- Anne-Sophie Duport
- January 27, 2023
Die 9 wichtigsten Schritte für eine effektive interne Kommunikation
Die interne Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle in der Strategie eines Unternehmens. Sie ermöglicht es insbesondere, ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen, eine starke Unternehmenskultur zu entwickeln, das Engagement und die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu steigern und sie an Ihr Unternehmen zu binden. Die interne Kommunikation ist auch ein echter Hebel, um die Produktivität Ihrer Teams und damit die Leistung Ihres Unternehmens zu steigern.
Inhaltsangabe
Der Aufbau einer wirksamen Strategie ist jedoch nicht so einfach, wie es scheint, und erfordert Methoden, Zuhören und Zeit.Um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen und Ihre interne Kommunikation erfolgreich umzusetzen, folgen Sie Schritt für Schritt unseren neun wichtigsten Schritten und finden Sie am Ende dieses Artikels unsere Infografik mit den wichtigsten Elementen, die Sie im Auge behalten sollten!
1. Führen Sie ein Audit Ihrer internen Kommunikation durch
Dies ist ein unverzichtbarer Schritt, um zu beurteilen, wo Sie stehen:
Comment wird die interne Kommunikation von Ihren Mitarbeitern wahrgenommen?
Ist sie an das Unternehmen angepasst?
Was sind die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter?
Welche Informationen erwarten sie von der Firma?
Was sind die Stärken Ihrer internen Kommunikation?
Welche Punkte müssen verbessert werden?
Organisieren Sie dazu Umfragen und Erhebungen unter Ihren Mitarbeitern. Das ist eine gute Möglichkeit, sie in das Unternehmensleben einzubeziehen, sie aufzuwerten und zu engagieren. Sie können sich auch informell austauschen oder Treffen in kleinen Gruppen ansetzen, bei denen jeder seine Meinung frei äußern kann.
2. Identifizieren Sie Ihre verschiedenen Zielgruppen
Wer sind Ihre Mitarbeiter?
Wie alt sind sie?
Wie arbeiten sie?
Wie lange arbeiten sie schon im Unternehmen?
Wie nehmen sie das Unternehmen und seine Entwicklung wahr?
Fühlen sie sich eingebunden und engagiert?
Was motiviert sie im Alltag?
Es gibt keine fertige Methode und Ihre neue Strategie für die interne Kommunikation muss sich an die verschiedenen Personen in Ihren Teams anpassen.Deshalb ist es wichtig, sie gut zu kennen.
3. Legen Sie Ihre Kommunikationsziele fest
Nachdem Sie nun wissen, wo Ihre interne Kommunikation steht und Ihre Zielgruppen identifiziert sind, gehen Sie dazu über, Ihre Ziele zu definieren.Überstürzen Sie nichts und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um jedes Ihrer Ziele zu präzisieren. Orientieren Sie sich dabei an der SMART-Methode :
- Speziell: Die Ziele sollten einfach und für alle verständlich sein.
- Messbar: Sie sollten in der Lage sein, den Fortschritt Ihrer Ziele im Laufe der Zeit zu messen und zu verfolgen.
- Erreichbar: Ihre Ziele sollten realistisch genug sein, um erreicht zu werden. Dies ist die Kaizen-Methode der kleinen Schritte. Wenn Sie sich vorgenommen haben, den Himalaya zu erklimmen, obwohl Sie nie Sport treiben, haben Sie keine Chance, es zu schaffen! Wählen Sie ein Ziel, das an der Grenze zwischen Ihrer Komfortzone und Ihrer Unbehaglichkeitszone liegt. So haben Sie die besten Chancen, es zu erreichen und können voller Zuversicht das nächste Ziel anpacken.
- Realistisch: Berücksichtigen Sie alle internen und externen Einschränkungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele realistisch sind.
- Terminiert: Legen Sie ein Datum fest, bis zu dem Ihre Ziele erreicht werden sollen.
Hier sind einige Ziele der internen Kommunikation, die wir identifiziert haben und die Ihnen Ideen liefern können: informieren, die Mitarbeiter aufwerten, ihr Engagement entwickeln, die Qualität des Arbeitslebens verbessern, Ihre Mitarbeiter an sich binden, die Arbeitgebermarke entwickeln, qualitativ hochwertige Einstellungen erleichtern…
Legen Sie in diesem Schritt auch das Budget für jedes Ziel fest.
4. Entwickeln Sie Ihre Strategie für die interne Kommunikation
Um wirksam zu sein, muss Ihre interne Kommunikationsstrategie auf die Unternehmensstrategie abgestimmt sein:
- Welche Botschaften möchten Sie an die Teams übermitteln?
- Welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um Ihre Ziele zu erreichen?
Erstellen Sie anschließend einen Zeitplan und legen Sie fest, wer für was zuständig ist. Ohne Koordination kein positives Ergebnis!
5.Wählen Sie die richtigen Kommunikationsmittel und -kanäle
Prüfen Sie die Kommunikationsmittel und -kanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen:
Sind sie mit den Werten und der Kultur des Unternehmens im Einklang?
Sind sie auf Ihre Zielgruppen und Ihre Strategie abgestimmt?
Wenn ja, wie können Sie sie nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen?
Falls sie nicht geeignet erscheinen, welche könnten Sie unter Berücksichtigung Ihres Budgets einführen?
6. Legen Sie Leistungsindikatoren fest
- Welche Kennzahlen sind für Ihr Unternehmen wichtig und stehen im Einklang mit seinen Werten?
- Wie können Sie diese messen?
Hier sind einige Ideen, die Ihnen helfen können: das Engagement Ihrer Mitarbeiter, die Öffnungs- und Klickrate interner Newsletter, die Anzahl der Mitarbeiter, die sich in Ihr Intranet einloggen, und die dafür aufgewendete Zeit, die Fluktuationsrate Ihrer Mitarbeiter, die Zufriedenheit Ihrer Kunden…
7. Teilen Sie die Strategie mit allen Mitarbeitern des Unternehmens.
Alle Mitarbeiter über Ihre neue Strategie der internen Kommunikation zu informieren, ist unerlässlich, damit sie sich einbezogen und wertgeschätzt fühlen.Diese Momente des Austauschs sind immer bereichernd und inspirierend, denn sie ermöglichen es, die Sichtweisen aller zu sammeln und neue Ideen zu entwickeln.
8. Ihren Aktionsplan umsetzen
Nachdem jeder seine Rolle klar erkannt hat und alle Mitarbeiter über Ihre interne Kommunikationsstrategie informiert sind, ist es an der Zeit, zur Tat zu schreiten!Organisieren Sie regelmäßige Treffen mit dem Projektsteuerungsteam, um den Fortschritt der Maßnahmen genau zu verfolgen und bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen.
9. Messen, analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren
Für diesen letzten Schritt nehmen Sie die in Schritt 6 definierten Leistungsindikatoren wieder auf und messen und analysieren Sie dann die Wirksamkeit Ihrer internen Kommunikation.Organisieren Sie z. B. Umfragen unter Ihren Teams, gehen Sie auf sie zu, um ihre Meinungen und Ideen für Verbesserungen zu sammeln.
Jeder einzelne Mitarbeiter ist wichtig für eine wirksame interne Kommunikation! Vergessen Sie nicht, den Mitarbeitern, die teilgenommen haben, zu danken, die Ergebnisse zu kommunizieren und anzugeben, wie Sie Ihre Maßnahmen verbessern werden, damit sie noch wirkungsvoller sind.
FAQ
Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zur internen Kommunikation in Unternehmen, mit allen Antworten an einem Ort.
Was ist interne Kommunikation?
Was sind die Ziele der internen Kommunikation?
Die interne Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle in einem Unternehmen. Denn eine effektive interne Kommunikation führt zu engagierteren und motivierteren Mitarbeitern. Sie sind dann produktiver, was wiederum die Organisation leistungsfähiger macht.
- Allen Mitarbeitenden das gleiche Informationsniveau geben, um ein Vertrauensklima zu schaffen
- Die Moral der Mitarbeitenden im Unternehmen stärken
- Teams vereinen und zusammenführen
- Den Austausch mit dem Top-Management fördern
- Den Erfahrungsaustausch und die kollektive Intelligenz anregen
- Das Außenbild des Unternehmens verbessern
Welche Arten der internen Kommunikation gibt es?
Es gibt hauptsächlich drei Arten der internen Kommunikation :
- Die abwärtsgerichtete Kommunikation
- Die aufwärtsgerichtete Kommunikation
- Die querschnittsorientierte Kommunikation
➝ Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten der internen Kommunikation.
Welche Instrumente gibt es für die interne Kommunikation?
Es mangelt nicht an Werkzeugen für die interne Kommunikation. Heute gibt es viele verschiedene: schriftlich, mündlich, auf Papier oder digital. Die digitale Welt hat die interne Kommunikation revolutioniert. Sie bietet neue Nutzungsmöglichkeiten, wie die digitale Arbeitsplatzumgebung, erleichtert den Informationsaustausch, die Zusammenarbeit und ermöglicht es jedem, die Unternehmensnachrichten in Echtzeit zu verfolgen.
