Alles, was Sie über CMS-Intranets wissen müssen

Die Unternehmenssoftwarelandschaft entwickelt sich ständig und in rasantem Tempo weiter. Da neue Generationen den größten Teil des modernen Arbeitsplatzes ausmachen, sind die Erwartungen an innovative Lösungen deutlich gestiegen, um den hohen Standards der beliebten Verbraucher-Apps gerecht zu werden, die wir täglich nutzen.

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Wenn wir von Unternehmenssoftware sprechen, kommen uns wahrscheinlich als erstes CMS-Intranets in den Sinn. Nachdem es sie fast zwanzig Jahre lang gab, wuchs ihre Rolle nach und nach, um modernere und komplexere Anwendungsfälle abzudecken. Mit diesem Leitfaden werden wir versuchen, CMS-Intranets im Allgemeinen zu erkunden und die relevantesten Fragen zum Thema abzudecken.

Dieser umfassende Leitfaden ist in vier Hauptteile unterteilt. Im ersten Teil beginnen wir mit der Definition von CMS-Intranets, ihrer Entwicklung im Laufe der Jahre und ihren beliebtesten Anwendungsfällen. Anschließend beleuchten wir die wichtigsten Vorteile, die CMS-Intranets sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter bieten können. Der dritte Teil besteht aus einer Checkliste der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines CMS-Intranets achten sollten. Abschließend werden wir eine Reihe von Tipps und Best Practices zur Implementierung eines CMS-Intranets durchgehen.

1. Was ist ein Content-Management-System (CMS)?

Definition eines CMS-Intranets

Content-Management-Systeme (CMS) stellen eine Kombination von Tools dar, die in erster Linie dazu dienen, die Erstellung und Verwaltung von Web-/digitalen Inhalten durch autorisiertes Personal zu erleichtern. Typischerweise umfassen CMS-Intranets eine Vielzahl von sozialen, kollaborativen und natürlich Inhaltsverwaltungsfunktionen, die es Plattformadministratoren, Inhaltserstellern und sogar normalen Benutzern ermöglichen, Inhalte zu erstellen, zu veröffentlichen und zu teilen sowie gebrandete und anpassbare Websites einfach und sicher zu erstellen Umfeld.

CMS-Intranets: Eine kurze Geschichte

Um die Geschichte von CMS-Intranets besser zu verstehen, müssten wir bis in die frühen 90er Jahre zurückgehen. In dieser Zeit begannen Websites im Allgemeinen und Intranetlösungen im Besonderen als zentralisierte und statische Webseiten, die auf HTML basierten. Dort können Nutzer über grundlegende Inhaltsblöcke auf eine bestimmte Menge an Informationen zugreifen und einfache Aktivitäten ausführen.

Obwohl statische Intranets (damals) eine bequeme und recht effektive Möglichkeit darstellten, Benutzer sowohl auf dem Laufenden als auch in gewissem Umfang zu engagieren, fehlten ihnen oft die sozialen, kollaborativen und Content-Management-Funktionen, mit denen alle Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz unterstützt und eine Vielzahl von Aufgaben verwaltet werden konnten digitale Inhalte und ermöglicht eine weitere Anpassung. Dies hat dazu geführt, dass die frühen Intranets überholt waren und schließlich den Weg für moderne CMS-Intranets, wie wir sie heute kennen, ebnete.

Mitte bis Ende der 90er Jahre wurde das Internet immer mehr zum Mainstream, was weitere Innovationen im gesamten Bereich des Content Managements mit sich brachte. Beispielsweise begannen die Webbrowser „Mosaic“ und „Internet Explorer“ damit, eine Vielzahl neuer Inhalte wie Bilder und Videos zu unterstützen. Darüber hinaus ermöglichten neue Programmiersprachen wie CSS den Redakteuren von Inhalten, ihre Inhaltsstruktur einfacher zu formatieren und flüssigere und optisch ansprechendere Websites zu erstellen.

Die Fortschritte in der Technologie schufen das perfekte Umfeld für die Entstehung spezialisierter CMS-Lösungen und gewannen zunehmend an Dynamik, da immer mehr Unternehmen begannen, ihr enormes Potenzial zu erkennen. CMS-Intranets decken neue und komplexere Anwendungsfälle ab und sind zum Rückgrat jedes Unternehmens geworden, das Inhalte effektiv verwalten und intuitive und markenbezogene Intranets erstellen möchte. By the mid 2000’s and following the meteoric rise of mainstream social media platforms and the increased emphasis on user experience and design, intranets in general had to undergo a massive change to keep up with the changing landscape as well as the high demands and expectations of employees.

Mitte der 2000er Jahre und nach dem kometenhaften Aufstieg der Mainstream-Social-Media-Plattformen und der zunehmenden Betonung von Benutzererfahrung und Design mussten Intranets im Allgemeinen einen massiven Wandel durchlaufen, um mit der sich verändernden Landschaft sowie den hohen Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeiter Schritt zu halten .

Seitdem bevorzugen Intranet-Benutzer einfache, intuitive, hochgradig anpassbare und ansprechende Lösungen, ähnlich denen, die sie aus ihrem Privatleben gewohnt sind. CMS-Intranets wurden weiterentwickelt und umfassen neue soziale, inhaltliche und kollaborative Funktionen wie Rich-Media-Integrationen, Social-Media-Komponenten, Lead-Generierung, Inhaltsversionierung und -planung, WYSIWYG-Design, Echtzeitanalysen und mehr.

