So setzen Sie ein erfolgreiches Buddy-Programm um

Einen neuen Job anzutreten ist eine Erfahrung, die oft sowohl mit Aufregung als auch mit einer schieren Menge an Stress verbunden ist. Am Ende des Tages kann die Gewöhnung an eine neue Position, Verantwortlichkeiten, Umgebung und Menschen gelinde gesagt überwältigend sein, insbesondere wenn es keine klaren und prägnanten Prozesse gibt.

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Inhaltsangabe

Aus diesem Grund legen Unternehmen oft den Schwerpunkt auf das Onboarding, um neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen, sowohl ihr kurz- als auch langfristiges Engagement zu gewährleisten und unerwartete und kostspielige Abgänge zu vermeiden.
Wie bei jedem Prozess am Arbeitsplatz wird das Onboarding von Mitarbeitern jedoch stark von einer Vielzahl von Faktoren beeinflusst, wie zum Beispiel: die Unternehmenspolitik, die verwendeten Technologien und natürlich die Kultur. Dies erfordert, dass Unternehmen diese Faktoren berücksichtigen und ihre bestehenden Positionen sowie die Bedürfnisse ihrer Teams gründlich untersuchen, um das ultimative Onboarding-Erlebnis zu bieten.
In früheren Blogbeiträgen haben wir uns auf das Onboarding von Mitarbeitern aus einer mehr oder weniger formellen oder vielleicht traditionellen Perspektive konzentriert. Wir haben uns angeschaut, welche Rolle die Personalabteilung und die Teamleiter spielen und wie sie gemeinsam einen effektiven Onboarding-Prozess gestalten können.
Im heutigen Blogbeitrag beleuchten wir eine weniger bekannte, aber sehr effektive Onboarding-Methode: Das Buddy-Programm. Zunächst werden wir das Buddy-Programm als Konzept und seine Vorteile definieren. Anschließend werden wir untersuchen, wie digitale Arbeitsplatzlösungen Ihnen helfen können, ein Buddy-Programm einzurichten.

1. Was ist ein Buddy-Programm?

Kurz gesagt ist ein Buddy-Programm oder -System, eine Onboarding-Technik, die von Unternehmen verwendet wird, um die Integration neuer Mitarbeiter durch einen weniger formalen, kooperativen und sozialen Ansatz zu erleichtern. Im Gegensatz zu herkömmlichen Onboarding-Methoden verwendet ein Buddy-Programm – wie der Name schon sagt – “Buddies” (Paten), um neuen Mitarbeitern zu helfen, innerhalb ihrer ersten Wochen oder Monate an ihrem neuen Arbeitsplatz Fuß zu fassen.
In der Regel repräsentieren “Buddies” ausgewählte Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, die für ihre Soft und Social Skills bekannt sind. Das ultimative Ziel eines Buddy-Programms ist es, auf dem bestehenden Onboarding-Setup aufzubauen, indem die Stärken sozialer Interaktionen genutzt werden, um das Beste aus dem neuen Mitarbeiter und seinem Buddy herauszuholen.
Das Buddy-Programm basiert natürlich auf einem gut dokumentierten Prozess und ermutigt beide Parteien, ihre Erfahrungen, ihr Wissen und ihre Best Practices kontinuierlich auszutauschen.
Darüber hinaus geben Buddy-Programme als transparenter und weniger formaler Prozess neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern, Feedback zur Onboarding-Erfahrung zu geben und Bedenken mit ihren Kollegen zu teilen (etwas, das sie normalerweise nicht bereit wären, mit ihren Vorgesetzten und direkten Vorgesetzten zu teilen).

