben, kann der Einsatz einer Fülle von Technologien am Arbeitsplatz nach hinten losgehen. Kritische Informationen können zwischen einer Vielzahl von Anwendungen verteilt werden, wodurch sie schließlich überflüssig werden, dupliziert werden und im Allgemeinen schwer zu finden und zu organisieren sind.
Schlechte Entscheidungsfindung
Unsere Fähigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen, hängt direkt von den Informationen ab, die uns zur Verfügung gestellt werden. Einerseits werden die Entscheidungen, die wir treffen, höchstwahrscheinlich falsch informiert und im Allgemeinen schlecht sein, wenn wir nur über wenige oder gar keine Informationen verfügen. Andererseits gilt: Je mehr Informationen wir erhalten, desto mehr müssen wir verarbeiten und desto bessere Entscheidungen können wir treffen.
Es ist jedoch zu beachten, dass die Menge der Informationen, die wir verarbeiten können, begrenzt ist. Sobald wir unseren Höhepunkt erreicht haben, wird die Überflutung mit Wissen den gegenteiligen Effekt haben und unsere Fähigkeit verringern, Prioritäten zu setzen, unsere Gedankengänge zu ordnen und gute Entscheidungen zu treffen.
Getrennte Teams
Laut einem Salesforce-Bericht glauben 86 % der Mitarbeiter, dass Ausfälle am Arbeitsplatz direkt mit mangelnder Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zusammenhängen. Darüber hinaus ergab ein Mckinsey-Bericht, dass 97 % sowohl der Mitarbeiter als auch der Führungskräfte der Meinung sind, dass sich eine mangelnde Teamausrichtung direkt auf die Ergebnisse von Projekten und Aufgaben auswirkt.
Vor dem Hintergrund dieser Zahlen können wir schlussfolgern, dass die Hauptpfeiler erfolgreicher Teams Information sowie kontinuierliche Kommunikation und Zusammenarbeit sind. Jedes Teammitglied sollte sich seiner Rollen und Verantwortlichkeiten sowie der Unternehmens-/Teamrichtlinien bewusst sein und vor allem über die richtigen Tools verfügen, um effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Wenn Teams nicht durch die richtigen Richtlinien und Richtlinien sowie die entsprechenden Tools unterstützt werden, wird es ihnen letztendlich schwer fallen, Informationen auszutauschen, Aufgaben effektiv zu koordinieren und ihre Ziele zu erreichen. Im Allgemeinen würden Informationen verstreut, dupliziert und sogar verloren gehen.
Wir alle hatten in unserem Job einen dieser Momente, in denen wir viel Zeit damit verbrachten, nach Informationen zu suchen oder an etwas zu arbeiten, nur um dann herauszufinden, dass jemand im Unternehmen dies schon einmal getan hat. Dies wirkt sich natürlich nachteilig auf den Zusammenhalt und die Ausrichtung des Teams aus.
4. Umgang mit Informationsüberflutung am Arbeitsplatz
Nachdem Sie nun mit den Ursachen und Auswirkungen der Informationsüberflutung vertraut sind, wollen wir uns mit der Frage befassen, wie Sie sie zunächst vermeiden und dann überwinden können, wenn sie auftritt.
Analysieren Sie Nutzungsmuster und verstehen Sie die Vorlieben der Mitarbeiter
Der erste Schritt zur Vermeidung einer Informationsüberflutung besteht darin, zu verstehen, wie Mitarbeiter Informationen abrufen und teilen, kommunizieren, zusammenarbeiten und ganz allgemein Dinge erledigen möchten.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Analysetools zu verwenden, die in der Lage sind, Engagement- und Akzeptanzraten genau zu messen und die beliebtesten Anwendungen sowie die Art von Inhalten zu identifizieren, die bei den Mitarbeitern gut ankommen.
Es gibt eine Reihe von Kennzahlen, die Ihnen dabei helfen, den Zustand der Informationsüberflutung in Ihrem Unternehmen einzuschätzen. Beispielsweise ist die Anzahl der intern gesendeten und empfangenen E-Mails ein guter Indikator dafür, wie häufig Mitarbeiter E-Mails im täglichen Betrieb nutzen.
Wenn Sie außerdem über einen digitalen Arbeitsplatz oder ein Wissensmanagementsystem verfügen, können Sie sich eingehend mit Kennzahlen wie durchschnittlichen Beiträgen, Wissensmitwirkenden, Suchkennzahlen und Wissensrelevanz für Mitarbeiter befassen. Letztere (Wissensrelevanz) ist ein Maß dafür, wie relevant die im Wissensmanagementsystem gespeicherten Informationen für die Mitarbeiter sind. Dazu gehören das durchschnittliche Wissensalter, der Prozentsatz duplizierter Dateien und nicht überarbeiteter Versionen usw.