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2. Was sind die Vorteile von CMS-Intranets?

Seit ihrer Einführung wurden CMS-Intranets in erster Linie dazu entwickelt, sowohl Inhaltsredakteuren als auch Webentwicklern und Webdesign-Unternehmen dabei zu helfen, strukturierte, intuitive und ansprechende interne Websites zu erstellen. Ihre Vielzahl an Funktionen hat sich als vorteilhaft für die Mitarbeiter und natürlich für das Unternehmen insgesamt erwiesen.

Optimieren Sie die interne Kommunikation

Es versteht sich von selbst, dass interne Kommunikationsspezialisten, damit sie ihre Arbeit richtig erledigen können, mit auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Spitzentechnologien ausgestattet sein müssen. Und CMS-Intranets sind genau das, was sie brauchen. Grundsätzlich ermöglichen CMS-Intranets Benutzern die einfache Erstellung, Verbreitung und Verwaltung von Inhalten und Informationen wie Nachrichtenartikeln, Microblogs und Newslettern. Durch die Nutzung fortschrittlicher Planungs- und Targeting-Funktionen können interne Kommunikations- und HR-Spezialisten den gesamten Content-Erstellungsprozess automatisieren und so für bessere Sichtbarkeit, Engagement und Beteiligungsquoten sorgen. Darüber hinaus ermöglicht der kollaborative Charakter moderner CMS-Intranets in Verbindung mit Co-Editing- und Versionierungsfunktionen, dass sich mehrere Benutzer anmelden und gleichzeitig an bestimmten Inhalten arbeiten können.

Erstellen und verwalten Sie ganz einfach anpassbare Websites

CMS-Intranets erleichtern nicht nur die Erstellung und Übermittlung von Informationen, sondern sind offensichtlich auch für ihre Funktionen zur Verwaltung digitaler Inhalte bekannt. Das Erstellen, Verwalten und Anpassen interner Websites wird dank eines großen und umfangreichen Funktionsumfangs vereinfacht. Dies hat das Potenzial, die Abhängigkeit von geschulten Webentwicklern deutlich zu reduzieren oder deren Eingriffe auf ein Minimum zu beschränken. Da sich moderne CMS in erster Linie auf Benutzerfreundlichkeit und Navigation konzentrieren, können Benutzer wie beispielsweise interne Kommunikations- und HR-Spezialisten, die nicht unbedingt über fortgeschrittene IT-Kenntnisse und Programmierkenntnisse verfügen, Informationen erstellen und teilen sowie ihre Websites erstellen und anpassen , Sitemap mit WYSIWYG-Editoren, Drag-and-Drop-Funktionen und mehr.

Verbessern Sie Produktivität und Effizienz

Ein weiterer Vorteil von CMS-Intranets ist eine offensichtliche Steigerung der Produktivität und Effizienz. Erstens sind, wie bereits erwähnt, die Prozesse zum Erstellen und Verwalten von Websites und digitalen Inhalten einfacher. Content-Redakteure und Intranet-Administratoren können sich für ihre täglichen Aufgaben auf eine spezialisierte, einfache und benutzerfreundliche Plattform verlassen, was ihre Produktivität und die Qualität ihrer Ergebnisse nur steigern kann.

Darüber hinaus stellt ein gut ausgeführter CMS-Aufbau sicher, dass moderne Intranets erweiterte Such- und Targeting-Funktionen bieten, sodass Benutzer Informationen leicht finden, darauf zugreifen und nutzen können, ohne durch ganze Wissensdatenbanken navigieren oder zwischen mehreren Anwendungen wechseln zu müssen.

Verbessern Sie das Mitarbeiterengagement

Das Mitarbeiterengagement hat durch den Aufstieg der Fernarbeit eine völlig neue Dimension angenommen. Da die Arbeit heutzutage ausschließlich über digitale Kanäle erfolgt, müssen die Mitarbeiter in gewisser Weise für den Mangel an sozialen Interaktionen am Arbeitsplatz entschädigt werden. Hier kommen CMS-Intranets ins Spiel. Mehrere Studien haben gezeigt, dass sich die Implementierung von CMS-Intranets positiv auf das Mitarbeiterengagement auswirkt.

Die einfache Erstellung und Übermittlung von Informationen hilft Benutzern, den Überblick über ihre Dokumente, Aufgaben und Ereignisse zu behalten und über die neuesten Nachrichten und Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben. Darüber hinaus erleichtern die sozialen Dimensionen moderner CMS-Intranets die Bottom-up- und Peer-to-Peer-Kommunikation und geben den Mitarbeitern die Tools an die Hand, mit denen sie mit den geteilten Inhalten interagieren können.