2. Warum sind Buddy-Programme wichtig?

Soziale Bindungen fördern und eine Atmosphäre des Vertrauens schaffen

Ein Buddy-Programm hat mehr oder weniger die gleichen Vorteile wie Ihr traditioneller Onboarding-Prozess. Der einzige Unterschied liegt jedoch im Personal und den Formalitäten des gesamten Prozesses. Im Allgemeinen besteht das Hauptziel eines Buddy-Programms darin, eine Atmosphäre des Vertrauens und der Transparenz zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter wohl fühlen, ihre Stimme zu äußern und Feedback zu geben.
Das Fehlen einer solchen Atmosphäre kann zu unerwünschten Ergebnissen führen. Neue Mitarbeiter können sich ohne einen Buddy/Paten verloren fühlen. Es fehlt jemand der ihnen ihre neue Umgebung zeigt oder ihnen hilft, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten richtig zu verstehen. Sicher, die Nutzung von Wikis kann Mitarbeitern beim Onboarding helfen.
Trotzdem hat sich der persönliche Austausch mit Kollegen (ob persönlich oder über eine Messaging-App) als besserer (oder ergänzender) Ansatz erwiesen, da es sowohl bei der Kommunikation wichtiger Informationen als auch beim Aufbau sozialer Bindungen hilft. Letzteres würde schließlich eine Schlüsselrolle bei der Bindung neuer Mitarbeiter spielen und ihnen das Gefühl geben, sofort in ihrem neuen Unternehmen willkommen zu sein.

Aufbau einer starken Kultur des Wissensaustauschs

Es versteht sich von selbst, dass einer der Erfolgsfaktoren eines gelungenen Onboarding-Erlebnisses, das Wissen ist, welches neuen Mitarbeitern bereitgestellt wird. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Unternehmen mit ihren neuen Mitarbeitern Wissen teilen können, das sie für einen guten Start benötigen. Es gibt jedoch einen kleinen Unterschied zwischen den Arten von Wissen am Arbeitsplatz. Im Allgemeinen gibt es zwei Haupttypen: implizites und explizites Wissen.
Explizites oder kodifiziertes Wissen ist die häufigste Form von Wissen am Arbeitsplatz. Es stellt eine Informationssammlung dar, die hauptsächlich in Dokumentenmanagementsystemen, Wikis oder großen Datenbanken gespeichert sind. Beispiele für explizites Wissen sind Unternehmensrichtlinien, formale Schulungen und viele andere Arten. Explizites Wissen als Eckpfeiler des Onboardings, reicht allein nicht aus, da es nicht auf Erfahrung basiert und den Mitarbeitern nicht die Möglichkeit gibt, direkt von ihren Kollegen zu lernen. In short, explicit or codified knowledge is the most common form of knowledge in the workplace. It represents the collection of information primarily stored within, for example, a document management system, wikis, or large databases. Examples of explicit knowledge include, corporate policies, formal training, among a host of other types. Although the cornerstone of onboarding as we know it, explicit knowledge on its own is not enough as it is not experience based and doesn’t give employees the chance to learn directly from their peers. On the other hand, tacit or implicit knowledge comprises a combination of skills and experiences that can’t be easily processed via, or stored within, a knowledge management system. This is what buddy programs are designed for: allowing employees to exchange their own experiences, best practices and know how. Upon starting a job, new employees need to familiarize themselves with a host of new procedures, methodologies and technologies. A combination of both explicit and implicit knowledge is the best approach to facilitate learning either via the company intranet, learning management system (LMS) or directly from their assigned “Buddies”. With this being said though, the buddy program doesn’t only concern new employees; existing employees can also benefit from the acquired knowledge of new hires which can bring benefits to the entire organization down the line.
Auf der anderen Seite kann implizites Wissen welches eine Kombination von Fähigkeiten und Erfahrungen ist, nicht einfach über ein Wissensmanagementsystem verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden. Dafür sind Buddy-Programme gedacht: Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre eigenen Erfahrungen, Best Practices und ihr Know-how auszutauschen. In short, explicit or codified knowledge is the most common form of knowledge in the workplace. It represents the collection of information primarily stored within, for example, a document management system, wikis, or large databases. Examples of explicit knowledge include, corporate policies, formal training, among a host of other types. Although the cornerstone of onboarding as we know it, explicit knowledge on its own is not enough as it is not experience based and doesn’t give employees the chance to learn directly from their peers. On the other hand, tacit or implicit knowledge comprises a combination of skills and experiences that can’t be easily processed via, or stored within, a knowledge management system. This is what buddy programs are designed for: allowing employees to exchange their own experiences, best practices and know how. Upon starting a job, new employees need to familiarize themselves with a host of new procedures, methodologies and technologies. A combination of both explicit and implicit knowledge is the best approach to facilitate learning either via the company intranet, learning management system (LMS) or directly from their assigned “Buddies”. With this being said though, the buddy program doesn’t only concern new employees; existing employees can also benefit from the acquired knowledge of new hires which can bring benefits to the entire organization down the line.
Zu Beginn einer Tätigkeit müssen sich neue Mitarbeiter mit einer Vielzahl neuer Verfahren, Methoden und Technologien vertraut machen. Eine Kombination aus explizitem und implizitem Wissen ist der beste Ansatz, um das Lernen entweder über das Intranet des Unternehmens, das Lerningmanagementsystem (LMS) oder direkt von den zugewiesenen “Buddies” zu erleichtern. Allerdings betrifft das Buddy-Programm nicht nur neue Mitarbeiter. Bestehende Mitarbeiter können auch von dem erworbenen Wissen neuer Mitarbeiter profitieren, was dem gesamten Unternehmen auf der ganzen Linie zugute kommen kann.

