- Veronika Mazour
- November 30, 2021
Warum Sie Tools für die asynchrone Kollaboration bei der Fernarbeit benötigen
Als Unternehmen in aller Welt plötzlich gezwungen waren, aus der Ferne zu arbeiten, stürzten sich die meisten von ihnen auf Videokonferenz-Tools. Aber haben sie wirklich so funktioniert, wie sie sollten?
Inhaltsangabe
In dem Maße, in dem der Stress der Pandemie nachlässt (tut er das?), wird die Telearbeit zu einem dauerhaften Trend, und die Möglichkeiten, aus der Ferne, aber effizient zu arbeiten, werden geprüft.Es ist an der Zeit zu untersuchen, was funktioniert hat und was nicht, und zu bewerten, welche Methoden und welche Werkzeuge in Zukunft eine effiziente Fernarbeit ermöglichen werden. Lassen Sie uns mit einigen Konzepten beginnen.
Im Fachjargon der Softwarebranche gibt es zwei Arten von Tools für die allgemeine Kollaboration und zwei Arten der Kollaboration – synchron und asynchron.
1. Was ist synchrone Kollaboration?
Als synchrone Kollaboration bezeichnen wir die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, während man aus der Ferne und auf digitalem Wege arbeitet.In der physischen Bürowelt wäre das das Äquivalent dazu, Menschen von Angesicht zu Angesicht zu treffen, Besprechungen abzuhalten, im selben Raum nebeneinander zu sitzen und gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.
2.Was ist asynchrone Kollaboration?
Asynchrone Kollaboration ist das Gegenteil davon – es bedeutet, dass man an einem gemeinsamen Projekt oder Ziel arbeitet, aber in einem anderen Zeitrhythmus, nicht in Echtzeit.
In der physischen Bürowelt wäre dies beispielsweise der Fall, wenn eine Person ein Dokument ausfüllt und es auf dem Schreibtisch einer anderen Person zur Überprüfung und Validierung ablegt.
3. Was sind einige Tools für die synchrone Kollaboration?
Werkzeuge für die synchrone Kollaboration sind jedem bekannt.Wir sprechen über das Telefon, den Chat und die Videokonferenz.
Die Namen der Software-Anbieter können sich unterscheiden, aber der Dienst ist ähnlich und wird in der Regel im SaaS-Modus (in der Cloud) angeboten.Als bekannteste Anbieter können wir Cisco, Webex, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet und Slack Workflow Builder nennen. Sie können auch eine erschwingliche CRM-Software verwenden, um Ihr Team effektiv zu verwalten und die Produktivität zu steigern.
4.Was sind einige Tools für die asynchrone Kollaboration?
Asynchrone Kollaborationstools sind ein weitaus größeres Ensemble, das E-Mail, einen gemeinsamen Posteingang für Teams, allgemeines Dokumentenmanagement, Mitarbeiterkommunikation, Unternehmensvideoplattformen und Projektmanagement-Suiten umfasst.Es ist fast einfacher, asynchrone Tools für die Kollaboration im Gegensatz zu synchronen zu definieren.
Das älteste und bekannteste asynchrone Tool ist die berüchtigte E-Mail, aber es gibt noch viele andere, die es Ihnen ermöglichen, Dokumente gemeinsam zu nutzen, sie gemeinsam zu bearbeiten, Projekte und Aufgaben zu verfolgen und im asynchronen Modus über Aktivitätsströme zu kommunizieren.Eine Sache, die Sie bei der Arbeit per E-Mail immer im Auge behalten sollten, ist die Verwendung von Sicherheitstools wie einem DMARC-Checker, um sicherzustellen, dass die von Ihnen gesendeten E-Mails vom Namen Ihrer Domäne stammen.
5.Warum sind Tools für die synchrone Kollaboration so beliebt, um Fernarbeit zu ermöglichen?
Chats und Videokonferenzsysteme sind die großen Gewinner der Pandemie.Warum? Wahrscheinlich, weil Unternehmen, die plötzlich von Büro- auf Fernarbeit umstellen mussten, natürlich versuchten, ihre Arbeitsweise auf den Fernarbeitsmodus zu übertragen.