3. Häufige CMS-Intranet-Anwendungsfälle

CMS-Intranets gelten als eine der ersten Formen von Unternehmenssoftware, die den Mitarbeitern das Leben erleichtern sollte. Im Laufe der Jahre haben sie sich weiterentwickelt und eine Vielzahl neuer Anwendungsfälle abgedeckt. Wie bereits erwähnt, führten die sich verändernde Arbeitsumgebung in Verbindung mit kontinuierlichen IT-Innovationen dazu, dass sich CMS-Intranets von eigenständigen und statischen internen Websites zu einem Teil eines ganzheitlichen Systems entwickelten, das als Intranet 2.0 oder allgemein als digitaler Arbeitsplatz bezeichnet wird. Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten CMS-Intranet-Anwendungsfälle:

Unternehmens-Intranet

Ein Unternehmensintranet bezieht sich auf ein internes Portal oder eine Website, die dazu dient, Mitarbeiter aufeinander abzustimmen und sie durch verschiedene Kommunikationsarten (hauptsächlich Top-Down, aber auch Bottom-Up sowie Peer-to-Peer) auf dem Laufenden zu halten und zu engagieren.

Ein typisches Intranet-Portal fungiert als zentraler Ort, an dem sich die Mitarbeiter über die neuesten Unternehmensaktivitäten informieren und auf wichtige Geschäftsanwendungen und arbeitsbezogene Informationen zugreifen können.

Der sich ändernden Dynamik am modernen Arbeitsplatz folgend, haben sich die Intranets oder Portale von Unternehmen mit ihren progressiven und ganzheitlicheren und mitarbeiterzentrierten Lösungen weiterentwickelt.

Unternehmensintranets eignen sich oft am besten für Unternehmen, die Inhalte zentralisieren und ein Gateway für eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen bereitstellen möchten. Unternehmensintranets sind einfach konzipiert und bieten Administratoren eine gute Kontrolle in Bezug auf Kontrolle, Berechtigungen und vor allem Anpassungen. Sie sind ideal für interne Kommunikationsspezialisten mit Zielen, die sich oft um interne Kommunikation, Engagement und Content-Management drehen.

Portal

Ähnlich wie Unternehmensintranets, da sie mehr oder weniger die gleichen Anwendungsfälle behandeln, nämlich Kommunikation und Zugriff auf Informationen, stellen Portale eine Erweiterung des typischen Intranets dar. Portale sind offen für ein breiteres Publikum und richten sich oft an Benutzer aus mehreren externen Organisationen, von Partnern und Lieferanten bis hin zu Kunden. Ein Portal ist ein hervorragendes Werkzeug für die Kommunikation mit Anbietern.

Mit CMS-Funktionen, die eine effektive Verwaltung digitaler Inhalte ermöglichen, können Portale externe Nutzer effektiv mit maßgeschneiderten Inhalten ansprechen und eine Reihe von Vorgängen wie den Zugriff auf persönliche Bereiche und Informationen erleichtern.

Portale decken eine Reihe von Sektoren (Behörden, Gesundheitswesen, Bildung) und Funktionen (HR) ab. Zum Beispiel sind Studentenportale zum Eckpfeiler vieler Bildungseinrichtungen geworden, insbesondere nach dem Aufkommen von Covid-19. Im Grunde stellen Studentenportale zentralisierte Plattformen dar, auf denen Studenten auf Informationen zugreifen, mit ihren Kommilitonen oder Professoren in Kontakt treten und über die neuesten Nachrichten und Veranstaltungen auf dem Laufenden bleiben können. Studentenportale sind bekannt für ihre Fähigkeit, sich in mehrere Systeme zu integrieren, und umfassen oft mehrere Lösungen wie Lernmanagementsysteme (LMS), Studenteninformationssysteme und andere.

Kollaboratives Intranet

Ein kollaboratives Intranet ist eine interne Plattform, die die Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen fördern soll.

Getrennte Teams, eine unmotivierte Belegschaft und ein allgemeiner Mangel an Innovation, Zusammenarbeit und Produktivität sind die Hauptgründe, warum sich Unternehmen für die Implementierung eines kollaborativen Intranets entscheiden.

Ausgestattet mit einer Vielzahl von Funktionen sind kollaborative Intranets die ideale Lösung für Unternehmen, die Teams verbinden, die Zusammenarbeit fördern und eine allgemeine Kultur der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz fördern möchten. So können sich Teams beispielsweise auf erweiterte Dokumenten- und Content-Management-Funktionen verlassen, um Dokumente gleichzeitig gemeinsam zu bearbeiten, auf Instant Messaging, um in Echtzeit zu kommunizieren, und auf Projektmanagement, um Projekte einfach zu erstellen, zu planen und zu verfolgen.

4. Wie wählt man ein CMS-Intranet aus?

Wie bei jedem anderen Unternehmenssoftware-Projekt ist die Wahl des richtigen CMS-Intranets eine herausfordernde Aufgabe. Alle Beteiligten sollten eine Liste der funktionalen und technischen Anforderungen zusammenstellen, die sie für den Erfolg des Projekts als wesentlich erachten. In diesem Abschnitt werden wir eine Liste der häufigsten Funktionen durchgehen, die bei der Auswahl eines CMS-Intranets zu berücksichtigen sind.

Die wichtigsten Funktionen des CMS-Intranets

Einfaches, intuitives und ansprechendes Design

Als wohl wichtigste “must haves” jeder Software spielen sowohl UX als auch UI eine wichtige Rolle, um den Erfolg eines CMS-Intranets zu garantieren. Beginnen wir mit der Benutzeroberfläche. Per Definition stellt die Benutzeroberfläche das Aussehen, den Stil und das Gesamtgefühl der Lösung dar sowie die Art und Weise, wie Endbenutzer mit verschiedenen visuellen Elementen wie Bannern, Schaltflächen, Dialogfeldern usw. interagieren. Damit CMS-Intranets effektiv sind, sollte der Fokus auf visuelle Attraktivität, Einfachheit und Intuitivität gelegt werden. Die Benutzer sollten in der Lage sein, problemlos mit der Plattform zu interagieren, wodurch ihre Lernkurve begrenzt und hohe frühe Akzeptanzraten begünstigt werden.

In Bezug auf die Benutzererfahrung muss die Plattform den Endbenutzern ein nützliches, ansprechendes und relevantes Erlebnis bieten. Während sich UI hauptsächlich auf die visuelle Seite der Dinge konzentriert, legt UX den Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit, Navigation und Funktion. Bei der Nutzung der Plattform wird von den Benutzern erwartet, dass sie sich mit der Plattform beschäftigen und ihre Arbeit mit Leichtigkeit erledigen. Andernfalls würden sie sich auf andere Plattformen beziehen, die schließlich sowohl die Akzeptanz- als auch die Engagement-Raten nutzen.

Rich-Content-Unterstützung

Um sicherzustellen, dass ein CMS-Intranet von Inhaltsredakteuren und Endbenutzern gleichermaßen angenommen und in vollem Umfang genutzt wird, muss es verschiedene Arten von Inhalten unterstützen. Letztendlich besteht der Hauptzweck von CMS-Intranets darin, Benutzern bei der Erstellung, Verwaltung und Nutzung von Inhalten zu helfen. Sie auf grundlegende Inhalte wie Texte und Dokumente zu beschränken, ist ein Rezept zum Scheitern. Aus diesem Grund haben wir gesehen, dass viele CMS-Intranets alle Arten von ansprechenden Inhalten unterstützen, darunter Bilder, Videos, Umfragen, Live-Übertragungen und mehr.

Sich anpassendes Design

Ein weiteres entscheidendes Kriterium bei der Auswahl eines CMS-Intranets ist die Reaktionsfähigkeit und Mobilität. Da Benutzer über mehrere Geräte auf ihre Plattformen zugreifen, ist es wichtig, den mobilen Zugriff zu ermöglichen und ein qualitativ hochwertiges Erlebnis zu bieten, das dem Desktop ähnelt oder sogar überlegen ist. Sowohl Inhaltsredakteure als auch Endbenutzer sollten in der Lage sein, ihre Aktivitäten innerhalb der Plattform problemlos auszuführen, sei es das Erstellen, Verwalten oder Konsumieren von Inhalten.

Individualisierung und Branding

Moderne CMS-Intranets sind weit entfernt von dem, was sie früher waren, als sie zum ersten Mal auf den Markt kamen. Damals sahen Intranets mehr oder weniger gleich aus, da die Technologie keine erweiterten Anpassungsoptionen zuließ, wodurch das Intranet offensichtlich seiner Kernidentität beraubt wurde. Mit neuen und komplexeren Personalisierungsfunktionen kann jeder im Unternehmen (sofern er über Verwaltungs- und Bearbeitungsrechte verfügt) das CMS-Intranet so anpassen, dass es sein Markenimage und seine Persönlichkeit sowie natürlich die Vorlieben der Belegschaft widerspiegelt. Neben dem Hinzufügen des Logos (mit einem Logo-Maker), der Einhaltung der Unternehmensgrafik-Charta und der Erstellung vertrauter Seitendesigns und -layouts können Unternehmen Anpassungen nutzen, um die Navigation und das Mitarbeitererlebnis insgesamt zu verbessern.

Planungs- und Targeting-Funktionen

Damit Inhalte die richtigen Zielgruppen zur richtigen Zeit erreichen, müssen sich Inhaltsredakteure auf ein CMS verlassen, das sowohl über Planungs- als auch Targeting-Funktionen verfügt. Erstens ist die Planung nützlich für Benutzer, die große Mengen digitaler Inhalte und ein breites Publikum in verschiedenen Zeitzonen verwalten. Es ermöglicht ihnen, Inhalte automatisch zu veröffentlichen oder zu löschen.

Targeting hingegen hat sich zunehmend von einer netten Funktion zu einem absoluten Muss entwickelt. Mitarbeiter haben unterschiedliche Interessen und Vorlieben, die von Content-Redakteuren berücksichtigt werden sollten. Letzterer sollte den Inhaltskonsum und die sozialen Interaktionen untersuchen und entscheiden, welche Inhalte bei den einzelnen Segmenten gut ankommen, um ein hohes Engagement und hohe Beteiligungsraten zu gewährleisten.

Einheitliche Suche

Eine weitere unbedingt erforderliche Funktion in einem CMS-Intranet ist die Suche. Obwohl nicht alle Suchmaschinen gleich sind – da sie sich in Bezug auf Filterung, Anpassung und eine Vielzahl anderer Unterscheidungsmerkmale unterscheiden – können selbst die grundlegendsten Suchmaschinen über Erfolg oder Misserfolg bei den Erfahrungen der Mitarbeiter entscheiden. Heutzutage verfügen nahezu alle Softwarelösungen und Apps über eine Suchfunktion, um Benutzern einen schnellen und zeitnahen Zugriff auf relevante Informationen zu ermöglichen. Dies erhöht letztendlich die Reichweite der Inhalte sowie die Gesamtproduktivität.