Darüber hinaus können Sie einen traditionelleren Ansatz wählen, indem Sie einfach Umfragen (sowohl quantitative als auch qualitative) erstellen und versenden, um direkt von den Mitarbeitern und ihren spezifischen Erfahrungen zu hören und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
Informationen kategorisieren und klassifizieren
Der nächste Schritt besteht darin, Informationen in eine Reihe relevanter Kategorien zu kategorisieren und zu klassifizieren. Um dies zu erreichen, müssen Organisationen zunächst vorhandene Informationen prüfen und ihnen dann einen Wert zuweisen. Informationen können nach Inhalt, Zielgruppe und Wichtigkeitsgrad klassifiziert werden. Kritische Informationen werden beispielsweise oft als vertraulich oder vertraulich gekennzeichnet, was bedeutet, dass Leser eine gewisse Sicherheitsfreigabe benötigen, um auf sie zuzugreifen und sie zu verarbeiten. Informationen können auch eingeschränkt (offen für eine bestimmte Zielgruppe) oder intern (offen für alle im Unternehmen) sein. Unternehmen können nicht nur die Informationssicherheit gewährleisten, sondern auch den Lärm unorganisierter Daten begrenzen und ihren Mitarbeitern nur die Inhalte zur Verfügung stellen, die sie benötigen, und ihnen so helfen, Informationen schnell und zeitnah zu finden. Durch die Integration eines Tools zum Scannen von Webanwendungen in ihre Sicherheitsmaßnahmen können Unternehmen die Informationssicherheit gewährleisten und gleichzeitig den Lärm unorganisierter Daten minimieren, sodass Mitarbeiter einfach und schnell nach den benötigten Inhalten suchen können.
Entwickeln Sie eine solide interne Kommunikationsstrategie
Informationsüberflutung hängt nicht nur mit der Art und Weise zusammen, wie wir Informationen konsumieren, sondern auch damit, wie wir sie erstellen. Das Fehlen einer internen Kommunikationsstrategie führt häufig dazu, dass Unternehmen in die Falle tappen, zu viele Inhalte über mehrere Kanäle zu teilen. Wir sehen beispielsweise häufig, dass Unternehmen Neuigkeiten und Updates über ihr Unternehmensintranet, einen speziellen Online-Newsletter und sogar über ihre Social-Media-Konten verbreiten, was, wie bereits erwähnt, verwirrend und überfordernd sein kann.
Um dem entgegenzuwirken, müssen HR- und interne Kommunikationsspezialisten eine interne Kommunikationsstrategie entwickeln. Zunächst müssen bestimmte Teams ihre Kommunikationsbemühungen bewerten (Art des Inhalts, Kanäle usw.). Anschließend gilt es, SMART-Ziele zu definieren, einen Content-Plan zu entwickeln und natürlich die richtigen Kanäle auszuwählen, über die die Inhalte an eine Zielgruppe vermittelt werden sollen. Zu guter Letzt besteht der letzte Schritt nach der Festlegung der Grundlagen einer IC-Strategie darin, die Ergebnisse kontinuierlich zu analysieren, um Trends, Muster und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Auf diese Weise erhalten die Mitarbeiter zielgerichtete und relevante Inhalte über das Medium ihrer Wahl, was hohe Öffnungs- und Beteiligungsraten und vor allem eine engagierte und informierte Belegschaft garantiert.
Bauen Sie eine Kultur des Wissensaustauschs auf
Die Begrenzung der Informationsüberflutung hat viel mit der Unternehmenskultur und genauer gesagt mit der Kultur des Wissensaustauschs zu tun. In einem Blogbeitrag, den ich vor einiger Zeit mit dem Titel „Wie schafft man eine Kultur des Wissensaustauschs am Arbeitsplatz“ geschrieben habe, habe ich die verschiedenen Schritte beschrieben, die Unternehmen befolgen müssen, um ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, Informationen effektiv zu teilen und auszutauschen.
Hier geht es darum, eine Kultur zu schaffen und zu vermitteln, in der die Mitarbeiter daran interessiert sind, relevante Informationen weiterzugeben, dazu geschult werden und, was noch wichtiger ist, sich der Gefahren einer Informationsüberflutung bewusst sind. Denn ohne eine solche Kultur kann die Praxis des Wissensaustauschs unorganisiert und etwas chaotisch sein, was letztendlich sowohl die Qualität als auch die Quantität der geteilten Informationen beeinträchtigt. Wenn Sie beispielsweise Tools zur Wettbewerbsanalyse verwenden, stellen Sie sicher, dass sowohl Ihre Vertriebs- als auch Ihre Marketingteams die Informationen teilen, um Ihre Konkurrenten effektiv verfolgen zu können.