Wie arbeiten wir im Büro?Wir halten Besprechungen ab, wir kommen am Schreibtisch eines anderen vorbei, um kurz zu plaudern, wir reden in den Kaffeepausen und beim Mittagessen.Dazwischen arbeiten wir allein – wir sortieren E-Mails und arbeiten tatsächlich an etwas. Die Kollaboration findet physisch statt.
In der digitalen Welt führen wir Videokonferenzen und persönliche Videotelefonate durch und „stupsen“ uns gegenseitig in einem Chat an.Daher die große Beliebtheit von Tools für die synchrone Kollaboration.
6.War diese Art zu arbeiten erfolgreich? Warum nicht?
Nach der Geschwindigkeit zu urteilen, mit der die meisten Unternehmen ins Büro zurückkehren, war die oben beschriebene Erfahrung der Fernarbeit insgesamt nicht sehr erfolgreich.Aber warum?Auf dem Papier bietet die Telearbeit Flexibilität für die Arbeitnehmer und Einsparungen für den Arbeitgeber……Wahrscheinlich wegen der erzwungenen Synchronität.
7. 5 Gründe, warum die synchrone Arbeit im Remote-Modus nicht funktioniert
1. Längere Sitzungen.
Unabhängig von der Art des Instruments und ob Sie es wollen oder nicht, sind Fernsitzungen weniger effizient als persönliche Sitzungen, insbesondere wenn sie ohne besondere Vorbereitung und von Personen durchgeführt werden, die es nicht gewohnt sind, auf diese Weise zu arbeiten.Die Menschen sehen nicht das Gesicht des anderen, sie sehen nicht notwendigerweise das gleiche Dokument, sie neigen dazu, ihre Kameras auszuschalten und Multitasking zu betreiben…..Deshalb dauern Fernsitzungen in der Regel länger.
2. Weitere Treffen.
In Unternehmen, in denen es keine schriftliche Kultur gibt, führt die Fernarbeit auch zu mehr Sitzungen.Die Angst, Informationen zu verpassen und einander nicht zu sehen, führt zu einer Überkompensation durch eine Vervielfachung der Telefonkonferenzen, was Zeit kostet und die Produktivität beeinträchtigt.
3. Übermäßiges Ausschreiben.
Wenn im Büro jemand an Ihrem Schreibtisch vorbeikommen wollte, um eine Frage zu stellen, würde er sehen, ob Sie gerade ein Gespräch führen, in einer Besprechung sind oder einfach nur beschäftigt sind, in Eile, an etwas arbeiten.In diesem Fall würde die Person entweder später wiederkommen oder eine andere Informationsquelle finden.
In der Ferne gibt es solche Hindernisse nicht – sie glauben, dass man „frei“ ist, sie zu ignorieren.Als Mitarbeiter, der aus der Ferne arbeitet, haben Sie es jedoch schwerer, Nachrichten zu ignorieren, vor allem wenn Ihre Unternehmenskultur Wert auf ständige Präsenz und synchrone Kommunikation legt. Sie haben Angst, etwas zu verpassen, nicht schnell genug zu antworten, als „abwesend“ wahrgenommen zu werden usw. Wenn eine Benachrichtigung eintrifft, neigen Sie dazu, sie zumindest zu lesen, auch wenn Sie nicht darauf reagieren. All dies bedeutet einen enormen Zeitverlust während des Arbeitstages.
4. Verlust von Informationen.
Synchrone Werkzeuge sind nicht dazu gedacht, Informationen für spätere Konsultationen oder Arbeiten aufzubewahren und zu referenzieren.Informationen sind nur in dem Moment wertvoll, in dem sie erscheinen. Natürlich sind diese Werkzeuge darauf ausgerichtet, den sofortigen Informationsfluss zu erleichtern, und nicht auf eine effiziente Speicherung oder künftige Recherche. Daher können Informationen leicht verloren gehen, wenn sie an anderer Stelle nicht richtig behandelt werden.