Erweiterte Analysen

Wie das Sprichwort sagt: „Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht verwalten.“ Am heutigen datengesteuerten Arbeitsplatz benötigen CMS-Administratoren und Inhaltsredakteure ständigen Zugriff auf Echtzeitdaten wie Engagement-Metriken, Inhaltskonsum, Inhaltsmitwirkende usw. Mithilfe dieser Daten können Entscheidungsträger die Präferenzen der Benutzer verstehen und ihre Kommunikation und ihr Wissen ausbauen Strategien.

Sicherheit

Da Unternehmen angesichts der kürzlich bekannt gewordenen Datenschutzverletzungen die größte Sorge beim Umgang mit Unternehmenslösungen haben, ist Sicherheit ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl eines CMS-Intranets. Da täglich große Datenmengen erstellt und ausgetauscht werden, sollte das CMS-Intranet einer Reihe von Standards und Anforderungen entsprechen. Dies würde die Sicherheit der Inhalte gewährleisten und sicherstellen, dass die Mitarbeiter den Lösungen vertrauen, um Nachrichten auszutauschen oder persönliche Informationen zu veröffentlichen.

Integrationen

Moderne Unternehmen setzen eine Vielzahl von Softwarelösungen ein, die auf bestimmte Fälle zugeschnitten sind, wobei Intranets als zentraler Knotenpunkt fungieren, der sie alle verbindet. Aus diesem Grund müssen CMS-Intranets problemlos in bestehende Systeme integriert werden können, um die Kommunikation zu optimieren, den Informationsaustausch zu erleichtern und eine fruchtbare Zusammenarbeit zu ermöglichen. Glücklicherweise unterstützen die meisten CMS-Intranets bis zu einem gewissen Grad Integrationen, insbesondere mit beliebten Office-Suiten wie Office 365 und Google Workspace sowie vielen spezialisierten Lösungen auf dem Markt.

5. Wie implementieren Sie Ihr Intranet-CMS erfolgreich?

Studieren Sie die Bedürfnisse der Benutzer und prüfen Sie bestehende Lösungen

Oft wird es als unerlässlicher erster Schritt für jedes Projekt angesehen, nicht nur für CMS-Intranets. Die Untersuchung sowohl bestehender Lösungen als auch der Benutzerbedürfnisse ermöglicht es dem zuständigen Projektteam, ein besseres Verständnis für die Wirksamkeit seiner digitalen Umgebungen zu erlangen.

Bei der Entscheidung, ein CMS-Intranet aufzubauen oder zu kaufen, führen die Projektteams in der Regel zunächst ein IT-Audit durch, das ihnen bei der Bewertung vorhandener Lösungen hilft. Allerdings sind IT-Audits technischer Natur, was bedeutet, dass sie häufig qualitative Daten und die individuellen digitalen Erfahrungen der Mitarbeiter außer Acht lassen.

Aus diesem Grund greifen Projektteams häufig auf andere Forschungstechniken zurück, um potenzielle Herausforderungen zu ermitteln. Ob durch quantitative oder qualitative Forschungstechniken, die Ergebnisse geben oft einen klaren Hinweis auf die Bereiche, die angegangen werden müssen, sowie auf die potenziellen Lösungen, die von den Mitarbeitern erwartet werden.

Definieren Sie die allgemeinen Ziele und Vorgaben des Projekts

Nachdem Sie die Erwartungen der Benutzer verstanden und eine Liste der Herausforderungen erstellt haben, die angegangen werden müssen, besteht der nächste Schritt darin, die Gesamtziele des Projekts zu definieren. Im Allgemeinen eignen sich CMS-Intranets für eine Vielzahl von Anwendungsfällen, darunter unter anderem: interne Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Website-Erstellung, Mitarbeiterengagement und die Liste geht weiter. Hinsichtlich der Ziele können sie in primäre und sekundäre Ziele eingeteilt werden. Im Allgemeinen liegen die Hauptziele eines CMS-Intranets darin, die Kommunikation und das Engagement zu verbessern und den Informationsfluss am Arbeitsplatz zu erleichtern. Sekundäre Ziele sind spezifischer und direkt an ein bestimmtes Unternehmen gebunden. Dazu können die Reduzierung der IT-Kosten, die Verbesserung des IT-ROI usw. gehören. Zu Beginn der Suche nach einem CMS-Intranet müssen Projektteams eine Liste funktionaler und technischer Anforderungen erstellen, die potenzielle Lösungen erfüllen müssen, um die oben genannten Ziele zu erreichen.

Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest

Die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten von Anfang an ist ein wesentlicher Schritt für den Erfolg eines CMS-Intranets. In den verschiedenen Phasen des Projekts bildet das Intranet-Governance-Modell die Grundlage des gesamten Projekts. Das Governance-Modell ist direkt mit der Gesamtvision des Unternehmens verknüpft und zeichnet das Gesamtbild der geplanten Lösung. Es bestimmt die Rollen, Entscheidungen, Maßnahmen und Kompromisse, die auf dem Weg dorthin getroffen werden müssen.

Die Rollen und Verantwortlichkeiten variieren je nach Umfang und Umfang der Projekte. Allerdings gibt es oft gemeinsame Funktionen, die grundlegend sind, darunter Intranet-Projektmanager, Administratoren, Community-Manager, Inhaltseditoren und so weiter.