Garantieren Sie hohe Engagement-Raten

Mitarbeiterengagement ist ein Prozess, der vom ersten Tag an beginnt (und sogar über das Vorstellungsgespräch selbst hinausgeht). Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen den ersten Eindruck und die Auswirkungen berücksichtigen, die es auf das langfristige Mitarbeiterengagement haben könnte.
Seien wir ehrlich, wenn sich Ihr neuer Mitarbeiter innerhalb der ersten paar Tage nicht willkommen fühlt und sich verloren und verwirrt fühlt, stehen die Chancen gut, dass dieser Eindruck mit in die Zukunft getragen wird.
Buddy-Programme sind praktisch, um Mitarbeiter von Anfang an einzubinden. Mit einem zugewiesenen Buddy bekommt ein neuer Mitarbeiter sofort einen guten ersten Eindruck. Mitarbeiter fühlen sich willkommen, gut informiert und integrieren sich schneller.

Verbessern Sie Ihre Kompetenz und Leistung

Der Zeitaufwand, der erforderlich ist, um neue Mitarbeiter in ihrem neuen Job kompetent zu machen, ist ein Hinweis auf ihre langfristige Leistung.
Aus diesem Grund setzen Unternehmen oft eine Vielzahl von Methoden ein, um die Lernkurve zu verkürzen und ihre neuen Mitarbeiter in die bestmögliche Leistungsposition zu versetzen. Laut einem HCI-Bericht gaben 87 % der Unternehmen mit einem Buddy-Programm an, dass es ein effektiver Weg ist, um mit Mitarbeitern in kürzester Zeit wichtige Kompetenzen zu teilen. Und der Grund ist ziemlich einfach.
Mit einem zugewiesenen Buddy hat der neue Mitarbeiter einen Bezugspunkt, der ihm/ihr hilft, die Anforderungen der Stelle schneller zu erlernen und sich wohl genug zu fühlen, um Feedback zu geben. Dies macht die Lernerfahrung interaktiver und dialogorientierter, was letztendlich zu einer besseren Unternehmensleistung als Ganzes führt.
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3. Wie können Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz nutzen, um ein Buddy-Programm einzurichten?

Moderne Digital-Workplace-Lösungen umfassen eine Vielzahl von Funktionen, die genutzt werden können, um ein Buddy-Programm richtig einzurichten. Diese Funktionen decken den gesamten Kommunikations- und Kollaborationsbereich ab. Das Buddy-Programm kann so schnell begonnen und beteiligte Personen schnell mit den Kommunikationswerkzeugen ausgestattet werden. Der Erfolg des Programms kann anschließend schnell gemessen werden.

Interesse wecken

Wie bei jeder neuen Initiative am Arbeitsplatz ist es entscheidend, zunächst eine Testphase durchzuführen und langsam aber sicher Interesse zu wecken. Prüfen Sie bei einem Buddy-Programm unbedingt, ob Ihre Mitarbeiter überhaupt Interesse haben. Zu diesem Zweck können Sie kurze Umfragen mit einigen Fragen verwenden, um sowohl die Teilnahmebereitschaft der Mitarbeiter als auch ihren Zeitplan zu überprüfen.
Dann kann der Digital Workplace als Ihre zentrale Kommunikationsdrehscheibe fungieren. Dort können Sie Artikel teilen, in denen Sie die Hauptziele des Programms, die Dauer, die Hauptaufgaben der Buddys und den Zeitplan skizzieren.