Wenn Sie an einer Sitzung nicht teilnehmen, woher sollen Sie dann wissen, was dort passiert ist, wenn beispielsweise keine Protokolle irgendwo gespeichert sind?Wenn Sie einen Arbeitstag verpassen, müssten Sie dann 2 Stunden damit verbringen, die 100 Seiten des Chatverlaufs vom Vortag zu durchforsten, um das nachzuholen?
5. Überlastungen und Ausbrüche.
Die Arbeitgeber befürchten, dass Fernarbeit dazu führt, dass die Arbeitnehmer weniger arbeiten.Aus diesem Grund neigen die Menschen jedoch dazu, viel mehr zu arbeiten, und das nicht auf die beste Weise. Mehrere lange Besprechungen an einem Tag führen zu erhöhter allgemeiner Müdigkeit und geringerer Konzentration auf andere Aufgaben. Ständige Überforderung, die Notwendigkeit, auf alle Chats zu antworten und ihnen zu folgen, aus Angst, etwas zu verpassen, führen zum gleichen Ergebnis.
Kurz gesagt, Büroarbeit als Fernarbeit zu replizieren, ohne die Arbeitskultur zu ändern, funktioniert nicht.Was dann?
KOSTENLOSES WHITEPAPER
Types of Digital workplace solutions
Der moderne Arbeitsplatz hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt, mit Fortschritten in der Technologie, der wachsenden Zahl von …
8. Warum sollten asynchrone Werkzeuge verwendet werden? Was bringen asynchrone Tools mit sich?
Asynchrone Werkzeuge sind das Gegenteil von synchronen Werkzeugen – der Austausch verzögert sich, aber die Produktivität wird gesteigert.
Asynchrone Tools ermöglichen die Strukturierung von Informationen für die spätere Verwendung. Eine „asynchron“ gestellte Frage kann von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeiten beantwortet werden, wobei die Diskussion für alle nachvollziehbar ist. Ein freigegebenes Dokument kann zu einem späteren Zeitpunkt von einer anderen Person aktualisiert werden. Und so weiter. Die Logik dieser Tools besteht darin, dass Menschen an etwas zusammenarbeiten können, während sie mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten und in unterschiedlichen Zeitrahmen arbeiten.
Dadurch erhält jede Person die Zeit und die Möglichkeit, ihre Arbeit selbständig zu organisieren und dabei ihre anderen Aufgaben und Verpflichtungen zu berücksichtigen.Es ist leicht, jederzeit den Anschluss an das Gesamtprojekt zu finden.
| Synchrone Werkzeuge | Asynchrone Werkzeuge | |
|---|---|---|
| Vorteile | Vertraut und einfach zu bedienenNächste Nähe zu „echten“ menschlichen BeziehungenSofortiger Informationsaustausch | Produktivitätsverbesserer Informationsstruktur Rückverfolgbarkeit | Themen | Produktivitätskiller - lange Sitzungen, zu viele Sitzungen, Unterbrechungen Fehlende Informationsstruktur für langfristige Nutzung | Keine Rückmeldung oder Antwort in Echtzeit - keine dringende Entscheidungsfindung Weniger „echte“ menschliche Verbindung |
9. Wann sind synchrone und wann asynchrone Werkzeuge zu verwenden?
Um effiziente Fernarbeit zu ermöglichen, benötigen Ihre Mitarbeiter definitiv beide Arten von Tools.Aber wann sollte man welche Tools einsetzen, um maximale Produktivität bei asynchroner und synchroner Arbeit zu erreichen?
Synchrone Tools sollten nur dann eingesetzt werden, wenn sie einen Mehrwert bieten – wenn eine dringende Antwort benötigt wird oder wenn wir menschliche Kontakte in Echtzeit suchen.Diese Regel würde ihren Einsatz auf Situationen beschränken, in denen ein dringendes Problem auftritt, und auf im Voraus geplante Sitzungen, die zur Aufrechterhaltung von Teaminteraktionen in Echtzeit angesetzt werden.