Führen Sie eine Inhaltsprüfung durch und erstellen Sie einen Inhaltsplan

Inhalt ist König. CMS-Intranets drehen sich um Inhalte und zwar um viele davon. Ohne sie wäre das Intranet im Grunde ein Geisterhaus, an dem die Mitarbeiter kein Interesse hätten, was natürlich zu niedrigen Akzeptanz- und Engagementraten führen würde.

Aus diesem Grund müssen HR- und interne Kommunikationsspezialisten eine umfassende Content-Strategie entwickeln, die darauf abzielt, die Mitarbeiter effektiv zu informieren und zu motivieren.

Zunächst sollte eine Inhaltsprüfung durchgeführt werden, um zu ermitteln, welche Arten von Inhalten bereits vorhanden sind, wem sie gehören und ob sie nützlich oder überflüssig sind. Sobald alle diese Kennzahlen erfasst sind, können Kommunikationsspezialisten Benutzerpersönlichkeiten erstellen, ein Brainstorming zu geeigneten und zielgerichteten Inhalten durchführen und die richtigen Kanäle für die Anzeige dieser Inhalte auswählen.

Informationen strukturieren und klassifizieren

Nachdem nun die Inhaltsprüfung durchgeführt wurde und die Inhaltsredakteure die Hauptlinien ihrer Inhaltsstrategie vorbereitet haben, ist es Zeit für die Informationsstrukturierung und -planung. Es reicht nicht aus, zu wissen, welche Inhalte erstellt und veröffentlicht werden müssen, wenn diese nicht durch die richtige Website-Architektur und ein reibungsloses Benutzererlebnis unterstützt werden.

Aus diesem Grund sollte bei der Migration älterer Inhalte und der Erstellung neuer Inhalte der Schwerpunkt auf Zugänglichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Navigation gelegt werden. Das CMS-Intranet sollte so organisiert sein, dass die Mitarbeiter Informationen problemlos finden und nutzen können. Dadurch bleiben sie ständig informiert, was zu einem höheren Engagement führt.

Erstellen Sie die CMS-Intranet-Marke und -Identität

CMS-Intranets gelten als das schlagende Herz eines jeden modernen Unternehmens und sind einfach die Orte, an denen Mitarbeiter die meiste Zeit verbringen. Aus diesem Grund sollten CMS-Intranets so gebrandet und personalisiert werden, dass sie die allgemeine Identität und die Werte des Unternehmens widerspiegeln, um sowohl die Nutzung als auch das Engagement zu fördern.

Grundsätzlich sollte das CMS, wie bereits erwähnt, Administratoren ermöglichen, das Erscheinungsbild der Plattform einfach zu ändern (vom Logo und den Farbpaletten bis hin zu Seitenlayouts und Designs). Darüber hinaus können auch Ton und Sprache individuell angepasst werden, insbesondere auf der Homepage oder im öffentlichen Raum. Dies ist vor allem die Aufgabe von internen Kommunikationsspezialisten, die versuchen müssen, Inhalte im Einklang mit der Markenpersönlichkeit sowie den Vorlieben der Endnutzer zu vermitteln.

KPIs definieren und messen

Jeder Schritt eines CMS-Intranet-Projekts von der Planung über den Start bis hin zum Post-Launch sollte mit einer Vielzahl von KPIs verknüpft sein, die einen Gesamtüberblick über den Stand des Projekts vermitteln.

Abhängig von den von Anfang an festgelegten Zielen können die Analysefunktionen des CMS-Intranets oder Analysetools von Drittanbietern wie Google Analytics genutzt werden, um eine Vielzahl nützlicher Daten wie Seitenaufrufe, den Prozentsatz an „Gefällt mir“-Angaben, Kommentaren und Shares sowie Top-Wissensmitwirkende zu sammeln , usw.

Darüber hinaus ist es auch wichtig, individuelle Erfahrungen zu messen. Beispielsweise ist es oft ratsam, Tests zu fördern (in der Anfangsphase oder bei der Einführung einer neuen Funktion), um maximales Feedback von Endbenutzern einzuholen, Lücken zu identifizieren und entsprechend zu handeln.

6. CMS-Intranet-Zukunftstrends

Bei jeder Art von Technologie sind Veränderungen und Weiterentwicklung unvermeidlich. Ein Blick auf die Geschichte von CMS im Allgemeinen und CMS-Intranets im Besonderen zeigt, dass ihre Entwicklung direkt mit den Erwartungen und dem Verhalten der Benutzer, den Arten der verwendeten digitalen Inhalte und den Auswirkungen anderer integrierter Lösungen zusammenhängt.

Lassen Sie uns einige Trends durchgehen, nach denen Sie in der nahen und langfristigen Zukunft Ausschau halten sollten.

Trend Nr. 1: Benutzererfahrung und Design

UX und UI sind das Herzstück jeder Softwarelösung. Mit dem Aufkommen der Technologie begannen die Benutzer, mehr zu verlangen und modernste Technologien mit großartigen Erlebnissen zu erwarten. In den letzten Jahren haben Unternehmen erkannt, dass es bei der Einführung von Softwarelösungen vor allem um die digitalen Erfahrungen der Benutzer geht – oder genauer gesagt um ihre einzigartigen Erfahrungen.

Versuchen Sie, die CMS-Intranets der 90er Jahre mit denen von heute zu vergleichen. Man kann mit Sicherheit sagen, dass der Grad der Anpassung an einzelne Benutzer praktisch nicht vorhanden ist. Genau darauf werden sich CMS-Intranets in naher Zukunft konzentrieren. Obwohl in Bezug auf Zugänglichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Navigation große Fortschritte erzielt wurden, wird es in Zukunft mehr um Automatisierung, künstliche Intelligenz und plattformübergreifende Erlebnisse gehen. Abseits des Desktops sollten Benutzer in der Lage sein, mit mehreren Geräten in Echtzeit und auf vielfältige Weise zu interagieren.

Trend Nr. 2: Analytik

Datengesteuerte Analysen sind die treibende Kraft hinter jeder Entscheidung am Arbeitsplatz. In der heutigen vernetzten digitalen Umgebung verfügen Unternehmen über große Datenmengen, die sie nutzen können, um ihre Belegschaft zu verstehen und fundiertere Entscheidungen zu treffen. CMS-Intranets sind entweder bereits mit einem integrierten Analysemodul ausgestattet oder können in ein Analysetool eines Drittanbieters wie Google Analytics integriert werden. In beiden Fällen werden nur vergangene Ereignisse eingehend untersucht, auf deren Grundlage künftige Entscheidungen getroffen werden. Obwohl an diesem Ansatz nichts auszusetzen ist, da er für das Verständnis von Trends unerlässlich ist, ist er oft beschreibend und bietet keine Perspektive auf zukünftige Trends. Basierend auf diesen vergangenen Ereignissen können sich Entscheidungsträger stärker auf prädikative Analysen konzentrieren und tief in Zusammenhänge und Muster eintauchen, um zukünftiges Verhalten vorherzusagen.

Trend Nr. 3: Cloud-Erweiterung

Cloud Computing ist keineswegs eine neue Technologie. In den 2010er Jahren wurde die Technologie zum Mainstream und erreichte durch enorme Investitionen von Technologiegiganten wie Microsoft, Google und Amazon mehr Nutzer. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit des Cloud-Dienstanbieters profitierten Unternehmen von den Vorteilen, da die Bereitstellung deutlich schneller und kostengünstiger, die Datenspeicherung einfacher und die Informationen von jedem Gerät aus allgemein zugänglich wurden. Heutzutage bieten die meisten Intranet-Anbieter ihren Kunden mehrere Hosting-Optionen an (On-Premise, Public, Private oder Hybrid Cloud). Jede Wahl bringt ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Die Zukunft tendiert jedoch immer mehr in Richtung Cloud. Da viele Technologieanbieter ihre Cloud-Angebote aggressiv vermarkten und die Ereignisse der jüngsten Covid-19-Pandemie dazu geführt haben, dass immer mehr Unternehmen keine andere Wahl haben, als die Cloud zu nutzen. Laut Gartner-Bericht werden die Endbenutzerausgaben für die öffentliche Cloud im Jahr 2021 voraussichtlich 304,9 Milliarden US-Dollar erreichen, gegenüber 257,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2020.

Trend Nr. 4: Automatisierung und künstliche Intelligenz

Vorbei sind die Zeiten, in denen Automatisierung und KI nur als Schlagworte wahrgenommen wurden. Heute halten sie zunehmend Einzug in den digitalen Arbeitsplatz und eröffnen Unternehmen eine Vielzahl neuer Möglichkeiten. Im Hinblick auf die Erstellung und Kategorisierung von Inhalten kann KI genutzt werden, um Inhalte anhand gemeinsamer Themen und Tags zu klassifizieren und zu kategorisieren, wodurch der gesamte Prozess vollständig automatisiert wird. Dies gibt den Erstellern von Inhalten letztendlich Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus geht es in der Zukunft, wie bereits erwähnt, um einzigartige und maßgeschneiderte Erlebnisse, für die KI in erster Linie konzipiert ist. Um Lärm zu reduzieren und der richtigen Zielgruppe die richtigen Inhalte anzuzeigen, kann das Targeting automatisch statt manuell auf der Grundlage der Benutzeraktivität innerhalb der Plattform erfolgen. Zu guter Letzt können wir nicht über KI sprechen, ohne auf Chatbots zu verweisen. Chatbots sind in der Lage, menschliche Gespräche über Sprach- und Textbefehle zu simulieren. Sie können so programmiert werden, dass sie unter anderem häufig gestellte Fragen beantworten, das Onboarding neuer Mitglieder erleichtern, Besprechungen und Konferenzen planen und den Zugriff auf Informationen erleichtern.

Trend Nr. 5: Fesselnde und interaktive Inhalte

CMS-Intranets wuchsen, um umfangreichere und komplexere digitale Inhalte entsprechend den Präferenzen der Mitarbeiter abzudecken. Anstelle von statischen und einfachen Inhalten wie Texten wurden Inhalte immer ansprechender, darunter Bilder, Videos, Umfragen usw.

In letzter Zeit ahmen CMS-Intranets aktiv das Angebot beliebter Verbraucher-Apps nach, sowohl hinsichtlich der Art der Inhalte als auch der Bereitstellung. Zukünftig müssen am Arbeitsplatz geteilte Inhalte interaktiver und gesprächiger sein, wobei der Schwerpunkt klar auf Storytelling und benutzergenerierten Inhalten liegen sollte. Darüber hinaus werden, wie bereits erwähnt, Inhalte, die innerhalb eines CMS geteilt werden, zunehmend an die Vielzahl der von Mitarbeitern verwendeten Geräte angepasst, so dass Targeting und mobile Reaktionsfähigkeit in Zukunft über Funktionen verfügen müssen.

Trend Nr. 6: Eine kopflose Zukunft

In den letzten Jahren ist Headless CMS zu einem Schlagwort in der Branche geworden. Obwohl sie nicht ganz neu sind – da frühere CMS auf dem gleichen, aber weniger entwickelten Ansatz basierten – bieten Headless-CMS-Lösungen Content-Redakteuren ein hohes Maß an Flexibilität, um die Cloud zu nutzen und Inhalte über mehrere Geräte anzuzeigen. Beispielsweise begann die schrittweise Integration von CMS in komplexere Geräte wie das Internet der Dinge (IoT). Dies würde den Weg für die Schaffung innovativerer und inhaltsorientierter Erlebnisse für Endbenutzer ebnen, die ständig einfachere und intuitivere Lösungen verlangen.

Abschluss

Wie jede andere Art von Technologie haben sich auch CMS-Intranets erheblich weiterentwickelt, um den wachsenden Anforderungen einer neuen und technikaffinen Belegschaft effektiv gerecht zu werden. CMS-Intranets wurden in ihren Anfängen oft als einfache interne Website wahrgenommen und sind heute der Grundstein für die neue Intranet-Ära bzw. den digitalen Arbeitsplatz. Ihr umfangreicher Funktionsumfang gepaart mit ihrer Fähigkeit, sich in eine Vielzahl anderer Lösungen zu integrieren, hat ihnen geholfen, den Test der Zeit zu bestehen und für viele Unternehmen die Lösung der Wahl zu bleiben.

Die Zukunft von Content Management und CMS-Intranets über die nächsten Jahre hinaus genau vorherzusagen, ist etwas schwierig, da sie oft von mehreren Faktoren abhängt. Eine Sache ist jedoch Ceratin. Veränderungen sind unvermeidlich und mit Technologie ist alles möglich.

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FAQs

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zum CMS-Intranet mit allen Antworten an einem Ort.

Was ist ein Intranet?

Intranet ist ein Begriff, der häufig verwendet wird, wenn das Thema interne Kommunikation und Zusammenarbeit zur Sprache kommt, was die Definition etwas schwierig macht. In seiner einfachsten Form ist ein Intranet eine interne Website für Ihr Unternehmen. Es wird hauptsächlich für die Top-Down-Kommunikation verwendet, bei der Mitarbeiter auf Unternehmensnachrichten, Richtlinien und Ankündigungen zugreifen können.

➝ Sehen Sie sich die vollständige Definition von Intranet an

Was ist ein CMS-Intranet?

➝ Sehen Sie sich die vollständige Definition von CMS-Intranet an

Was sind die Vorteile von CMS-Intranets?

Hier sind einige Vorteile von CMS-Intranet:

Optimieren Sie die interne Kommunikation
Erstellen und verwalten Sie ganz einfach anpassbare Websites
Verbessern Sie Produktivität und Effizienz
Verbessern Sie das Mitarbeiterengagement

➝ Entdecken Sie die 4 Vorteile von CMS-Intranet

Wie wählt man ein CMS-Intranet aus?

Hier sind die häufigsten Merkmale, die bei der Auswahl eines CMS-Intranets zu berücksichtigen sind:

Einfaches, intuitives und ansprechendes Design
Rich-Content-Unterstützung
Sich anpassendes Design
Individualisierung und Branding
Planungs- und Targeting-Funktionen
Einheitliche Suche
Erweiterte Analysen
Sicherheit
Integrationen

➝ Entdecken Sie 9 CMS-Intranet-Hauptfunktionen

Wie implementieren Sie Ihr Intranet-CMS erfolgreich?

Hier sind die häufigsten Tipps für die erfolgreiche Implementierung Ihres CMS-Intranets:

Studieren Sie die Bedürfnisse der Benutzer und prüfen Sie bestehende Lösungen
Definieren Sie die allgemeinen Ziele und Vorgaben des Projekts
Legen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten fest
Führen Sie eine Inhaltsprüfung durch und erstellen Sie einen Inhaltsplan
Informationen strukturieren und klassifizieren
Erstellen Sie die CMS-Intranet-Marke und -Identität
KPIs definieren und messen

➝ Entdecken Sie, wie Sie Ihr Intranet-CMS erfolgreich implementieren

Welche verschiedenen Strategien gibt es für eine erfolgreiche Intranet-Einführung?

Hier sind drei verschiedene Strategien für eine erfolgreiche Intranet-Einführung:

Strategie zur Benutzerfokussierung
Globale Community-Management-Strategie
Fokusstrategie für private Gemeinschaften

➝ Welche Intranet-Einführungsstrategie sollten Sie wählen?

Tags: Digital Workplace, intranet

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Fares Laroui

Ich bin Spezialist für Produktmarketing bei eXo.Meine Aufgabe ist es, die Marketing- und Vertriebsteams bei ihren Tätigkeiten zu unterstützen und der Welt unsere digitale Arbeitsplatzlösung zu präsentieren.Ich blogge vor allem über die neuesten Techniktrends, digitale Transformation, interne Kommunikation und die Navigation durch die eXo Platform.

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