- Die traditionellen Werkzeuge
- Die digitalen Werkzeuge
➝ Erfahren Sie mehr über die Werkzeuge der internen Kommunikation.
Was sind die Vorteile der internen Kommunikation?
Die interne Kommunikation, wenn sie effektiv im Unternehmen umgesetzt wird, bringt sowohl menschlich als auch wirtschaftlich erhebliche Vorteile. Hier sind die wichtigsten:
- Eine starke Unternehmenskultur
- Motivierte und engagierte Mitarbeiter
- Eine gute Lebensqualität am Arbeitsplatz
- Gebundene Mitarbeiter
- Eine starke Arbeitgebermarke
- Eine höhere Produktivität und bessere Unternehmensleistung
➝ Entdecken Sie die Vorteile der internen Kommunikation in einem Unternehmen.
Was ist eine Strategie für die interne Kommunikation?
Eine Strategie der internen Kommunikation entspricht der Umsetzung eines Aktionsplans, um die festgelegten Ziele der internen Kommunikation zu erreichen. Dieser Plan hilft dabei, die Ziele Ihres Unternehmens, die Zielgruppen, die verfügbaren Kanäle und Werkzeuge der internen Kommunikation sowie den umzusetzen Vorgehensweise festzulegen.
➝ Finden Sie die vollständige Definition einer internen Kommunikationsstrategie.
Wer sollte die interne Kommunikation steuern?
Mehrere Personen können an der Entwicklung der internen Kommunikationsstrategie beteiligt sein. Wenn eine Person oder ein Team in Ihrem Unternehmen für die interne Kommunikation zuständig ist, wird es selbstverständlich ihre Aufgabe sein, die Strategie zu leiten. Falls dies nicht der Fall ist, kann die Verantwortung auf einen Personalverantwortlichen übergehen.
➝ Erfahren Sie im Detail, wer die interne Kommunikation leiten sollte.
Wie können Sie die Wirksamkeit Ihrer internen Kommunikation messen?
Es gibt viele Möglichkeiten, die Effektivität Ihrer internen Kommunikation zu messen.
Hier sind einige Ideen, die Sie inspirieren könnten:
- Umfragen
- Die Teilnahme Ihrer Mitarbeiter an den internen Kommunikationsmaßnahmen, die Sie anbieten.
- Das Engagement Ihrer Mitarbeiter
- Die Fluktuationsrate
- Die Kundenzufriedenheit
- Die Geschäftsergebnisse
➝ Erfahren Sie, wie Sie die Effektivität Ihrer internen Kommunikation messen können.
Was sind die Unterschiede zwischen interner und externer Kommunikation?
Die interne Kommunikation sowie die externe Kommunikation sind beide entscheidend, um eine gute Dynamik zwischen den verschiedenen Umfeldern des Unternehmens (intern und extern) zu schaffen. Auch wenn sie viele Gemeinsamkeiten teilen, weisen sie auch zahlreiche Unterschiede auf.
➝ Erfahren Sie mehr über die Hauptunterschiede zwischen interner und externer Kommunikation.
Was ist externe Kommunikation?
Die externe Kommunikation hingegen ermöglicht es dem Unternehmen, seine Identität aufzubauen, sein Markenimage zu festigen und sich von der Konkurrenz abzuheben. Sie folgt in der Regel einem formellen Ansatz (indem sie ein gutes Markenimage des Unternehmens durch Newsletter, Berichte, Pressemitteilungen, Präsentationen oder die Website schafft), kann jedoch manchmal auch informell sein (auf eine Weise, die Unternehmen nicht direkt regulieren können).
➝ Erfahren Sie, wie Sie die externe Kommunikation eines Unternehmens definieren können.
Warum ist es notwendig, die interne und externe Kommunikation aufeinander abzustimmen?
Um eine starke Unternehmenskultur zu schaffen und eine gute Harmonie innerhalb eines Unternehmens zu gewährleisten, ist es notwendig, dass die interne und externe Kommunikation aufeinander abgestimmt und kohärent sind.
- Strategische Ausrichtung
- Ein besseres Markenimage
- Höhere Effizienz
- Hohe Mitarbeiterbindung
- Ein Vertrauensverhältnis
Wie kann die interne Kommunikation in einem Unternehmen verbessert werden?
Hier sind einige Tipps und Tricks, die Ihnen helfen können, Fortschritte zu machen und Ihre interne Kommunikationsstrategie zu verbessern:
- Fördern Sie den Dialog
- Seien Sie transparent
- Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter
- Schaffen Sie Rituale
- Nutzen Sie Gamification-Tools
➝ Erfahren Sie, wie Sie die interne Kommunikation in einem Unternehmen verbessern können.
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