Bringen Sie neue Mitarbeiter mit ihren Buddies zusammen

Der Prozess, neue Mitarbeiter mit ihren Buddies zusammenzubringen, erfordert die Berücksichtigung einiger Faktoren. Natürlich sollten Sie als Erstes auf das Feedback des neuen Mitarbeiters achten. Prüfen Sie, welcher Buddy am Besten zum neuen Angestellten passen würde. (sei es eine Person, die am Training beteiligt ist, jemand, der regelmäßig nach ihnen schaut usw.).
Unabhängig davon, ob der Prozess manuell oder automatisiert ist (mit einem Algorithmus zur Zuordnung von Teilnehmern), können Sie ganz einfach den am besten geeigneten Buddy für Ihren neuen Mitarbeiter auswählen und sicherstellen, dass der gesamte Prozess auf dem richtigen Weg ist.

Community-Mentoring fördern

Es ist eine bekannte Tatsache, dass Individuen mehr voneinander lernen können als von traditionellen oder modernen Lerntechniken. Ein Buddy-Programm ermutigt und fördert das Mentoring in der Community. Solche Programme sind ideal für neue Mitarbeiter, da sie zu Beginn ihres neuen Jobs die dringend benötigte Anleitung bieten. Auch erfahrenere Personen können von solchen Programmen profitieren, um neue Fähigkeiten zu erlernen.
Sie können die Leistungsfähigkeit von kollaborativen Räumen an Ihrem digitalen Arbeitsplatz nutzen, um Mitarbeiter auf der Grundlage von arbeitsbezogenen oder nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten zu gruppieren. Jeder Raum ist mit einer Vielzahl von Apps ausgestattet und fungiert als verbindender Raum, in dem die Mitarbeiter miteinander interagieren und ihre Erfahrungen und Interessen zu bestimmten Themen austauschen können.

Planen von Workflows

Sobald Sie Ihren neuen Mitarbeiter mit seinem Buddy zusammengebracht haben, besteht der nächste Schritt darin, dedizierte Workflows zu erstellen, um den gesamten Prozess zu organisieren. Obwohl Buddy-Programme für ihren weniger formalen Ansatz bekannt sind, ist es immer wichtig, einem bestimmten Arbeitsablauf zu folgen. So können beispielsweise regelmäßige Check-up-Meetings, Schulungen und andere Aktivitäten einfach mit der in Ihrer Digital Workplace integrierten Aufgabenmanagement-App erstellt und geplant werden. Dort können die Teilnehmer und natürlich auch die Teamleiter den Fortschritt des gesamten Prozesses überprüfen und eingreifen, um Anpassungen vorzunehmen.

Ermöglichen Sie eine ständige Kommunikation

Bei Buddy-Programmen dreht sich alles um Kommunikation. Da Remote-Arbeit in letzter Zeit auf dem Vormarsch ist, müssen alle Formen der Kommunikation über digitale Kanäle erfolgen. Hier können Sie die Leistungsfähigkeit Ihres digitalen Arbeitsplatzes nutzen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten in Echtzeit sowohl per Chat als auch über Videokonferenzen kommunizieren können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihr neuer Mitarbeiter in ständiger Kommunikation mit seinen Arbeitskollegen steht und soziale Bindungen aufbaut und aufrechterhält.

Den Onboarding-Prozess gamifizieren

Onboarding ist im Allgemeinen ein langwieriger und (seien wir ehrlich) ein mühsamer Prozess. Aus diesem Grund haben wir gesehen, dass viele Unternehmen auf Gamification zurückgreifen, um den Prozess unterhaltsamer zu gestalten und sowohl neue Mitarbeiter als auch bestehende Mitarbeiter zu ermutigen, häufiger zusammenzuarbeiten. Basierend auf einem Punktesystem vergibt ein integriertes Gamification-System Punkte basierend auf der Aktivität der Benutzer. Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter beispielsweise eine Aufgabe wie z. B. eine Schulung erledigt, erhält er eine bestimmte Anzahl von Punkten. Auf der anderen Seite sammelt ein Buddy jedes Mal, wenn er auf eine Frage antwortet oder sich über einen neuen Mitarbeiter informiert, auch Punkte. Die verdienten Punkte werden in den Bestenlisten angezeigt, was zu einer Art gesundem Wettbewerb unter den Mitarbeitern führen und schließlich zu einem effektiveren Onboarding-Erlebnis führen kann.

