- Fares Laroui
- February 24, 2021
Vorbereitung und Durchführung effektiver Fernsitzungen
Mehr als ein Jahr nach der Covid-19-Pandemie kann man mit Sicherheit sagen, dass sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, drastisch verändert hat. Fernarbeit ist zur Norm geworden, und viele Unternehmen sehen sich mit einem unvermeidlichen Wandel in ihren täglichen Abläufen und auch im Verhalten der Arbeitnehmer konfrontiert.
Zu den wohl wichtigsten Bestandteilen einer erfolgreichen Remote-Arbeitserfahrung gehören Meetings.Obwohl sie in normalen Zeiten von vielen als Produktivitätshindernis wahrgenommen werden, haben sie sich in der heutigen Zeit als der Klebstoff erwiesen, der Remote-Teams zusammenhält.
Inhaltsangabe
Damit Fernsitzungen jedoch zu Ergebnissen führen, müssen eine Reihe von bewährten Verfahren befolgt werden.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen einige Tipps und bewährte Verfahren vor, die Ihnen bei der Planung und Durchführung erfolgreicher Remote-Meetings helfen werden.
1. Legen Sie klare Ziele für die Sitzung fest
Jeder von uns hat das schon einmal erlebt.Sie erhalten eine Einladung zu einem Treffen und fragen sich: „Was habe ich davon? Was ist das Ziel dieses Treffens?“. Und ohne Überraschung nehmen Sie teil, nur um dann zu schweigen und das Gefühl zu haben, dass das Treffen wenig bis gar keinen Mehrwert hatte und nur eine Menge Zeit verschwendet wurde.
Das Phänomen, Sitzungen nur um ihrer selbst willen abzuhalten, hat sich mit Covid vielleicht noch verschlimmert.Manager verweisen oft auf Besprechungen als ihre wichtigste Methode, um zu versuchen, ihre Teams aus der Ferne zu verbinden und zu beschäftigen.Ohne klare Ziele sind Besprechungen jedoch nur eine Ansammlung von Mitarbeitern, die versuchen herauszufinden, was zu tun ist, wobei verschiedene Personen versuchen, die Besprechung in ihre bevorzugte Richtung zu lenken (was oft zu Konflikten führt).
Eine Liste von Besprechungszielen ist daher unabdingbar, damit die Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird, und damit alle auf dem gleichen Stand sind.Solche Ziele hängen jedoch ganz von der Art des Meetings und natürlich von den Teilnehmern ab.Agile Teams zum Beispiel neigen dazu, tägliche Stand-up-Meetings abzuhalten, um den Überblick über bestimmte Projekte zu behalten, Probleme rechtzeitig zu erkennen und schnell und angemessen handeln zu können. Wenn die Teilnehmer diese Ziele im Voraus kennen, haben sie eine Vorstellung davon, was und wie sie sich vorbereiten müssen, so dass die Stand-up-Meetings kurz und zielgerichtet sind.
2.Eine Tagesordnung aufstellen
Nachdem Sie nun festgelegt haben, was Sie mit Fernbesprechungen erreichen wollen, ist es an der Zeit zu überlegen, wie die Besprechungen durchgeführt werden sollen.Eine klare und präzise Tagesordnung ist ein absolutes Muss, um die Sitzung zu strukturieren, die Diskussionsthemen festzulegen und zu verhindern, dass die Sitzung aus dem Ruder läuft.
Damit die Tagesordnung einer Fernsitzung effektiv und umfassend ist, ist es wichtig, alle Teilnehmer einzubeziehen und ihnen die Möglichkeit zu geben, Vorschläge für den Ablauf der Sitzung zu machen.Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer bereit sind, sich zu beteiligen und sich während der gesamten Sitzung engagieren.
Auch wenn die Tagesordnung je nach Team unterschiedlich ausfällt, enthält sie doch in der Regel einige gemeinsame und wesentliche Bestandteile.Die offensichtlichsten davon sind das Datum, der Ort und die Plattform, die für einen schnellen Zugriff genutzt werden soll. Außerdem sollte die Tagesordnung eine Liste der Ziele und der wichtigsten Diskussionspunkte enthalten und eine zusammenhängende Struktur mit vorgegebenen Zeitfenstern für jeden Punkt aufweisen.
3.Sorgfältige Auswahl und Begrenzung der Teilnehmerzahl
Zur falschen Besprechung eingeladen zu werden, kann eine große Ablenkung sein und auch zu geringer Produktivität und allgemeiner Frustration am Arbeitsplatz beitragen.
It is not uncommon for employees to be stuck in meeting rooms for no reason other than simply being there. The cost of unnecessary meetings can be high. Recent figures put the cost to businesses in the US at around 37 billion dollars, according to Atlassian.
In demselben Bericht wurde auch festgestellt, dass unnötige Besprechungen zu Desengagement führen und die Mitarbeiter dazu bringen, völlig abzuschalten. Mitarbeiter, die sich von der Anzahl der Besprechungen, die inzwischen durchschnittlich 62 pro Monat betragen, überfordert fühlen, berichten, dass sie andere Arbeiten erledigen, tagträumen und sogar schlafen.
Die häufigste Ursache für die immer größer werdende Zahl von Sitzungen ist die Tendenz, zu viele Personen einzuladen, die höchstwahrscheinlich ohnehin schweigen und nur begrenzte Beiträge leisten werden.Die Auswahlkriterien für die Teilnehmer sollten strenger sein und sich ausschließlich auf ihre Rolle innerhalb eines Teams oder eines Projekts beziehen und darauf, was sie in eine Sitzung einbringen und aus ihr herausholen können.