Überprüfen Sie Prozesse, um Multitasking einzuschränken
Obwohl unsere Fähigkeit zum Multitasking oft als positive Eigenschaft wahrgenommen wird, schadet zu viel Multitasking sowohl Einzelpersonen als auch Teams mehr als es nützt. Wie wir bereits erklärt haben, ist eine der vielen Ursachen für Informationsüberflutung die Zeit, die uns für die Verarbeitung von Informationen zur Verfügung steht. Je mehr Multitasking wir ausführen müssen, desto mehr Informationen müssen wir finden und verarbeiten, und zwar schnell … bevor wir mit der nächsten Aufgabe fortfahren.
Die Bewältigung dieses Problems obliegt sowohl der Organisations- als auch der Teamebene. Von Seiten der Organisation bestehen die übermittelten Informationen normalerweise aus Neuigkeiten, Ereignissen, Unternehmensrichtlinien, Schulungen usw. Der Schlüssel liegt hier darin, Informationen rechtzeitig weiterzugeben und gleichzeitig allen die erforderliche Zeit für die Verarbeitung zu geben.
Denken Sie zum Beispiel an Schulungsmaterial. Jeder kann in seinem eigenen Tempo lernen, was bedeutet, dass die effektivste Art, Mitarbeiter zu schulen, darin besteht, ihnen einfach die Zeit zu geben, die sie dafür benötigen. Ein weiteres Beispiel ist das Onboarding. Hier kann es sein, dass Neulinge vom ersten Tag an viel tun müssen: ihre Kollegen kennenlernen, ihre Rollen verstehen, sich schulen usw. Es ist wichtig, ihnen die Möglichkeit zu geben, die Fülle an Informationen zu erkunden, um einen guten Start zu haben.
Aus Sicht des Teams sind Manager dafür verantwortlich, die Arbeitsbelastung ihres Teams zu verwalten, Prioritäten zu setzen und den richtigen Zeitrahmen für die Erledigung bestimmter Aufgaben festzulegen. So haben die Mitarbeiter ausreichend Zeit, ihre Aufgaben zu erledigen, ohne ständig zwischen ihnen wechseln zu müssen.
Wählen Sie die richtigen Tools zur Unterstützung der Kommunikation und des Wissensaustauschs
Alle oben genannten Punkte sind entscheidend für den Umgang mit der Informationsüberflutung. Eines haben sie jedoch alle gemeinsam: Sie wären ohne den Einsatz von Technologie in gewissem Umfang nicht möglich und nicht machbar.
Um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu analysieren, Informationen zu kategorisieren und zu klassifizieren, eine IC-Strategie zu entwickeln und eine Kultur des Wissensaustauschs zu schaffen, gibt es eine Vielzahl von Softwarelösungen, die Unternehmen bei der effektiven Durchführung dieser Aufgaben unterstützen können. In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns jedoch hauptsächlich auf drei Punkte: die Erstellung, Übermittlung und den Konsum von Informationen.
Um die interne Kommunikation zu verbessern, greifen die meisten Unternehmen typischerweise auf ein Unternehmensintranet oder einen modernen digitalen Arbeitsplatz zurück. Beide enthalten eine Kombination aus Social- und Content-Management-Funktionen, die in erster Linie darauf ausgelegt sind, alle Arten der Kommunikation zu optimieren, egal ob Top-Down-, Bottom-Up- oder Peer-to-Peer-Kommunikation.
Wenn es um die Verwaltung von Informationen geht, fällt die Wahl oft zwischen eigenständigen Wissensmanagementsystemen oder einem digitalen Arbeitsplatz, der mit einem integrierten KMS ausgestattet ist. Beide dienen der Handhabung, Kategorisierung und Klassifizierung großer Mengen und erleichtern im Allgemeinen den Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen.
Fassen wir zusammen
Informationsüberflutung ist ein Phänomen, mit dem viele Unternehmen entweder konfrontiert sind, derzeit leiden oder sich in Zukunft mit ihnen befassen müssen. Seine Wurzeln liegen in einer Vielzahl von Faktoren, die direkt mit der sich verändernden Dynamik am modernen Arbeitsplatz zusammenhängen.
Und wie heißt es so schön: „Moderne Probleme erfordern moderne Lösungen“. Der Schlüssel zur Vermeidung oder Eliminierung einer Informationsüberflutung liegt in einer gemeinsamen Anstrengung, die vom Mitarbeiter bis zur Unternehmensebene reicht.
Wenn Sie mehr über die Themen Wissensmanagement, interne Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz erfahren möchten, sollten Sie unbedingt an der Blogtour teilnehmen. Und vergessen Sie nicht, im Kommentarbereich neue Themen vorzuschlagen, die wir als nächstes behandeln sollen.
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FAQs
Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zum Thema Informationsüberflutung am Arbeitsplatz mit allen Antworten an einem Ort.
Was ist Informationsüberflutung?
In seiner einfachsten Form bezieht sich Informationsüberflutung auf den Überschuss oder die Fülle an Informationen, die den Mitarbeitern bei der Ausführung von Aufgaben oder Entscheidungen zur Verfügung stehen. Der Begriff entstand erstmals im Buch „The Managing of Organizations“ von Bertram Gross aus dem Jahr 1964. Gross erklärte, dass es wahrscheinlich zu einer Informationsüberflutung kommt, wenn die Menge der verfügbaren Informationen die eigene Verarbeitungskapazität übersteigt und dadurch die Qualität der zu treffenden Entscheidungen sinkt.
➝ Sehen Sie sich die vollständige Definition von Informationsüberflutung an
Was verursacht Informationsüberflutung?
In einem für „The Harvard Graduate School of Education’s Learning Innovations Laboratory (LILA)“ veröffentlichten Artikel mit dem Titel „Information Overload: Causes, Symptoms, and Solution“ führte Joseph Ruff die Informationsüberflutung auf fünf Hauptfaktoren zurück:
- Eine Überflutung mit Technologie
- Zu viele geteilte Informationen … zu wenig Zeit, sie zu verarbeiten
- Mangel an strategischer Vision
- Qualität und Quantität der am Arbeitsplatz ausgetauschten Informationen
- Die Art von Prozessen und Abläufen
➝ Finden Sie die Gründe heraus, die zu einer Informationsüberflutung am Arbeitsplatz führen
Wie wirkt sich die Informationsüberflutung auf Ihr Unternehmen aus?
Die Informationsüberflutung wirkt sich auf Unternehmen auf verschiedenen Ebenen aus (Einzelperson, Team und Organisation). Die Auswirkungen können von mangelnder Produktivität und mangelndem Teamzusammenhalt bis hin zur geistigen (und sogar körperlichen) Gesundheit der Mitarbeiter reichen.
Hier sind einige Auswirkungen der Informationsüberflutung:
- Burnout bei Mitarbeitern
- Rückzug der Mitarbeiter
- Mangelnde Produktivität
- Schlechte Entscheidungsfindung
- Getrennte Teams
➝ Entdecken Sie die Auswirkungen der Informationsüberflutung
Wie kann man die Informationsüberflutung am Arbeitsplatz überwinden?
Hier sind 6 Möglichkeiten, die Informationsüberflutung zu überwinden:
- Analysieren Sie Nutzungsmuster und verstehen Sie die Vorlieben der Mitarbeiter
- Informationen kategorisieren und klassifizieren
- Entwickeln Sie eine solide interne Kommunikationsstrategie
- Bauen Sie eine Kultur des Wissensaustauschs auf
- Überprüfen Sie Prozesse, um Multitasking einzuschränken
- Wählen Sie die richtigen Tools zur Unterstützung der Kommunikation und des Wissensaustauschs
➝ Finden Sie heraus, wie Sie die Informationsüberflutung am Arbeitsplatz besser bewältigen können
Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine nächste Generation von Intranet-Lösungen oder Intranet 2.0, die auf drei Säulen basiert: Kommunikation, Zusammenarbeit und Information. In gewisser Weise ist diese Definition wahr, deckt jedoch nicht das gesamte Spektrum des Begriffs ab.
Hier sind einige Definitionen des digitalen Arbeitsplatzes:
- Eine Weiterentwicklung des Intranets
- Ein benutzerzentriertes digitales Erlebnis
➝ Sehen Sie sich die vollständige Definition des digitalen Arbeitsplatzes an
Was ist Kollaboration?
Kollaboration ist „die Situation, in der zwei oder mehr Menschen zusammenarbeiten, um dasselbe zu schaffen oder zu erreichen“.
➝ Sehen Sie sich die vollständige Definition von Kollaboration an
Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz?
Hier sind einige der Vorteile der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz:
- Fördern Sie Innovation und Kreativität
- Bessere Problemlösung
- Krisenzeiten effektiv meistern
- Binden Sie Teams ein und stimmen Sie sie aufeinander ab
- Motivation steigern
- Talente anziehen
➝ Entdecken Sie die Vorteile der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz
Ich bin Spezialist für Produktmarketing bei eXo.Meine Aufgabe ist es, die Marketing- und Vertriebsteams bei ihren Tätigkeiten zu unterstützen und der Welt unsere digitale Arbeitsplatzlösung zu präsentieren.Ich blogge vor allem über die neuesten Techniktrends, digitale Transformation, interne Kommunikation und die Navigation durch die eXo Platform.
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