Messen Sie die Wirkung des Programms

Die Wirkung eines Buddy-Programms zu messen, ist eine Herausforderung. Es gibt viele Metriken, die man im Auge behalten muss, und die Ergebnisse können manchmal erst nach ein paar Monaten, wenn nicht sogar Jahren effektiv visualisiert werden (wir sprechen von langfristigem Engagement und Bindung). Trotzdem kann man sagen, dass erste Feedbacks und die Arbeitszufriedenheit mittels Umfragen einfach erhoben werden können. Versuchen Sie, sowohl an neue Mitarbeiter als auch an ihre alt eingesessenen Kollegen Umfragen zum Engagement zu senden, um ihr Feedback zur gesamten Erfahrung zu erhalten und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Sie können auch das Analysemodul ihres digitalen Arbeitsplatzes oder ein Analysetool eines Drittanbieters wie Google verwenden.
Analysen, mit denen man quantitative Daten erheben kann. Sie können beispielsweise die Anzahl der Räume erheben, denen ein neuer Mitarbeiter beigetreten ist. Sie können erheben, welche Inhalte er teilt oder wieviel Wissen er teilt, wie viele Aufgaben er während des Onboarding-Prozesses erledigt hat und vieles mehr. Diese Daten können Aufschluss über das anfängliche Engagement und die Beteiligung eines neuen Mitarbeiters geben, obwohl ihnen die eher qualitative Dimension fehlt (die nur durch Umfragen oder direkte Interviews erhoben werden kann).
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Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zum Buddy-Programm mit allen Antworten an einem Ort.

Kurz gesagt, ist ein Buddy-Programm oder -System eine Onboarding-Technik, die von Unternehmen eingesetzt wird, um die Integration neuer Mitarbeiter durch einen weniger formellen, kooperativen und sozialen Ansatz zu erleichtern.

 

Siehe das vollständige Buddy-Programm

Intranet ist ein Begriff, der häufig verwendet wird, wenn von interner Kommunikation und Zusammenarbeit die Rede ist, was seine Definition etwas schwierig macht. In seiner einfachsten Form ist ein Intranet eine interne Website für Ihr Unternehmen. Sie wird hauptsächlich für die Top-Down-Kommunikation verwendet, bei der die Mitarbeiter auf Unternehmensnachrichten, Richtlinien und Ankündigungen zugreifen können.

 

Siehe die vollständige Definition von Intranet

  • Förderung sozialer Bindungen und Schaffung einer Atmosphäre des Vertrauens
  • Aufbau einer starken Kultur des Wissensaustauschs
  • Garantiert hohe Engagement-raten
  • Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten und Leistungen

 

Entdecken Sie die Vorteile von Buddy-Programmen

Moderne Digital Workplace Lösungen verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, die für die Einrichtung eines Buddy-Programms genutzt werden können. Diese Funktionen decken den gesamten Bereich der Kommunikation und Zusammenarbeit ab und können dabei helfen, das Programm zu starten, die beteiligten Parteien mit den Tools für die Kommunikation auszustatten und später den Erfolg des Programms zu messen.

 

  1. Interesse wecken
  2. Neue Mitarbeiter mit ihren Buddies am Arbeitsplatz zusammenbringen
  3. Community-Mentoring fördern
  4. Arbeitsabläufe planen
  5. Ermöglichen Sie eine ständige Kommunikation
  6. Den Onboarding-Prozess spielerisch gestalten
  7. Messen Sie die Wirkung des Programms

 

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Ich bin Spezialist für Produktmarketing bei eXo.Meine Aufgabe ist es, die Marketing- und Vertriebsteams bei ihren Tätigkeiten zu unterstützen und der Welt unsere digitale Arbeitsplatzlösung zu präsentieren.Ich blogge vor allem über die neuesten Techniktrends, digitale Transformation, interne Kommunikation und die Navigation durch die eXo Platform.
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