Als Faustregel gilt, dass man mit einer kleinen Anzahl ausgewählter Personen beginnen sollte, um den Fluss der Besprechungen aufrechtzuerhalten und Unterbrechungen zu begrenzen.Denken Sie außerdem daran, Aufzeichnungen in speziellen Kanälen oder Bereichen zu speichern und freizugeben, damit alle sie sehen können. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter mit vollen Terminkalendern über bestimmte Aktivitäten auf dem Laufenden halten, ohne an der Besprechung teilnehmen zu müssen. Aber denken Sie daran, dass Sie ihnen trotzdem die Möglichkeit geben sollten, an der Besprechung teilzunehmen, wenn sie es wünschen, was natürlich nicht verpflichtend sein sollte (niemand möchte sich ausgeschlossen fühlen).
4. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge
Der Erfolg von Fernsitzungen hängt von einer Kombination aus bewährten Praktiken und natürlich von Tools ab.Die Fortschritte in der Telekommunikationstechnologie im Laufe der Jahre haben dazu geführt, dass wir heute über eine Vielzahl von Softwarelösungen verfügen, die die sofortige Kommunikation und Kollaboration erleichtern.In den meisten Fällen, in denen ein Unternehmen Meetings aus der Ferne abhalten möchte, wird entweder auf Messaging-Apps, Videokonferenzen oder Digital Workplace lösungen zurückgegriffen.In den ersten Monaten der Schließung vor etwa einem Jahr war die Nachfrage nach Lösungen wie Zoom, Microsoft Teams und anderen enorm.Der Grund dafür war natürlich, dass diese Lösungen unternehmenstauglich sind und in erster Linie dazu dienen, Teams in Echtzeit zu verbinden.
In der Praxis gibt es keine pauschale Antwort auf diese Frage.Sie können ein einziges Tool für die Durchführung von Fernkonferenzen wählen oder eine Kombination von Tools. Das hängt ganz von den Bedürfnissen Ihres Teams ab. Wenn es Ihnen beispielsweise nur um die Kommunikation geht, dann sind Messaging-Apps und Videokonferenzplattformen die richtige Wahl. Wenn Sie hingegen nach einer Lösung suchen, die sowohl die Kommunikation als auch die Kollaboration unterstützt und das Arbeiten aus der Ferne an einem zentralen Ort ermöglicht, dann ist vielleicht ein Digital Workplace mit integrierten Funktionen oder mit eigenständigen Kommunikationstools die beste Wahl.
5. Festlegung von Sitzungsregeln und Rollen
Sobald Sie die Ziele der Besprechung, die Tagesordnung und die richtigen Werkzeuge ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Liste von Regeln und Rollen aufzustellen, die den Ablauf der Besprechung erleichtern und organisieren.
Wenn es um Regeln und Richtlinien für Fernbesprechungen geht, ist es wichtig, diese im Voraus auszuarbeiten und weiterzugeben.Sie müssen sich auf das Engagement und den einfachen Informationsfluss konzentrieren.
Versuchen Sie, ähnlich wie bei Meetings im Büro, zu Beginn immer allen das Wort zu erteilen, um sich vorzustellen und zu sagen, wie es ihnen geht.Im Zusammenhang mit einer globalen Pandemie kann dies dazu beitragen, die kollektive Moral zu stärken, die Mitarbeiter miteinander zu verbinden und ihnen das Gefühl zu geben, weniger einsam zu sein.
Teilen Sie den Teilnehmern dann mit, wie oft und wie lange sie sich beteiligen sollen.Sie wollen keine Redner und Zuschauer in Ihren Sitzungen. Auf diese Weise können Sie einen lauten Sitzungssaal vermeiden, in dem alle gleichzeitig sprechen (was alles andere als ideal ist). Um dies zu erreichen, sollten Sie bestimmten Teilnehmern Rollen zuweisen. Ein Moderator ist zum Beispiel die Person, die für den Fortgang der Sitzung verantwortlich ist und den Teilnehmern das Wort erteilt. Der Sekretär hingegen ist für die Aufzeichnung der Sitzungsnotizen zuständig, die später an die Teilnehmer weitergegeben werden.
6. Vergewissern Sie sich, dass Sie nachfassen und Feedback einholen
Nach Abschluss der Sitzung muss jeder Teilnehmer eine detaillierte Vorstellung von den wichtigsten Ergebnissen und den möglichen nächsten Schritten haben.
Unternehmenswikis sind dank ihrer zahlreichen Funktionen ein ideales Werkzeug für die Erstellung und gemeinsame Nutzung von Besprechungsnotizen.Normalerweise können Besprechungsnotizen direkt aus der Chat-Anwendung oder dem Videokonferenz-Tool erstellt werden.Diese sollten die wichtigsten Gesprächspunkte, die zugewiesenen Aufgaben und alle geplanten Ereignisse enthalten.
Um den Erfolg Ihrer Fernsitzungen effektiv zu bewerten, sollten Sie am Ende Umfragen erstellen und versenden.Diese Umfragen müssen nicht allzu detailliert sein, sondern reichen von einfachen Ja- oder Nein-Fragen bis hin zu Multiple-Choice-Fragen.Die daraus gewonnenen Erkenntnisse können Ihnen dabei helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln, und können Sie dazu veranlassen, einige neue Regeln oder Tools auszuprobieren, die das Potenzial haben, die Erfahrung von Fernbesprechungen zu verbessern.
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