Asynchrone Tools sollten für alles andere verwendet werden – Projektzusammenarbeit, Diskussionen, die nicht dringend sind (Brainstorming, geschäftliche Diskussionen), Erstellung von Dokumenten, Unternehmensmitteilungen usw.
Eine gute Praxis ist es nicht, Videokonferenzen zu nutzen, um zu „kontrollieren“, ob die Leute arbeiten. Vielmehr sollte man asynchrone Instrumente einsetzen, um sicherzustellen, dass die Dinge erledigt werden.
10. Wie können Sie asynchrone Tools in Ihre Fernarbeitspraktiken einführen?
Asynchrone Werkzeuge decken eine größere Vielfalt an Einsatzmöglichkeiten ab und sind den meisten Nutzern auch weniger vertraut.Daher benötigen die Nutzer mehr Anleitung, um diese Werkzeuge effizient nutzen zu können.
Noch wichtiger ist jedoch, dass sich Ihre Arbeitskultur und Ihre Arbeitspraktiken weiterentwickeln, um Raum für A-Synchronität zu schaffen.
Dies geschieht durch die Förderung einer schriftlichen Kultur im gesamten Unternehmen, durch die Bereitstellung von Leitlinien für die Arbeit aus der Ferne und durch die Einführung neuer Methoden zur Festlegung klarer Ziele und zur Beurteilung der Leistung anstelle der Anwesenheit. Asynchrone Werkzeuge helfen dabei.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine effiziente Fernarbeit beide Arten von Instrumenten benötigt – synchrone und asynchrone, um langfristig zu funktionieren.Aber auch eine Veränderung der Arbeitskultur hin zu einer stärker ergebnisorientierten Arbeitsweise.
FAQ
Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zur asynchronen Zusammenarbeit mit allen Antworten an einem Ort.
Was ist Kollaboration?
Kollaboration ist „die Situation, in der zwei oder mehr Personen zusammenarbeiten, um die gleiche Sache zu schaffen oder zu erreichen“.
Was ist synchrone Kollaboration?
Als synchrone Zusammenarbeit bezeichnen wir die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, während man aus der Ferne und auf digitalem Wege arbeitet. In der physischen Bürowelt wäre das das Äquivalent dazu, Menschen von Angesicht zu Angesicht zu treffen, Besprechungen abzuhalten, im selben Raum nebeneinander zu sitzen und gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.
➝ Siehe die vollständige Definition von synchroner Kollaboration
Was ist asynchrone Kollaboration?
Warum funktioniert synchrone Kollaborationnicht im Remote-Modus?
Hier sind 5 Gründe, warum die synchrone Arbeit im Remote-Modus nicht funktioniert
- Längere Sitzungen.
- Mehr Sitzungen.
- Übermäßige Aufforderung.
- Verlust von Informationen.
- Überlastung und Burnout.
➝ Entdecken Sie einige Tools für die asynchrone Kollaboration<:p>
Wie wählt man die beste Art der Kollaboration?
Warum ist Kollaboration wichtig?
Was sind die Vorteile der Kollaboration am Arbeitsplatz?
Hier sind einige der Vorteile der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz:
- Förderung von Innovation und Kreativität
- Bessere Problemlösung
- Effektive Bewältigung von Krisensituationen
- Teams einbinden und aufeinander abstimmen
- Motivation steigern
- Talente anziehen
➝ Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz
- Tags: Digital Workplace, Kollaboration, Telearbeit
Related posts
- All
- eXo
- Anerkennung der Mitarbeiter
- Arbeitsplatz
- Branchentrends
- Cartoon
- Change Management
- Digital Workplace
- Digitale Transformation
- Infografik
- interne Kommunikation
- intranet
- Kollaboration
- Leadership
- Leitfaden
- Mitarbeiter engagement
- Mitarbeiter Erfahrung
- Nachrichten
- Onboarding
- Open source
- Produkt Nachrichten
- Produktivität
- Telearbeit
- Tipps und Tricks
- Wissensmanagement
- Zukunft der Arbeit
Eine Antwort hinterlassen
( Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht)